چرا یک سازمان پروژه محور به یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها نیاز دارد؟

مقوله مدیریت اطلاعات در پروژه ها و به ويژه پروژه های بزرگ عمرانی، راه، صنعتی و نفت و گاز با توجه به ابعاد آنها همواره یکی از اصلی ترین دغدغه های مدیران در سازمان های پروژه محور است. در یک پروژه ارتباط مناسب سطوح بالایی پروژه و سازمان با سطوح پایین و اجرایی پروژه همیشه یکی از بزرگ ترین چالش های پروژه می باشد. با توجه به حجم بالای تراکنش ها، تعاملات، رخدادها و تصمیمات متخذه در پروژه ها و همچنین تعداد موجودیت های مختلف درگیر در آن اعم از کارفرما، شرکت های پیمانکار، طراح و مشاور، لزوم دستیابی صحیح و به موقع به اطلاعات پروژه یکی از بزرگترین نیاز مدیران سازمان برای کنترل و مدیریت پروژه های در حال اجرا می باشد که راهکار مناسب برای تحقق این نیاز برخورداری از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها موسوم به PMIS (Projects management Information System) می باشد.

یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است،، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری ) را تغذیه می نماید. در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد. پیچیدگی این مقوله برای سازمان ارائه دهنده خدمات مهندسی یا حتی کارفرما و مشاورانی که ناظر بر اجرای چنین پروژه هایی می باشند، زمانی چند برابر می شود که مجموعه با چندین پروژه هم زمان و به تبع آن با حجم عظیمی از مدارک با وضعیت و تعاملات متعدد روبرو می شود.

در یک پروژه مهندسی، تبادل اطلاعات فنی، تهیه نسخ مختلف از مدارک، ارائه نقطه نظرات توسط کارفرما و مشاور، تغییر وضعیت مدارک به ازای هر بار تهیه مدرک، گردش داخلی مدارک در داخل تیم پیمانکار طراح (پیمانکار دست اول یا دست دوم) و سپس بررسی این مدارک در تیم مشاور و کارفرما، تبادل اطلاعات و مکاتبات مختلف بین موجودیت های مذکور، لزوم مدیریت منابع به ويژه در حوزه منابع انسانی و نهایتا کنترل وضعیت پیشرفت پروژه بر اساس وضعیت مدارک در چندین پروژه مختلف با رویه های گوناگون، همه حجم بالایی از اطلاعات را به وجود خواهند آورد که مدیریت جریان های اطلاعاتی تولید شده ناشی از رد و بدل شدن این حجم از اطلاعات در درون و بیرون سازمان را بدون استفاده از ابزار مکانیزه دشوار و در مراحل بعدی غیر ممکن می سازد.

مقاله رویکرد شرکت ها در مدیریت و کنترل مدارک مهندسی در پروژه های مهندسی را مطالعه کنید.

در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد. در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.

تعدد فراوان اقلام و تجهیزات در یک پروژه بزرگ، وجود رویه های مختلف در تامین هر یک از اقلام، تنوع تامین کنندگان و منابع گوناگون، لزوم تبادل اطلاعات و تعاملات مختلف اعم از تعاملات فنی بین کارفرما (مشتری) و مجری (تیم تدارکات و بازرگانی)، مطالعه و بررسی مدارک از فاز مهندسی (E)، تبادل اطلاعات فنی و مالی بین تیم بازرگانی با فروشندگان، سازندگان و تامین کنندگان و از همه مهم تر ملاحظات حیاتی جهت تغذیه به موقع انبار برای اجرای صحیح در فاز ساخت و ده ها تراکنش دیگر در فاز خرید و تحویل شامل حمل، بازرسی ترخیص به علاوه تعاملات داخلی و درون سازمانی شامل فرآیندهای تیم بازرگانی، همه مجموعه مسائلی هستند که لزوم برخورداری از یک سیستم مکانیزه برای مدیریت اطلاعات و کنترل فرآیندها در یک پروژه بازرگانی را ضروری می نماید.

با رویکرد پروژه های EPC فاز بعدی پس از فاز خرید مرحله ساخت می باشد، لذا انتظار می رود در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها بعد از ماژول E و P ماژول ساخت این مرحله از پروژه مدیریت نماید. گرچه این انتظار حصحی است اما واقعیت این است که در جایی بین فاز خرید و ساخت مقوله مهمی وجود دارد که عملا اتصال این دو زیر سیستم از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه را برقرار می نماید. اقلام خریداری شده در فاز خرید برای ارائه به جبهه های کاری مختلف در فاز ساخت نیاز است که ابتدا به انبار منتقل و سپس در اختیار تیم های پروژه قرار گیرند. در این مرحله نقش انبار در یک پروژه اجرایی بسیار پر رنگ تر و حیاتی تر از آنچه هست که در انبارهای معمولی در فاز پس از بهره برداری پروژه ها سراغ داریم. تعیین اولویت ها، تشخیص جبهه های کاری و تطبیق آن با نیازهای پروژه با قابلیت ردیابی اقلام از فاز تامین تا ساخت و حتی پس از آن همه جزء مقوله هایی هستند که عملا در یک سیستم انبار معمولی جلوه اجرایی چندانی ندارند اما در یک سیستم انبار پروژه از اهمیت بالایی بر خور دارند.

در واقع سیستم انبار و مدیریت متریال پروژه گره زننده زنجیره E و P به بخش C در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها می باشد. پس از این فاز کار زیر سیستم ساخت و اجرا آغاز می شود. این بخش از سیستم PMIS خود شامل بخش های مختلف فنی اعم از Piping، Instrumentation، Electrical و سایر دیسیپلین های فنی اجرا می باشد که برنامه ریزی، نگهداری اطلاعات، تعریف فرآیندها و ثبت کلیه وقایع در زمان اجرا برای هر یک از این دیسیپلین ها به ويژه Piping از وظایف ماژل و ساخت می باشد.