نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات یا PPMS (Procurement Project Management System) یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل فرآیندها در فاز بازرگانی و تدارکات پروژه‌هاي بزرگ عمرانی و صنعتی مي‌باشد، این سیستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با فاز بازرگانی و خرید تجهیزات مي‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه PPMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت تعاملات و فرآیندهای مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر مقوله‌هاي برون سازمانی شامل تعاملات پیمانکار با کارفرما و به موازات تعاملات با سازندگان، فروشندگان و تامین کنندگان را مدیریت نموده و این فرآیند را از ابتدای سفارش گذاری کالا تا زمان حمل، ترخیص و نهایتا تحویل کالا به انبار مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله امکان برنامه ریزی در حوزه اجرا و کنترل مقوله مالی (Cash Flow) را نیز فراهم می سازد.

فاز خرید و تدارکات در یک پروژه با رویکرد EPC یکی از فازهای مهم و اصلی یک پروژه می باشد که به طور مستقیم بعد از فاز مهندسی با فاز ساخت و اجرای پروژه در ارتباط است. که در ادامه به مراحل مختلف این فاز اشاره خواهیم کرد:

تهیه پکیج خرید (Inquiry Package Preparation)

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی  به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک  مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.

شناسایی شرکت های فروشنده (Bidder List)

در فاز تامین یک پروژه صنعتی، تیم تدارکات پروژه پس از دریافت مدارک مهندسی و تهیه و تنظیم مدارک مربوط به خود، فاز شناسایی شرکت های فروشنده یا سازنده محصول مورد نیاز(Vendor)  را خواهند داشت.

عمدتا در تمامی صنایع لیست جامعی از شرکت های ارائه دهنده خدمت در هر فیلد موجود است که به آن AVL (Approved Vendors List)  اطلاق می گردد. این لیست فهرستی از نام و سایر مشخصات شرکت های مختلف فروشنده، سازنده یا نمایندگی های آنها به تفکیک فیلد کاری که در آن فعالیت دارند و پیش از این طی یک پروسه مجزا صلاحیت آنها در آن فیلد مورد ارزیابی کارفرما قرار گرفته است، می باشد که مرجع مناسبی برای انتخاب شرکت یا شرکت های ارائه دهنده خدمت مورد نظر می باشد. علاوه بر این شرکت ها خود می توانند طی یک پروسه ارزیابی اقدام به شناسایی شرکت های جدید و ارزیابی و ورود آنها به این لیست نموده یا لیست جدیدی از فروشندگان و سازندگان برای سازمان خود انتخاب و در نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات وارد نمایند. این بانک اطلاعاتی شرکت ها منبع ارزشمندی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها است که که در ادامه عمر سازمان به صورت مداوم و با شناسایی شرکت های جدید یا ارزیابی حاصل از اجرای پروژه ها توسط شرکت های موجود و ثبت آن در سوابق کامل تر می شوند.

برگزاری مناقصه و دریافت پیشنهادها (Tender / Proposals)

در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ، پس از شناسایی شرکت های سازنده و فروشنده فاز مناقصه و انتخاب شرکت مورد نظر آغاز می گردد. این خود پروسه های مفصل با تراکنش های مختلف است که لزوم ثبت تمامی گام های آن در یک پروژه خرید و تدارکات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

فرآیند انتخاب شرکت ها از لیست AVL اخذ تائیدیه های لازم جهت دعوت شرکت های منتخب برای دعوت در مناقصه، توزیع مدارک و اسناد تهیه شده مناقصه، اخذ گواهی محرمانگی و سپس ارسال اطلاعات فنی و نقشه ها برای بررسی این شرکت ها و ارسال و دریافت پرسش و پاسخ تا زمان دریافت پیشنهاد فنی و بازرگانی و سپس پروسه بررسی پیشنهادها چه در حوزه فنی، مالی و بازرگانی همه جزء ده ها یا حتی صدها تراکنش هایی هستند که طی فرآیند انتخاب شرکت برای تامین یک درخواست خرید در تیم تدارکات رخ می دهد و برای ثبت تک تک اطلاعات مربوط به آنها فرآیندی در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام پیش بینی شده است.

در فاز تبادل پرسش و پاسخ جهت نهایی شدن یک پیشنهاد فنی (Technical Proposal) که به Technical Clarification موسوم می  باشد، تبادل اطلاعات بین شرکت پیشنهاد دهنده (Bidder) با کارفرما (خریدار) از کانال تیم خرید و تدارکات پروژه و با تیم مهندسی انجام می گردد. یعنی در این فاز تیم مهندسی به عنوان وجه سوم این پروسه وارد فرآیند انتخاب می شود. این فرآیند تا زمان تائیدیه فنی یا رد پروپوزال ارائه شده Vendor توسط در تیم مهندسی با مجموعه متنوعی از تراکنش ها ادامه خواهد یافت.

