چالش شرکت های پروژه محور با نرم افزارهای اتوماسیون اداری و نامه نگاری

مبحث نامه نگاری و مکاتبات مقوله ای است که مشمول همه شرکت ها در هر حوزه کاری می شود و نرم افزارهای متعددی توسط شرکت های مختلف نرم افزاری به بازار ارائه شده که قابلیت های بسیار جذابی را در اختیار سازمان قرار می دهد. گرچه نرم افزارهای موجود در بازار با قابلیت های متنوع بخش زیادی از نیازهای سازمان ها را پوشش می دهند اما در شرکت های پروژه محور همواره نیازهای بسیار مهمی وجود دارد که خارج از حوزه های تحت پوشش نرم افزارهای اتوماسیون می باشد.

در شرکت های پروژه محور علاوه بر روال های رایج اداری و موضوعات مرتبط با این مقوله، تعاملات بسیار زیادی در سطح پروژه صورت می پذیرد که هر یک نیاز به برقراری ارتباط معنی دار با فعالیت های پروژه دارد.

در طی اجرای یک پروژه در هر فاز علاوه بر فرم ها و اسناد با فرمت های مشخص و مصوب حجم بالایی از نامه نگاری و مکاتبات مختلف (صورت جلسات، ایمیل) بین عوامل مختلف پروژه رد و بدل می شود که مراجعه به آنها حسب موضوعات فنی پروژه و از زوایای مختلف از اهمیت بسیار بالایی برخوردارد است.

تعاملات بین کارفرما، مشاورین، پیمانکاران با مکابات مختلف و در خصوص موضوعات مختلف پروژه حجم بالایی از اطلاعات و داده ها را در بر می گیرد که علاوه بر نیاز به مراجعه به آنها در مقاطع مختلف پروژه م از نقطه نظر فنی و هم از نقطه نظر قراردادی از اهیمت بالایی برخوردار است.

یکی از موضوعات بسیار مهم در حوزه مدیریت پروژه مبتنی بر استاندارد PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)، مدیریت محدوده (Scope Management) است که یکی از مباحث مربوط به این حوزه و مدیریت ادعا (Claim Management) می باشد که مهم ترین ابزار این حوزه از مدیریت قطعا مکاتبات پروژه می باشد.

پرسش و پاسخ های فنی، پیگیری دریافت اطلاعات، تبادل اطلاعات و تغییر یا توقف حوزه کاری در فاز مهندسی و سپس فرآیندهای متعدد در فاز خرید شامل Expediting، شفاف سازی پیشنهاد، مکاتبات با شرکت های پیشنهاد دهنده و سپس سازنده (Vendor) در فاز خرید و نهایتا پیگیری ها و پرسش و پاسخ های فنی متعدد پیمانکاران در فاز ساخت حجم بالایی از مکاتبات هستند که در یک پروژه بزرگ بخش قابل توجهی از داده های پروژه را تشکیل می دهند.

ماهیت داده های تولید شده ناشی از مکاتبات در یک پروژه به سبب مرتبط بودن آنها با مقوله فنی این نیاز را ایجاد می نماید که نه تنها مدیران پروژه همواره دسترسی موضوعی به مکاتبات انجام شده داشته باشند بلکه بخش زیادی از نیاز آنها زمانی است که در خصوص یک مدرک فنی یا یک فعالیت پروژه نیاز به مرور و بررسی مکاتبات انجام شده در خصوص آن مقوله هستند. تعیین حوزه کاری، ادعاهای محتلف نظیر اضافه یا دوباره کاری، تسریع بخشی به فرآیند انجام، محاسبه تاخیرها، علل متوقف شدن کار و تامین نشدن پیشنیازها همه موضوعاتی هستند که بدون اشراف کامل مدیریت پروژه به مکاتبات و پیگیری های انجام شده غیر ممکن است.

