مدیریت محدوده در پروژه ها
پیرو مقالات پیشین که با هدف بررسی انطباق بخش های مختلف سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام با استاندارد PMBOK منتشر گردید، در این مقاله نیز قصد داریم کارکرد و میزان انطباق ماژول های آفام با حوزه مدیریت محدوده یا همان Scope Management که دومین حوزه از حوزه های دهگانه استاندارد PMBOK می باشد را مورد بررسی قرار دهیم.
مدیریت محدوده در پروژه ها
یکی از موضوعات اساسی و پر اهمیت در مدیریت هر پروژه، آشنایی مجموعه مدیریت با حوزه کاری پروژه یا همان Scope Of Work می باشد.
در هر پروژه حوزه مسئولیت شرکت های مختلفی که در پروژه درگیر می باشند، از اهمیت بسیاری بالایی برخوردار است. گرچه با یک نگاه گذرا حوزه کلی یک پروژه در سه فاز اصلی مهندسی، ساخت و خرید واضح به نظر می رسد، اما با در نظر گرفتن متولیان مختلف انجام کار در هر فاز شامل شرکت های پیمانکار، مشاوران، شرکت های ناظر، بازرسین، سازندگان، فروشندگان و سایر موجودیت هایی که در مقاله قبلی در خصوص آنها صبحت شد متوجه خواهیم شد که در هر یک از این فازها جزئیات فراوانی وجود دارد که عدم تشخیص صحیح حوزه مسئولیت هر یک از این موجودیت ها می تواند مشکلات فراوانی را برای پروژه به وجود آورد.
علاوه بر شرکت ها، مدیریت محدوده پروژه در خصوص واحدهای سازمانی و حتی نفرات پروژه نیز مصداق دارد.
به عنوان مثال در فاز مهندسی پروژه، با اینکه وظیفه تولید مدارک بر عهده تیم طراح و بررسی و ارائه نقطه نظر بر روی مدارک مربوط به تیم مشاور و ناظر است و نهایتا تائید کننده این مستندات با شرکت کارفرما می باشد، اما در عمل این خط کشی برای تفکیک محدوده پروژه به این سادگی نمی باشد.
در پروژه مدارک بسیار زیادی وجود دارد که با آنکه متولی آن یک واحد مشخص است اما واحدهای دیگر هم در تولید آن دخیل می باشند و حتما قبل از نهایی شدن باید نقطه نظرات خود را روی آن مدرک اعمال نمایند. به عنوان مثال یک مدرک مانند مدرک P&ID مدرکی است که توسط واحد Process (فرآیند) تهیه می شود اما حتما بخشی از آن نیاز به بررسی اقدام توسط واحد ابزار دقیق (Instrument) و گاها Safety نیز دارد. یا مدرک Hazardous Area واحد Electrical (برق) حتما باید به رویت و اعمال نظرات واحدهای فرآیند و Safety رسیده باشد.
همچنین در طرف مقابل نیز این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است. در تیم کارفرما و ناظر هم پس از دریافت مدارکی با این ماهیت فضایی مشابه حاکم است. یعنی هر یک از واحدها بر روی یک مدرک واحد باید محدوده کاری که برای آنها تعریف شده اند را در نظر داشته باشند.
مثلا در طراحی یک پمپ که قرار است در محدوده انفجار یک پالایشگاه گاز مورد استفاده قرار گیرد اگر فقط با طراحی واحد مکانیک و برق برای کارفرما ارسال یا صرفا با اظهار نظر کارفرما در این دو دیسیپلین و بدون در نظر گرفتن نقش واحدهای فرآیند و ایمنی برای خرید و ساخت ارسال شود منجر به فاجعه ای بزرگ خواهد شد.
مثال فوق تنها یک نمونه از دها موردی است که در مباحث مختلف پروژه مطرح می باشد و همواره مدیریت صحیح آن از بروز چالش های مختلف در پروژه جلوگیری نموده و برعکس عدم توجه به آن می تواند مشکلات فراوانی را برای تیم پروژه به بار آورد. در یک سیستم PMIS توجه به این مقوله در هر یک از فازهای پروژه یکی از ملزومات اساسی طراحی آن سیستم می باشد.
مدیریت محدوده پروژه ها در ماژول های سیستم مدیریت اطلاعات آفام
با توجه به اهمیت تشریح شده در خصوص مدیریت حوزه کاری در پروژه یا همان Scope Of Work مجموعه آفام نیز جهت تحقق این حوزه در طراحی کلیه ماژول های خود این مورد را از نظر گذرانده و همواره در توسعه محصولات خود ابزار مختلفی جهت مدیریت این حوزه ارائه می نماید.
در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام (EDMS) که وظیفه مدیریت اطلاعات پروژه ها در فاز مهندسی را بر عهده دارد، قابلیت تعریف شرکت ها و نفرات پروژه با نقش های مختلف، قابلیت دسته بندی مدارک و مستندات، تدوین ماتریس توزیع یا همان Distribution Matrix برای دستگردانی مدارک بین واحدهای مختلف مهندسی و امکان مدیریت و تفکیک حوزه های کاری دیسیپلین های مهندسی به راحتی فراهم می گردد که در همه این امکانات علاوه بر موضوع پشتیبانی از فرآیند کار، مبحث مدیریت حوزه پروژه نیز در نظر گرفته شده و حوزه وظایف هر یک از موجدیت ها توسط نرم افزار کنترل می شود. از طرفی در همین ماژول از سیستم جامع مدیریت، قابلیت های فراوان دیگری نیز با رعایت حوزه کاری توسط سیستم کنترل می شود که برخی از آنها به شرح زیر است.
