مدیریت منابع در پروژه ها

در هر پروژه ای مدیریت منابع پروژه و برنامه ریزی در خصوص آن یکی از حیاتی ترین مباحث پروژه می باشد. مدیریت پروژه بدون آگاهی از وضعیت پروژه عملا در یک تاق تاریک در حال حرکت می باشد. یک مدیر پروژه پیش از آغاز پروژه باید از وضعیت منابع خود آگاه باشد و بر اساس آن فعالیت های پروژه خود را برنامه ریزی نماید.

با توجه به وقوع وقایع مختلف در پروژه و وجود فراز و نشیب های متفاوت، لزوم این آگاهی از این وضعیت و به روزرسانی وضعیت منابع در هر مقطع از پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است به همین دلیل است که برنامه ریزان هر پروژه به صورت مداوم نیاز به رصد نمودن وضعیت منابع در پروژه داشته و می بایست برنامه های به روز را به مدیریت گزارش دهند. انجام این برنامه ریزی و کنترل مداوم علاوه بر در طول پروژه در انتهای پروژه نیز به عنوان یک معیار ارزیابی از کیفیت پروژه کاربرد فراوانی دارد که نهایتا سازمان سنجش صحیحی از انجام کار و تجربه اندوزی و ثبت دانش انجام برای پروژه های آتی را داشته باشد.

با توجه به اینکه مجموعه آفام که تولید سیستم های جامع در تمامی فازهای پروژ ها را منطبق بر استاندارد جامع PMBOK در اهداف استراتژیک خود قرار داده است، لذا توجه به حوزه مدیریت منابع یا Resource Management یکی از مباحث بسیار مهم در تیم تحلیل بیزینس این شرکت می باشد. گستردگی مدیریت منابع به گونه ای است که صرفا در یک عنوان واحد نمی گنجد و شامل مباحث مستقل می باشد که هر یک به تفکیک می تواند یک زیر سیستم مجزا در مجموعه ماژول های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام باشد.

مدیریت منابع پروژه ها (Resource Management)

همان طور که در مقدمه این مقاله اشاره شد، مدیریت منابع یا همان Resource Management خود شامل حوزه های مستقل و مستقلی است که هر یک از این حوزه ها مبحثی مجاز است که در صورت توسعه نرم افزارای آن در تمامی ابعاد، محصول تولید شده می تواند به عنوان یک ماژول مستقل در بازار عرضه گردد.

مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع مالی، مدیریت اداوات و تجهیزات، مدیریت ذینفعان و موجودیت ها در پروژه ها چهار مقوله مرتبط اما مستقل در حوزه مدیریت منابع پروژه می باشند که در هر مقطع از پروژه برنامه ریزی، کنترل و مدیریت آنها نیازمند اطلاعات به روز و مناسبی است که مدیران پروژه بدون در دست داشتن اطلاعات و پارامترهای ارزیابی مناسب امکان مدیریت صحیح پروژه را نخواهند داشت. در پروژه های بزرگ صنعتی تعدد پارامترها و اطلاعات و کثرت منابع در هر یک از حوزه های چهارگانه فوق الذکر به قدری است که جمع آوری، نگهداری و دسته بندی و از همه مهم تر بازیابی سریع و مناسب آنها بدون استفاده از ابزار مکانیکی غیر ممکن به نظر می رسد.

همان طور که در بالا در خصوص مقوله مدیریت منابع یا همان Resource Management توضیح داده شد، یکی از اصلی ترین حوزه های مدیریت پروژه مباحث مربوط به این مقوله می باشد که نرم افزارهای آفام نیز با در نظر گرفتن این اهمیت و معیار قرار دادن استاندارد بین المللی مدیریت پروژه ها یعنی PMBOK سعی در پوشش دادن این مباحث دارند که البته گرچه تا رسیدن به هدف نهایی یا پوشش تمامی مقوله ها مرتبط با این حوزه راه درازی در پیش می باشد، اما در حال حاضر نرم افزارهای مرتبط با سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه ها آفام دارای قابلیت های قابل توجهی در این حوزه می باشند که در ادامه به آن اشاره خواهد شد.

مدیریت منابع انسانی در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

در هر فاز از پروژه، مدیریت منابع انسانی یا همان Human Resource Management یکی از مباحث اصلی مدیریت پروژه می باشد. در ابتدای پروژه و پیش از شروع کار تدوین چارت پروژه و تنظیم و جمع آوری تیم پروژه بر اساس این چارت با در نظر گرفتن حجم فعالیت ها و برنامه زمانی مورد نظر کارفرما یکی از موضوعاتی است که برنامه ریزان منابع انسانی در پروژه باید مد نظر قرار دهند.

آگاهی از نحوه چینش فعالیت ها و زمان مورد نظر برای اجرای آن، استخراج تخصص های نفرات درگیر در هر مقطع و جذب و چینش آنها فرآیندی سخت و زمان بر می باشد. این فرآیند در طی مسیر پروژه و با بروز چالش ها و روشن شدن زوایای دقیق تر مختلف کار نیز مکررا با برنامه ریزی مجدد انجام میپذیرد تا پروژه همواره بر اساس یک برنامه مشخص پیش رود.

