چالش های استقرار سیستم های PMIS در سازمان ها

مقوله مدیریت اطلاعات در پروژه ها و به ويژه پروژه های بزرگ عمرانی، راه، صنعتی و نفت و گاز با توجه به ابعاد آنها همواره یکی از اصلی ترین دغدغه های مدیران در سازمان های پروژه محور است. در یک پروژه ارتباط مناسب سطوح بالایی پروژه و سازمان با سطوح پایین و اجرایی پروژه همیشه یکی از بزرگترین چالش های پروژه می باشد. با توجه به حجم بالای تراکنش ها، تعاملات، رخدادها و تصمیمات متخذه در پروژه ها و همچنین تعدد موجودیت های مختلف درگیر در آن اعم از کارفرما، شرکت های پیمانکار، طراح و مشاور، لزوم دستیابی صحیح و به موقع به اطلاعات پروژه یکی از بزرگترین نیاز مدیران سازمان برای کنترل و مدیریت پروژه های در حال اجرا می باشد که راهکار مناسب برای تحقق این نیاز برخورداری از سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها موسوم به PMIS (Projects management Information System) می باشد.

سال ها پیش و قبل از فراگیر شدن سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها در کشور ما، عمده شرکت ها به دلیل فقدان یک سیستم جامع اطلاعاتی در این زمینه همواره برای رفع دغدغه های خود برای حفظ و نگهداری و مدیریت حجم بالایی از اطلاعات مربوط به فعالیت ها و مدارک و مستندات را با استفاده با نرم افزار اکسل یا نهایتا در حالت تکامل یافته با بهره گیری از نرم افزار شیرپونت مرتفع می نمودند یا با استخدام یک مهندس نرم افزار بنا به نوع نیاز خود اقدام به توسعه ابزاری سفارشی برای تولید سیستم مدیریت اطلاعات پروژه در هر یک از حوزه های سه گانه مهندسی، خرید یا ساخت می نمودند.

گرچه هر یک از اقدام ها گامی مفید و ثبت برای کنترل اطلاعات پروژه ها بوده و هست اما هر یک از آنها چالش هایی را به همراه دارد که در ادامه به این چالش ها خواهیم پرداخت.

چالش های استفاده از نرم افزار اکسل در مدیریت اطلاعات

با صحه گذاری بر اینکه نرم افزار اکسل ابزاری بسیار کار، مفید و آسان ساماندهی اطلاعات است اما باید پذیرفت که این نرم افزار اساسا برای این کار ساخته نشده است. نرم افزار اکسل اساسا یک نرم افزار محاسباتی است و امکان نگهداری اطلاعات با رویکرد RDBMS را دارا نیست. از همین رو است که خود مایکروسافت در پک آفیس خود نرم افزار اکسس را به عنوان یک بانک اطلاعاتی رابطه ای برای مدیریت اطلاعات ارائه می دهد. بانک اطلاعاتی رابطه ای نکته کلیدی در نگهداری اطلاعات با حجم بالا است که نرم افزار اکسل از آن بی بهره می باشد. از همین رو می باشد که شرکت هایی که از این ابزار برای مدیریت اطلاعات پروژه های خود استفاده می کنند با بالا رفتن حجم اطلاعات علاوه بر مشکل کندی، با مشکل نحوه طراحی ساختار داده جهت برقراری ارتباط مواجه می شوند. نیاز به تکرار بسیار اطلاعات در شیت ها، عدم کارایی تعمیم سطری داده ها و تعدد ستون ها برای نگهداری نسخه های مختلف مدارک همه جزء چالش هایی هستند که با بالا رفتن حجم اطلاعات در نرم افزار اکسل نمود پیدا می کند.

چالش های استفاده از ابزار شیرپوینت

ابزار شیر پوینت یکی از راهکارهای جدیدی شرکت ها در دهه قبل بود. زمانی که با بالا رفتن حجم تراکنش ها شرکت های فعال در پروژه ها از اکسل نا امید شدند با راهکاری جدید شرکت مایکروسافت به نام شیر پوینت آشنا شدند که این محصول ادعای مدیریت مدارک یا File Sharing را به درستی مطرح نمود. اما با گذشت حدود یک دهه از آن زمان، کمتر پروژه موفقی در زمین مدیریت اطلاعات پروژه ها پیدا می کنیم که می تواند ادعا نماید که در بستر شیرپوینت موفق به توسعه سیستمی جامع و یکپارچه در زمینه پروژه های گردیده است. دلایل مختلفی می توان برای این عدم توفیق ارائه نمود. مشکل قفل شکسته بودن این نرم افزارها، عدم پشتیبانی رسمی، کمبود تخصص کافی در این حوزه و محدودیت انعطاف برای تولید هر آنچه که نیاز است و دشواری های توسعه برای پیاده سازی سفارشی فرآیندها به نسبت ابزارهای تخصصی توسعه همه از دلایل این عدم موفقیت می باشد.