انتخاب برنده (Vendor Selection)

پس از دریافت پیشنهاد های فنی و بازرگانی، فاز انتخاب برنده فرآیند بعدی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات است. در این فاز نیز تیم تدارکات به تناسب ابعاد فنی و مقیاس مالی پروژه فرآیند انتخاب برنده را با مدیریت، هیات مدیره یا کمیسیون معاملات ادامه می دهد. گزارش بررسی ها و پیشنهادات (Bid Report) به همراه مستندات فنی، بازرگانی، مالی و سایر سوابق و مکاتباتی که طی مدت پروسه مناقصه رد و بدل شد در قالب یک گزارش به مرجع بالاتر ارسال شده و سپس فرآیند خرید در این سطح و با دریافت پیشنهاد مالی و یا بازگشایی پاکات، چانه زنی های مالی، بررسی جزئیات فنی  ادامه می یابد.

تنظیم قرارداد (Purchase Order)

در یک پروژه خرید و تدارکات، پس از انتخاب برنده و اعلان آن به تیم خرید و تدارکات مجددا فرآیند پروژه خرید و تدارکات در واحد مربوطه و این بار با  همکاری امور قراردادها ادامه می یابد. در این فاز قرار است تا قراردادی جامع منعقد گردد که در آن تمامی ابعاد و جزئیات مطرح شده در حین فرآیند مناقصه و انتخاب لحاظ شده باشد. مشخصات فنی، موضوعات حقوقی، قول و قرارهای رد و بدل شده در حین Clarification، تعهدات بازرگانی، نحوه تحویل، تعهدات، ضمانتنامه ها، ترم های پرداختی، نحوه تحویل، گارانتی، خدمات پس از فروش نظیر نصب، آموزش تحویل همه جزء مباحثی هستند که در مراحل مختلف مناقصه بین خریدار و فروشنده ردو بدل شدند و هم اکنون در زمان قرارداد باید  جزئیات آن در قرارداد منعکس گردد.

همان طور که در بالا توضیح داده شد، فرآیند تنظیم قرارداد تا زمان نهایی شدن و امضاء و سپس ابلاغ و موثر شدن آن که با یک نامه ابلاغ یا پرداخت مبلغ پیش پرداخت رخ می دهد خود حجم قابل توجهی از تراکنش ها هستند در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات هستند که فقط در یک قرارداد رخ خواهند داد. پس از این مرحله کار واقعی خرید و ساخت انجام می شود. کنترل نحوه انجام کار توسط شرکت سازنده/فروشنده از زمان تهیه مواد خام گرفته و پس از آن ساخت خود یک فرآیند مبتنی بر فعالیت های گوناگون با برنامه زمانبندی مدون است که کنترل آن علاوه بر واحد کنترل پروژه و سازمان مدیریت پروژه برای واحد خرید و تدارکات به عنوان متولی تامین از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

مراحل ساخت و بازرسی (Fabrication / Inspection)

دریافت گزارش پیشرفت و جزئیات انجام کار توسط شرکت وندر در دوره های زمانی مشخص، در حین  پروسه ساخت برای آگاهی از نحوه پیشرفت کار و کنترل پروژه و همچنین کنترل بودجه پروژه و پرداختی ها به شرکت سازنده از اهمیت بالایی برخوردار است. به غیر از آن در حین پروسه ساخت و تامین اقلام اولیه فرآیند بسیار مهم بازرسی را خواهیم داشت. شرکت سازنده موظف است در هر مرحله از اجرای پروژه علاوه بر ارائه گزارش، هماهنگی های لازم (Inspection Notification) برای بازرسی کارفرما و عوامل پروژه را به عمل آورد. در واقع کارفرما باید در چندین مرحله مختلف از مراحل ساخت یا تامین مواد اولیه علاوه بر دریافت گزارش های دوره ای منظم، با حضور در محل نسبت به بازرسی کار جهت انطباق و اخذ تائیدیه جهت ادامه فرآیند اقدام نماید. عمدتا در پروژه ها چهار نوع بازرسی و تست توسط تیم بازرسی به شرح زیر انجام می شود.

• بازرسی مواد اولیه Raw Material Inspection
• بازرسی حین ساخت Fabrication Inspection
• بازرسی و تست نهایی Final Test Acceptance (FAT)
• بازرسی پیش از حمل Pre-shipment Inspection

گرچه در فاز مهندسی تیم مهندسی دستورالعمل های دقیق بازرسی هر کالا ITP (Inspection Test Plan) را به عنوان یکی از پیوست های فنی درخواست خرید به تیم تدارکات و البته شرکت سازنده اعلام می کنند، اما واقعیت این است که در اکثر اوقات ممکن است کارفرما به لحاظ تخصصی یا امکانات سخت افزاری یا نیروی انسانی ابزار لازم برای بررسی و کنترل جزئیات کار بازرسی را نداشته باشد، در بیشتر پروژه ها عمدتا در هر فیلد کاری شرکت های سوم (Third-party) به عنوان شرکت های بازرسی وجود دارند فرآیند بازرسی تجهیزات گوناگون در فیلدهای مختلف را انجام می دهند. این شرکت ها به نمایندگی از کارفرما در هر مرحله از کار محل کارخانه سازنده حاضر شده و بر اساس دستورالعمل ITP اقدام به تست اقلام ساخته شده و ثبت نتایج و اعلان گزارش به کارفرما می کنند.