برای دریافت این تصویر و دریافت اطلاعات به روز از وضعیت پروژه آگاهی از وظایف نفرات و حجم نفر ساعت مصرف شده توسط آنها یکی از قابلیت هایی است که در مجموعه نرم افزارآهای آفام پیش بینی شده است. با توجه به اینکه در فاز مهندسی وابستگی پروژه به منابع انسانی از هر مقطعی از پروژه مهم تر و حیاتی تر است امکان ثبت تایم شیت در نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی آفام (EDMS) یکی از قابلیت هایی است که به صورت یک بخش مسقل و ويژه در نرم افزار پیش بینی شده است.

یکی از قابلیت های بارز و جذاب در نرم افزار آفام اخذ نفر ساعت مصرفی بر روی مدارک در مسیر فرآیند و فلوی تدوین شده برای دستگردانی مدارک می باشد. بدین معنی که علاوه بر تعبیه زیر ماژولی تحت عنوان تایم شیت، در نرم افزار EDMS در زمان طراحی فرآیند این قابلیت وجود دارد که طراح فلوی دستگردانی مدارک، ادامه مسیرهایی از فرآیند را منوط به ورود نفر ساعت مصرف شده بر روی آن مدرک توسط کارشناسی که مدرک را تهیه کرده است نماید. بدین ترتیب ضمن تضمین ورود اطلاعات توسط کاربران، نفر ساعت اظهار شده توسط کارشناس با حداکثر دقت اخذ می گردد و نهاتا مدیریت پروژه در هر لحظه می تواند از وضعیت نفرساعت صرف شده جهت تهیه مدارک آگاه شده و با مقایسه آن با نفر ساعت پلان شده در برنامه انحراف های برنامه را بررسی و اصلاح نماید.

علاوه بر این در نرم افزار EDMS قابلیتی تحت عنوان Manpower Planning نیز پیش بینی شده است که بر اساس آن نرم افزار با بررسی خودکار برنامه زمانبندی هر پروژه و منابع در دسترس (بر اساس تیم تعریف شده در هر پروژه) اقدام به تحلیل منابع انسانی و امکان سنجی انجام کار بر اساس منابع موجود می نماید. بدین ترتیب که با فعال سازی این قابلیت نرم افزار امکان این را برای مدیریت فراهم می سازد که بر اساس برنامه ریزی انجام شده وضعیت نیروهای در دسترس خود تا انتهای پروژه را بررسی نموده و هر جا که امکان منابع انسانی مورد نیاز از پتانسیل موجود بیشتر بود با جابجا نمودن برنامه یا تامین منابع انسانی و جذب نفرات نسبت به هدایت پروژه در مسیر صحیح اقدام نماید.

واقعیت این است که با توجه به ماهیت کار در فاز خرید، مقوله منابع انسانی به پر رنگی فاز مهندسی نیست، اما در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام نیز مبحث منابع انسانی گرچه کم رنگ تر اما مدنر قرار گرفته است. در نرم افزار PPMS در صورت ورود هر درخواست خرید از واحد مهندسی، مسئول واحد نه تنها این امکان را دارد که بسته خرید را به نفرات مختلف واحد تدارکات ارجاع دهد، بلکه این قابلیت نیز در اختیار او قرار داده شده است که برای مدیریت بهتر منابع موجود در واحد خود، نفرات مختلفی را در هر یک از دو فاز قبل و بعد قرارداد آن بسته خرید تخصیص دهد.

گرچه مقوله منابع انسانی در پروژه های مهندسی از اهمیت بالایی برخوردار است اما اهمیت این مقوله در فاز ساخت کمتر از این فاز نیست. گرچه بخش مهمی از فرآیند ها در فاز ساخت به شرکت های مختلف تخصیص داده می شود، اما در این فاز نیز مدیریت منابع انسانی و آگاهی از نفر ساعت مورد نیاز و صرف شده نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است که این امکان جهت ثبت نفر ساعات برنامه ریزی و میزان نفر ساعت صرف شده بر روی هر فعالیت در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های اجرا و ساخت آفام یا همان CGMS نیز پیش بینی گردیده است.

همان طور که در بالا به تفصیل توضیح داده شد، مدیریت منابع انسانی به عنوان یکی از مباحث مرتبط با مدیریت منابع که در استاندارد PMBOK به عنوان یکی از حوزه های اصلی شناخته شده است در نرم افزار های افام پیش بینی شده است. این نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی حوزه قدرتمندتری نسبت به سایر ماژول ها می باشد اما توسعه جزئیات بیشتری از این حوزه برای نسخه های بعدی محصولات در دستور کاری تیم نرم افزار آفام قرار دارد.

مدیریت منابع مالی در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

یکی از مهم ترین مقوله های یک پروژه مدیریت مالی آن پروژه به عنوان یکی اصلی ترین منابع مورد نیاز در اجرای آن است. واقعیت این است که یک پروژه هر چقدر به لحاظ شرایط و منابع موجود و ابزار مورد نیاز تامین باشد، بدون وجود منابع مالی امکان اجرای آن وجود ندارد.

