سیستم کنترل هزینه پروژههای آفام (PCCS) بهعنوان یکی از اجزای کلیدی مدیریت مالی پروژه طراحی شده است تا سازمانها بتوانند وضعیت هزینه و درآمد پروژههای خود را بهصورت یکپارچه، ساختاریافته و قابل کنترل مدیریت کنند. در بسیاری از پروژهها، بهویژه پروژههای بزرگ و چندبخشی، اطلاعات مالی در سیستمها و واحدهای مختلف پراکنده است؛ قراردادها در یک بخش ثبت میشوند، صورتوضعیتها در فرآیندهای اجرایی گردش پیدا میکنند و پرداختها و دریافتها در سیستم مالی نگهداری میشود. این پراکندگی باعث میشود تصویر دقیقی از وضعیت واقعی هزینه و درآمد پروژه در اختیار مدیران قرار نگیرد.
PCCS آفام با ایجاد یک بستر یکپارچه و ارتباط با سه سیستم اصلی آفام، این اجزا را در قالب یک چارچوب کنترل هزینه پروژه به هم متصل میکند. در این بستر امکان تعریف قراردادها و ارقام قراردادی به تفکیک فازهای پروژه فراهم شده است تا تعهدات مالی هر فاز بهصورت مستقل قابل مدیریت باشد. بر اساس همین قراردادها، صورتوضعیتها در سیستم ثبت شده و مطابق رویه دستگردانی و فرآیند بررسی تعریفشده در سازمان گردش پیدا میکنند و تا مرحله تصویب نهایی و صدور چک در سیستم قابل پیگیری هستند. همچنین پرداختهای انجامشده برای صورتوضعیتها در سیستم ثبت شده و امکان مشاهده وضعیت پرداختشده، مبالغ مانده و گزارشگیری از وضعیت پرداختها به تفکیک پیمانکاران و فازهای مختلف پروژه فراهم میشود.
یکی از تفاوتهای مهم PCCS با سیستمهای مالی سنتی، اتصال آن به دادههای عملیاتی پروژه است. با استفاده از اطلاعات ثبتشده در سیستمهای مهندسی، خرید و تدارکات و ساخت و اجرا، امکان محاسبه خودکار پیشرفت صورتوضعیتها فراهم میشود. در نتیجه درصد پیشرفت مالی پروژه بر مبنای عملکرد واقعی پروژه محاسبه شده و وابستگی به محاسبات دستی و اختلاف میان واحدهای اجرایی و مالی به حداقل میرسد.
برای ایجاد یک چارچوب دقیق در تحلیل مالی پروژه، PCCS امکان تعریف ساختار درختی هزینه و ساختار درآمد را برای هر پروژه فراهم میکند. این ساختارها میتوانند بر اساس فازهای پروژه، WBS، مراکز هزینه یا ساختارهای سازمانی طراحی شوند و تمامی رویدادهای مالی در چارچوبی یکپارچه ثبت و طبقهبندی شوند. بر مبنای این ساختارها، بودجهبندی پروژه به تفکیک پروژه و بر اساس ساختار هزینه و درآمد انجام شده و سیستم بهصورت مستمر بودجه مصرفشده هر پروژه را کنترل میکند. علاوه بر این، امکان تعریف برنامه زمانبندی بودجه نیز وجود دارد تا کنترل رعایت بودجه تخصیص دادهشده به پروژه هم از نظر مبلغ و هم از نظر زمانبندی قابل پایش باشد.
در سطح ثبت عملیات مالی، PCCS این امکان را فراهم میکند که هزینههای پروژه به تفکیک عامل هزینه، مرکز هزینه و ساختار هزینه تعریفشده ثبت شوند. برای سازمانهایی که پروژههای متعددی دارند و از منابع یا مراکز هزینه مشترک استفاده میکنند، سیستم قابلیت تسهیم هزینه و درآمد بر اساس مرکز هزینه و ساختار تعریفشده هزینه و درآمد را ارائه میدهد تا هزینههای مشترک بهصورت دقیق و منظم میان پروژهها یا واحدهای مختلف توزیع شود.
یکی دیگر از قابلیتهای مهم PCCS، تحلیل جریان مالی پروژه است. با تجمیع اطلاعات قراردادها، صورتوضعیتها، پرداختها، هزینهها و بودجهها، سیستم امکان مشاهده جریان نقدینگی پروژه را فراهم کرده و مدیران میتوانند نمودار جریان نقدینگی (Cash Flow) را بر اساس دادههای واقعی و برنامهای مشاهده کنند. این تحلیل به مدیران پروژه کمک میکند روند ورود و خروج منابع مالی را در طول زمان بررسی کرده و تصمیمهای مالی پروژه را بر اساس تصویر دقیقتری از وضعیت نقدینگی اتخاذ کنند.
در کنار این قابلیتها، PCCS مجموعهای از گزارشهای مدیریتی و تحلیلی را ارائه میدهد که شامل گزارشهای دورهای هزینه، بودجهبندی، درآمد و هزینه به تفکیک پروژه و سبدهای پروژه است. اطلاعات مالی جمعآوریشده در این سیستم همچنین به سیستم تحلیلی PMiX منتقل میشود تا شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) در حوزه هزینه بهصورت خودکار محاسبه و در قالب داشبوردهای مدیریتی در اختیار مدیران پروژه و مدیران ارشد سازمان قرار گیرد.
در مجموع، PCCS آفام بستری فراهم میکند که در آن اطلاعات قراردادها، صورتوضعیتها، پرداختها، ساختار هزینه و درآمد، بودجه و جریان نقدینگی در یک چارچوب یکپارچه تجمیع شده و به یک سیستم کامل کنترل مالی پروژه تبدیل میشوند. این یکپارچگی به سازمانها کمک میکند تا پروژههای خود را با شفافیت بیشتر، کنترل دقیقتر بودجه و دید تحلیلی بهتر نسبت به عملکرد مالی پروژهها مدیریت کنند.