مزایا و چالش های تولید درون سازمانی

اما شرکت هایی که راهکار سومی را برای مدیریت اطلاعات خود انتخاب نمودند و خود در درون سازمان با انتقال تجارب تیم پروژه اقدام به تولید یک نرم افزار سفارشی برای خود کردند، گرچه از وضعیت بهتری نسبت به دو دسته دیگر داشتند اما واقعیت این است که آنها نیز چالش های گوناگونی در پروژه های خود تجربه کرده و می کنند. هزینه بالای جذب و نگهداشت نفرات توسعه دهنده نرم افزار، مدیریت تیم نرم افزاری و تهیه صحیح مستندات طراحی برای آنها از چالش های بزرگ استفاده استفاده از این روش است. هم اکنون شرکت های بزرگ و معتبر زیادی را می توان مثال زد که پس از سال ها توسعه داخلی سیستم های خود با جدا شدن نفرات تیم نرم افزاری با چالش نگهداری و توسعه نرم افزار خود مواجه شده اند. هزینه سنگین نگهداشت این نفرات یکی دیگر از چالش هایی است که همواره و در طول عمر نرم افزار این شرکت ها با آن روبرو هستند.

مزایا و چالش های خرید یک نرم افزار آماده

مطابق با آنچه که در بالا توضیح داده شد، گرچه خرید یک نرم افزار آماده از یک شرکت فعال در حوزه تولید سیستم های تخصصی در این حوزه خارج از چالش نیست اما چال های ناشی از روش های سه گانه فوق از ریسک بسیار بیشتری برخوردار می باشد. شرکت های نرم افزاری که تولید کننده سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها هستند، در صورت انتخاب صحیح می توانند فواید زیر را برای پروژه ها به همراه داشته باشند.

دید جامع:

شرکت های نرم افزاری که در یک حوزه مشخص اقدام به تولید نرم افزار می کنند، علاوه بر دانش نرم افزار قطعا در خصوص آن کسب و کار خاص نیز دارای آگاهی مناسبی هستند. چالش بزرگی که در توسعه سیستم ها به صورت درون سازمانی وجود دارد، عدم آشنایی تیم نرم افزاری با فضای پروژه می باشد. علاوه بر آن عمدتا نفراتی که قرار است دانش را به تیم نرم افزاری منتقل نمایند تسلط کافی به مقوله نرم افزار ندارند و این معضل سبب می شود تا اطلاعات جهت طراحی مناسب سیستم به تیم نرم افزاری منتقل نشود. این در حالی است که در شرکت هایی که به صورت تخصصی اقدام به تولید نرم افزار در این حوزه می کنند قطعا ترکیب مناسبی از متخصصان رشته و مهندسان نرم افزار گرد هم آمده و اقدام به تولید نرم افزار کرده اند.

کاهش هزینه نگهداشت:

شرکت هایی که اقدام به تولید نرم افزار به صورت داخلی کرده اند، در سال های پس از تولید هزینه ای کمتر از زمان تولید آن ندارند. وابستگی شدید به مهندسین نرم افزاری که این سیستم ها رو توسعه داده اند سبب می شود که اولا در مذاکرات حقوقی شرکت دست پایین را داشته باشد و ثانیا همواره در نگاه داشت آنها متحمل هزینه های نسبتا بالایی شود این در حالی است که با استفاده از خدمات شرکت های تولید کننده نرم افزار، صرفا با پرداخت یک مبلغ جزئی سالانه نگهداری و پشتیبانی از سیستم محقق می گردد.

توسعه مداوم:

شرکت های فعال در این حوزه برای رقابت در بازار همواره در حال ارتقاء و توسعه نرم افزارهای خود هستند لذا مشتریان این شرکت ها نیز از این پویایی منتفع خواهند شد. ضمن اینکه به سبب فروش انبوه، همواره تجارب مختلف پروژه ها و چالش های سازمان های دیگر در این نرم افزارها پیش بینی شده و توسعه داده می شود.

ریسک طول عمر:

همان طور که توضیح داده شد، طول عمر یک نرم افزار درون سازمانی به میزان توانایی شرکت در نگاهداشت نفرات نرم افزار ارتباط مستقیم دارد. کافیست با خروج نفر اصلی تیم نرم افزاری به هر دلیل (مهاجرت، موقعیت بهتر کاری، اختلاف،…) نرم افزار نیز به مرور در سازمان کم رنگ شده و به دست فراموشی سپرده شود. گرچه در مورد استفاده از یک نرم افزار آماده ریسک طول عمر کماکان پابرجاست اما احتمال وقوع آن به مراتب کم تر می باشد. اگر شرکت در انتخاب یک محصول و شرکت تولید کننده آن درست عمل کند، گرچه احتمال اتمام عمر نرم افزار صفر نخواهد شد، قطعا ضریب این ریسک به میزان قابل توجه ای کاهش پیدا خواهد کرد.

نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام

همان طور که در بخش درباره با ما سایت توضیح داده شد، شرکت نرم افزاری آفام حدود یک ده است که با ترکیبی از کارشناسان با تجربه در حوزه پروژه های نفت و گاز و متخصصین در حوزه توسعه سیستم های نرم افزاری و تاسیس شده است. شرکت نرم افزاری آفام متشکل از کارشناسان با سابقه در حوزه های مرتبط با فناوری اطلاعات و ارتباطات می باشد که تمامی نفرات فعال در آن سابقه طولانی در زمینه توسعه نرم افزار، طراحی سیستم ها، معماری ساختارهای سازمانی، تدوین روش ها در حوزه مدیریت کیفیت و مهندسی فرآیندهای سازمانی را دارا می باشند.

علاوه بر رزومه مناسب در حوزه نرم افزار، هسته اصلی این گروه نرم افزاری متشکل از افرادی با تجربه حضور بیش از یک دهه در پروژه های صنعتی و به ويژه در حوزه نفت و گاز و پتروشیمی و سابقه تولید سیستم های نرم افزاری در این حوزه می باشد.

نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام، یک نرم افزار جامع جهت مدیریت اطلاعات پروژه های بزرگ صنعتی می باشد. راهکارهای سیستم جامع آفام از ابتدای تعریف یک پروژه و با شروع از فاز مهندسی و با ماژول مدیریت و کنترل مدارک مهندسی (EDMS) پایه آغاز و سپس در ادامه با مدیریت فرآیندها در فاز مهندسی تفصیلی، گام های فاز خرید را با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات پروژه (PPMS) تا زمان تهیه و تحویل اقلام به انبار و پس از آن مقوله مدیریت متریال که فرآیندهای مربوط به آن در نرم افزار مدیریت انبار و متریال پروژه (PWMS) پیش بینی گردیده است، ادامه داده تا نهایتا فرآیندهای گسترده در فاز ساخت را با سامانه مدیریت اطلاعات پروژه های ساخت (CPMS) تحت پوشش خود قرار می دهد.

قابلیت طراحی فرآیندهای هر فاز به همراه امکانات قدرتمند در مدیریت اطلاعات، مدارک، مکاتبات، مستندات و فایل های پروژه ها به علاوه ابزار قدرتمند در کنترل پروژه و مدیریت منابع انسانی و مالی در کلیه این فازها به همراه گزارش های متنوع و داشبوردهای مدیریتی از خصوصیات بارز محصول گروه نرم افزاری آفام می باشد.

نرم افزار PMIS (Projects Management Information System) شرکت آفام یک سيستم جامع برای مدیریت اطلاعات برای تمامی فازهای پروژه های بزرگ صنعتی مي‌باشد، هدف نهایی آفام رسیدن به یک سیستم جامع به این ویژگی که تمامي مقوله‌هايي مرتبط با فرآیندهای پروژه ها را تحت پوشش خود قرارداد دهد، مي‌باشد.

مهم ترین نقطه قوت سیستم PMIS شرکت آفام را باید در تجربه توامان تیم توسعه دهنده در مشارکت در پروژه های متعدد و لمس ابعاد مختلف و فضای واقعی پروژه ها و عجین شدن با روح این پروژه و تلفیق آن با توانایی های موجود در زمینه توسعه سیستم های مکانیزه دانست. تيم توسعه دهنده نرم‌افزار سال‌ها از نزديك در پروژ‌هاي مختلف و با شرايط متفاوت درگير بوده و از نزديك با تمامي ابعاد كار آشنا می باشند، لذا در طراحي اين نرم‌افزار ويژ‌گي‌هايي را لحاظ نموده‌اند كه علاوه بر تسهيل كاربري، نرم‌افزار به بهترين شكل ممكن كاربردي نيز باشد. اين نرم‌افزار پيش از عرضه به بازار حداقل دو سال به صورت آزمايشي در شرايط واقعي و در چندين پروژه مورد استفاده قرار گرفته است، لذا در طول اين مدت مورد محك واقعي كاربران خود قرار گرفته و قابليت‌هاي آن به مرور بهبود يافته است. اين روند بنا به سياست‌هاي تدوين شده، در ادامه عرضه اين نرم‌افزار نیز به موازات پیشرفت تکنولوژی و زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات ادامه خواهد داشت.

بیشتر بخوانید : بررسی انطباق سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام بر استاندارد PMBOK