بازرسی پیش از حمل آخرین مرحله بازرسی است که پس از اطمینان بازرس از صحت اقلام و اخذ تائیدیه مجوز ارسال به کارخانه کارفرما صادر می شود.

همان طور که در توضیحات بخش بازرسی تشریح گردید این فاز از پروژه تامین نیز یکی از گام هایی است که تراکنش های قابل توجه و پر اهمیتی از پروسه خرید و ساخت در آن انجام شده  مجموعه مدارک و مستنداتی که در حین آن تولید می گردد برای پروژه ارزشمند خواهد بود. یکی از مهم ترین داده هایی که در فاز پیش از حمل تهیه و نهایی می گردد، لیست اقلام یا همان Packing List است. این لیست برای کنترل اقلام ساخته شده و باقیمانده، آگاهی انبار از اقلامی که قرار است حمل و تحویل داده شود و از همه مهم تر اطلاع مدیریت پروژه برای برنامه ریزی صحیح نصب و ساخت با توجه به  ورودی های انبار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

به موازات فعالیت هایی که در این فاز از پروژه خرید انجام می شود، بخشی تخت عنوان Documentation هم جزء فعالیت های این بخش می  باشد که طی آن شرکت سازنده با تعامل با واحد مهندسی اقدام به تولید مدارک فنی مرتبط با چارچوب کاری پروژه می کند که این بخش از کار مجددا بخشی از فرآیندهای مهندسی سازمان خواهد بود که در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام قابل مدیریت و انجام است.

مرحله حمل (Shipment)

بعد از بازرسی پیش از حمل فرآیند حمل آغاز می گردد. این پروسه به تناسب حجم اقلام و البته نوع حمل (خارجی یا داخلی) خود شامل ابعاد مختلفی است که ثبت هر مرحله از آن در سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. با ثبت به روز هر یک از این تراکنش ها از جمله در این مرحله، همه عوامل پروژه از وضعیت اقلام و اینکه در چه مرحله ای از پروسه خرید قرار دارند آگاه می شوند. علاوه بر آن ذخیره و نگهداری اسناد و مدارکی که در این مرحله از پروژه تهیه و تولید می شود نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. مجوزها، اعتبارات، مدارک گمرکی، مدارک حمل، سناد ترخیص، بارگیری، فاکتورهای حمل و بارگیری،  بارنامه و ده ها مدرک دیگر از جمله مستنداتی هستند که در این مرحله تولید می شوند. نکته قابل توجه در این محله اینکه ممکن است کارفرما برای این مرحله از کار نیز فرآیند ترخیص و بارگیری و ارسال به سایت را به شرکت ثالثی واگذار نماید که اصطلاحات فورواردر نامیده می شود.

تحویل اقلام به انبار سایت (Delivery)

مرحله انتهایی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات فاز تحویل اقلام به انبار سایت (پروژه) است. در صورت بهره مندی یک پروژه از یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های جامع و مدون و البته ثبت منظم اطلاعات در این سیستم علاوه بر اینکه کلیه عوامل پروژه امکان رصد کردن درخواست های خرید پروژه را دارند، در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها، در صورت وجود یک سیستم انبار یکپارچه و متصل به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ، از مرحله بارگیری و حمل، سیستم انبار پروژه نیز از اقلامی که قرار است به زودی در محوطه انبار قرار گیرد آگاهی خواهد داشت.

با تحویل اقلام به انبار پروسه خرید تمام و پروسه انبار آغاز می گردد. فرآیندهایی نظیر OPI، تنظیم جداول OSD و نهایتا ثبت اسناد MRR یا MRS فرآیندهایی هستند که در مقوله انبار در خصوص آنها توضیح داده خواهد شد.

تمام توضیحات بالا فرآیند خرید و ساخت اقلام در فاز تامین یک پروژه صنعتی را تشریح می کرد. تعدد مراحل، تنوع اطلاعات و تراکنش ها، صرفا برای خرید یا ساخت یک قلم کالا حجم قابل توجهی از اطلاعات می باشد.

حال تصور نمایید که در یک پروژه قرار است صدها یا حتی هزاران قلم جنس خریداری و برای نصب یا ساخت به محل پروژه (سایت) منتقل شود. مدیریت حجم بالایی از این اطلاعات بدون وجود یک سیستم مکانیزه جامع با پشتیبانی فرآیندها غیر ممکن خواهد بود. وجود یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات جامع با قابلیت اتصال به سایر ماژول های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها ، نظیر ماژول های مهندسی (نرم افزار کنترل مدارک مهندسی)، انبار و ساخت یکی از نیاز های اصلی پروژه ها می باشد. ضرورت این نیاز زمانی چند برابر می شود که بدانیم یک سازمان پروژه محور ممکن است به صورت همزمان ده ها پروژه با مقیاس بزرگ داشته باشد که در هر پروژه قرار است خرید و ساخت صدها یا هزاران قلم کالا کنترل و مدیریت گردد.