همان طور که در ابتدای این مقاله توضیح داده شد، نرم افزارهای اتوماسیون متعددی در بازار با قابلیت های ويژه وجود دارد که تمامی از نیازهای عمومی سازمان ها رو پوشش داده و مدیریت می کنند ولی همان طور که در ادامه توضیح داده شد این نرم افزار ها بدلیل عدم ارتباط داده ای با موضوعات و فعالیت های فنی پروژه امکان برقرار ارتباط معنی دار با پروژه را ندارند البته این بدین معنی نیست که این نرم افزارها به لحظا طراحی دارای ضعف هستند بلکه وجود این نقصان امری بسیار طبیعی می باشد. چرا که اساسا این نرم افزارها داده ای در حوزه پروژه ندارند که بتوانند زنجیره اطلاعاتی مورد نیاز پروژه را تامین نموده و قابلیت های ويژه ای در حوزه اطلاعات فنی در اختیار مدیران پروژه ها قرار دهند.

همواره در پرزنت محصولات آفام به مشتریان تاکید می کنیم نرم افزار اتوماسیون آفام یک نرم افزار اتوماسیون پروژه هاست. این نرم افزار به لحاظ قابلیت های رایجی که برای نرم افزارهای اتوماسیون متصور هستیم به هیچ وجه اداعایی ندارد و معتقد است احتمالا تمامی نرم افزارهای اتوماسیون موجود در بازار به سبب ورود تخصصی به مقوله سازمانی، از نقطه نظر فرآیندهای عمومی سازمان کاربر پسند تر می باشند و بر همین اساس هرگز مجموعه در صدد رقابت با شرکت های تولید کننده نرم افزار اتوماسیون نمی باشد. اما همان طور که در بالا تشریح گردید، از نقطه نظر پروژه وجود خلاء اطلاعاتی بین مکاتبات و فعالیت های پروژه سبب گردید تا مجموعه آفام با رعایت سیاست اصلی خوود که همواره قرار است در مسیر تولید نرم افزارهای پروژه محور گام بردارد، در صدد تولید نرم افزار اتوماسیونی برآیند که این خلاء اطلاعاتی در حوزه پروژه را پوشش دهد.

نرم افزار اتوماسیون پروژه های آفام یا همان PATS یک نرم افزار از مجموعه زیر سیستم های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام (PMIS) می باشد که در این سیستم جامع علاوه با برقراری ارتباط با سایر ماژول های آفام شامل ماژول مدیریت اطلاعات مهندسی (EDMS)، ماژول مدیریت اطلاعات پروژه های خرید (PPMS) و ماژول ساخت و اجرا (CPMS) خود نیز به عنوان یک نرم افزار مستقل فرآیندهای رایج در سیستم های اتوماسیون را پشتیبانی می کند. این نرم افزار علاوه بر ارائه قابلیت های مناسب برای مدیریت مکاتبات و ارجاعات نامه ها در یک سازمان، قابلیت برقرار ارتباط با داده های پروژه ها و برقرار ارتباط در هر فاز از پروژه را دارا می باشد.

در هر مرحله از پروژه و از طریق هر یک از زیر سیستم ها کاربران می توانند به مکاتبات مربوط به یک فعالیت (یا داکیومنت) دسترسی داشته باشند یا ارتباط آنها را با پروژه برقرار نمایند. بدین ترتیب در گزارش ها و خروجی هایی که در هر زیر سیستم برقرار می شود، امکان رصد و پیگیری به راحتی امکان پذیر خواهد بود.

در پایان این مقاله مجددا اشاره به این نکته ضروری است که نرم افزار اتوماسیون آفام منفردا ادعایی در این حوزه ندارد و استفاده از آن برای سازمان هایی که پروژه محور نیستند توصیه نمی گردد اما زمانی که صحبت از پروژه به میان می آید تنها این نرم افزار بهترین گزینه برای مدیریت مکاتبات پروژه می باشد.