در حوزه مالی یک پروژه تنها وجود آن شرط لازم و کافی نیست. بدون وجود یک مدیریت صحیحی در این حوزه امکان اجرای صحیح پروژه غیر ممکن است. بودجه بندی، تفکیک منابع مالی مورد نیاز، زمان تامین و نحوه تخصیص و آگاهی از هزینه های انجام شده در این حوزه همه جزء مباحثی می باشد که نیاز برخورداری مدیران پروژه به داشتن ابزاری برای مدیریت آنها احساس می شود.

مجموعه آفام با آگاهی از این نیاز اساسی در پروژه در تمامی ماژول های خود قابلیت هایی را برای مدیریت مالی پروژه در نظر گرفته است که البته پوشش دهنده تمامی نیاز ها نمی باشد اما به عنوان سرفصلی برای توسعه آتی این نوید را به مشتریان خواهد داد که نسخه های آتی این نرم افزار بخش بیشتری از این مقوله را تحت پوشش خود قرار خواهد داد.

علاوه بر این مجموعه آفام تولید ماژول جدید تحت عنوان (Projects Cost Control System) یا همان مدیریت کنترل هزینه پروژه را نیز در دستور کاری خود قرار داده که در سال آتی به عنوان یک محصول محزا روانه بازار خواهد شد. وظیفه ماژول کنترل هزینه بودجه بندی، تعریف برنامه مالی پروژه ، ثبت وقایع مالی و رصد نمودن وضعیت مالی آن به صورت جامع است که هم اکنون بخشی از این قابلیت در ماژول های فعلی آفام دیده می شود. امکان تعریف ساختار هزینه یا CBS، محاسبه و ثبت صورت وضعیت ها و امکان ثبت ترم های پرداختی ها مقوله های هستند که هم اکنون در ماژول های آفام وجود دارد.

مدیریت اداوات و تحهیزات در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

مدیریت ابزار و تحهیزات در فاز ساخت و اجرا یکی از موضوعات بسیار مهم در پروژه است. این قابلیت یکی از ملزومات مدیریت پروژه هم اکنون در دو نرم افزار مدیریت انبار و متریال آفام و نرم افزار مدیریت ساخت پیش بینی شده و امکان تعریف ابزار و مدیریت آن‌ها به صورت محدود وجود دارد اما با توجه به جدید بودن این دو محصول، تا تحقق کامل تمامی جزئیات مربوط به آنها نیاز به زمان بیشتری می باشد که در برنامه توسعه آتی آفام وجود دارد.

مدیریت ذینفعان پروژه

شرکت های درگیر در یک پروژه شامل شرکت های مهندسی و طراحی، شرکت های فروشنده و سازنده، بازرسان، مهندسین نظارت و مشاور و پیمانکاران در فاز اجرا و ساخت همه جزء موجودیت های اصلی در یک پروژه می باشند که به عنوان منابع جانبی پروژه مدیریت آنها نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

گرچه بخشی از این مبحث به مقوله مدیریت ذینفعان یا همان Stakeholder Management که به عنوان یک حوزه مجزا در استاندارد PMBOK مرتبط می شود، مربوط است اما در حوزه مدیرت منابع نیز از نظر گذراندن آنها اشتباه نیست. مدیریت شرکت های درگیر در پروژه به عنوان یکی از بازوهای اجرا و نظارت پروژه علاوه بر زاویه دید مورد نظر در مدیریت ذینفعان در مقوله مدیریت منابع نیز باید مد نظر قرار گیرند که با توجه به طرح این مقوله در یک حوزه مجزا، رویکرد آفام در نرم افزارهای خود در این مقوله در مقاله ای مجزا و مرتبط با دهمین حوزه مورد بحث استاندارد PMBOK مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

خلاصه

همان طور که در این مقاله توضیح داده شد، مجموعه نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام با در نظر گرفتن اهمیت مقوله مدیریت منابع، در هر فاز از فازهای سه گانه اجرای پروژه یعنی “مهندسی”، “خرید و تدارکات” و “اجرا و ساخت” قابلیت هایی را با هدف مدیریت منابع پروژه گنجانده است که در آن امکان مدیریت این مبحث و زیر مجموعه های چهارگانه آن که در بالا به آنها اشاره شد فراهم آید.

گرچه قطعا این ادعا در محصول های فعلی آفام وجود ندارد که مدیریت منابع در تمامی ابعاد در سیستم های این شرکت کنترل و مدیریت می گردد، اما در حال حاضر کنترل و مدیریت بخش مناسب و قابل اهمیتی از این حوزه در نرم افزار های آفام تعبیه گردیده است.

واقعیت این است که با توجه به سطح گستردگی مباحث مرتبط با مدیریت منابع نیل به یک جامعیت در این حوزه نیاز به طی یک مسیر طولانی می باشد اما تحقق این امر در محصولات در طی یک برنامه استراتژیک سه ساله از جمله ماموریت های ترسیم شده برای شرکت آفام می باشد.