- امکان تفکیک مدارک مهندسی به تفکیک دیسیپلین ها و سایر فیلدهای اطلاعاتی
- امکان تفکیک مدارک بر اساس پیمانکاران دست دوم
- امکان محاسبه پیشرفت، تاخیرها، وزن انجام کار بر اساس موجودیت های مختلف
- شناسایی مدارک خرید جهت ارسال آنها به واحد خرید و تدارکات
در ادامه فرآیندهای سیستم مهندسی، نرم افزار مدیریت اطلاعات خرید و تدارکات پروژه یا PPMS قرار دارد. در این زیر سیستم نیز همانند زیر سیستم مهندسی تفکیک حوزه کاری پروژه یکی از اصول اساسی می باشد. از زمانی که مدارک خرید از واحد مهندسی به تیم تداکات ارجاع داده می شود، تا زمانی که این مدارک تبدیل به پکیج خرید شده و سپس در فاز مناقصه منجر به انتخاب شرکتی برای خرید یا ساخت می شود و سپس در مرحله ساخت و بازرسی و تحویل آن به انبار که آخرین مرحله از نرم افزار می باشد، کنترل حیطه کاری موجودیت های مختلف پروژه توسط نرم افزار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. در زیر برخی از کنترل های سیستم بر روی حوزه عملکرد پروژه در فاز خرید آورده می شود.
- تعیین مسئول خرید به ازای هر پیکیج خرید
- قابلیت تعریف شرایط و حوزه کاری کار در اسناد مناقصه
- دسته بندی امنیتی دیتاها برای دسترسی شرکت ها به اطلاعات مناقصه در زمان برگزاری
- کنترل تبادل اطلاعات شرکت های پیشنهاد دهنده، واحد تدارکات و مهندسی در زمان شفاف سازی پیشنهادها در فاز مناقصه
- قابلیت دسته بندی و تنظیم قرارداد بر اساس مدارک خرید
- امکان تعیین شرکت فروشنده یا سازنده و تفکیک وظایف آنها
- امکان دریافت اطلاعات گزارش ساخت از شرکت ها به تفکیک هر شرکت با استفاده از سامانه وندورها
- قابللیت تعیین مسئول بازرسی با امکان ثبت گزارش در سیستم
- امکان برقراری ارتباط اقلام خریداری شده یا ساخته شده با لیست تنظیم شده واحد مهندسی جهت خرید
- امکان آگاه سازی انبار در خصوص ارسال اقلام ساخته یا خریداری شده در زمان مقرر
علاوه بر این سیستم جامع مدیریت اطلاعات آفام در فاز ساخت نیز از همان ابتدا و از طریق گلوگاه PWMS که نرم افزار مدیریت انبار و متریال پروژه می باشد، با مدیریت اقلام و کنترل ورود خروج آنها همواره در فاز ساخت و برقراری ارتباط با نرم افزار مدیریت پروژه های ساخت یا CPMS امکان کنترل درخواست های پیمانکاران مختلف در فاز ساخت را نیز بر اساس حوزه وظایف آنها و فعالیت تخصیص داده شده به آنها بر عهده خواهد داشت.
نقش مدیریت حوزه کاری در مدیریت ادعا
مدیریت ادعا یا Claim Management یکی دیگر از مقوله های مدیریت پروژه است که به طور مستقیم با مقوله مدیریت حوزه کاری پروژه در ارتباط است. در یک پروژه همواره عوامل مدیریت در هر یک از موجودیت های شرکتی (سمت کارفرما، طراح، پیمانکار، …) باید علاوه بر کنترل و پایش وضعیت پروژه، چارچوب وظایف سازمان خود در حوزه کاری پروژه را مد نظر قرارداده تا در صورت بروز هر گونه اتفاق که منجر به خروج از چارچوب تعیین شده از قرارداد یا هر رویه هماهنگی کاری شود مراتب را به عنوان یک ادعا به طرف مقابل خود اعلام نمایند. در نظر قراردادن مباحث قراردادی و ثبت و پایش مناسبات مالی همواره یکی از مقوله های اساسی در هر پروژه می باشد که عوامل در گیر در آن در مسیر اجرای پروژه همواره باید برای دفاع از منافع خود موضوعات مربوط به این مباحث و همچنین عوامل تاثیر گذار بر آن برای جلوگیری از متضرر شدن سازمان خود و پروژه را مد نظر قرار دهند.
نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام با مد نظر قرار دادن این مقوله نیز همواره فرآیندها را به گونه ای در مبحث مدیریت حوزه کاری پروژه کنترل می کند که امکان استخراج اطلاعات جهت مدیریت ادعا نیز برای واحد های مدیریتی و کنترلی پروژه میسر گردد.
بیشتر بخوانید : مدیریت یکپارچگی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام
خلاصه
هما نطور که در این مقاله توضیح داده شد، مدیریت حوزه کاری یا Scope Management به عنوان یکی از حوزه های اصلی استاندارد PMBOK همواره یکی از موضوعات اساسی در نرم افزار های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام مطرح بوده و تیم توسعه دهنده نرم افزار در توسعه محصول همواره این آیتم اساسی را مد نظر خود قرار داده است. امکان تعریف نقش های مختلف پروژه در مسیر فرآیند ، امکان تشخیص و ثبت کار روی فعالیت ها به تفکیک نقش ها، قابلیت تعریف جبهه های کاری، قابلیت ثبت دوباره کاری ها و تغییرات (Change Orders) و ده ها قابلیت دیگر در نرم افزارهای آفام همه جزء موضوعاتی هستند که در مقوله کاری پروژه امکان تفکیک وظایف و حوزه های کاری پروژه را فراهم می آورند.
دیدگاهتان را بنویسید