مدیریت یکپارچگی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام

همانطور که در مقاله بررسی انطباق سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام بر استاندارد PMBOK در خصوص رویکرد شرکت آفام در رعایت و در نظر گرفتن فصول استاندارد PMBOK توضیح داده شد، به کارگیری راهکار های ارائه شده در این استاندارد یکی از مراجع این شرکت در تولید محصولات خود می باشد. در این مقاله یکی از حوزه های دهگانه این استاندارد در این محصولات مورد بررسی قرار گرفته است.

اولین حوزه از حوزه های دهگانه استاندارد PMBOK مقوله یکپارچگی یا Integration Management است. گروه نرم افزاری آفام با معیار قراردادن این استاندارد در روند توسعه و بهبود مستمر محصولات خود همواره انطباق بر این استاندارد را مد نظر خود قرار داده و با این سیاست در راستای تحقق اولین حوزه استاندارد PMBOK که موضوع بحث این مقاله می باشد، کلیه طراحی سیستم های حال آتی خود را بر مبنای حفظ جامعیت و یکپارچگی قرار داده است.

موجودیت های یکپارچه در یک پروژه

در مسیر اجرای یک پروژه و در هر یک از گام های پنجگانه ای که استاندارد PMBOK بر مبنای آن فرآیندهای خود را تدوین می نماید، موجودیت های فراوانی وجود دارند که هر یک از آنها می توانند در برهه های مختلف پروژه نقش های مختلفی بازی نمایند. شناسایی این موجودیت ها، تشخیص نقش ها، تعیین اهمیت، پیش بینی سطوح امنیتی و تدوین فرآیندهای مرتبط با آنها یکی از اساسی ترین معیارهای در تیم طراحی محصولات شرکت آفام می باشد.

هم اکنون موجودیت های بسیار مهمی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام وجود دارند که ممکن است در یک یا چند یا تمامی نرم افزارهای نقش بازی نمایند. این موجودیت ها با همواره با دار بودن یک ماهیت واحد و برگرفته شده از یک نبع اطلاعاتی و احد هویت مستقل داشته و با حفظ یکپارچگی همواره اتصال مجموعه ماژول های متعدد نرم افزارها را مهیا می سازند. برخی از موجودیت های اصلی و کلیدی در نرم افزارهای آفام به شرح زیر می باشد.

تیم پروژه / کاربران

اعضاء تیم پروژه اصلی ترین ارکان آن و کاربران نرم افزارهای مرتبط با آن هستند. هر کاربر در هر برهه از پروژه ممکن است به نوعی در بخشی از فرآیندهای پروژه دخیل باشد. این اعضاء به عنوان کاربر در هر یک از زیر سیستم های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه ها لاگین کرده و به عنوان بخشی از فرآیند نقش خود را ایفا کرده یا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا می کنند.

به عنوان مثال کاربری با نقش مدیر پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های مهندسی امکان کنترل مدارک مهندسی و رصد نمودن وضعیت داکیومنت ها، شرکت در چرخه دستگردانی مدارک، دسترسی به فایل ها، مشاهده وضعیت پیشرفت، برنامه زمانبندی و نیروی انسانی در دسترس را دارد، ضمن اینکه همین کاربر با ورود به نرم افزار خرید و تدارکات پروژه ها می تواند وضعیت خرید پروژه هایی که مدیریت آن را بر عهده دارد را بررسی و کنترل نموده یا در زیر سیستم انبار و متریال وضعیت اقلام خریداری شده و موجودی پروژه را مشاهده نماید. در تمامی این زیر سیستم ها نفرات تعریف شده صرفا در یک مرجع اطلاعاتی تعریف شده و سپس با حفظ یکپارچگی در تمامی زیر سیستم ها و نرم افزارهای سیستم جامع قابل شناسایی می باشند.

فعالیت های پروژه

در واقع اصلی ترین موجودیت یک پروژه فعالیت های آن است. با تعریف فعالیت ها سایر فرآیندهای پروژه بر مبنای این فرآیندها جریان می یابند. برنامه زمانبندی، تاخیرها، کنترل پروژه، گزارش انجام کار و ده ها فرآیند دیگر همه بر مبنای فعالیت هایی انجام می شوند که همواره با یک هویت واحد و با رعایت جامعیت و یکپارچگی در نرم افزار قابل شناسایی می باشند.

مدارک و مستندات فنی

اسناد و مدارک در یک پروژه مهندسی بخشی از فعالیت های پروژه در آخرین سطح از شکست فعالیت ها می باشند. در یک پروژه با رویکرد EPC مدرکی که در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی ثبت، تولید و دستگردانی می شود فقط در زیر سیستم مهندسی (نرم افزار کنترل مدارک مهندسی) کاربرد ندارد. بخش بسیاری از مدارک در قالب مدارک خرید و پیوست های مرتبط با آن راهی کارتابل واحد تدارکات در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات شده و برخی دیگر جهت ساخت و اجرا در سیستم مدیریت اطلاعات فاز ساخت پروژه ها در دسترس می باشند.

به عنوان مثال مدارک ITP مدارکی هستند که رویه بازرسی کالای در حال ساخت را تشریح می کند. این مدرک در فاز مهندسی و توسط تیم مهندسی Issue شده و سپس به عنوان یک دستورالعمل در اختیار تیم تامین قرار می گیرند که در فاز بازرسی ساخت مورد استفاده تیم بازرسی قرار گیرد. در تمامی این مراحل و فرآیندها، موجودیت داکیومنت (مدرک) با رعایت یکپارچگی یک موجودیت واحد است که در تمامی زیر سیستم ها با رعایت یک طراحی جامع در دسترس خواهد بود.

شرکت ها

یکی دیگر از موجودیت های بسیار مهم در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ها شرکت ها هستند. اولین و مهم ترین شرکت همان سازمان صاحب لایسنس نرم افزار است که در تمامی ماژول ها دسترسی به اطلاعات مربوط به آن اعم از نام، آدرس، نقش ضروری می باشد. به غیر از سازمان، شرکت های مختلفی با نقش های متنوع در اجرای یک پروژه با یک دیگر همکاری می کنند. کارفرما، شرکت ناظر، پیمانکار مشاور، پیمانکاران اصلی اجرا، پیمانکاران دست دوم، شرکت های فروشند و سازنده همه موجودیت های اصلی هستند که در هر مرحله از پروژه نقش دارند. رعایت یکپارچگی این موجودیت ها در تمام مراحل و ماژول های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

یک شرکت ممکن است در چندین پروژه نقش های متفاوتی بازی کند یا در هر مرحله وظایف مختلفی را بر عهده داشته باشد. در تمامی این مرحل صرفا این نقش ها هستند که تفاوت دارند اما ماهیت شرکت کماکان از یک مرجع واحد می آیند. علاوه بر این هر شرکت ممکن است قرارداد یا قراردادهای مختلفی را منعقد نماید یا صورت وضعیت صادر کرده یا در تراکنش های مالی خود دریافت یا پرداختی های مختلفی داشته باشد. اطلاعات مربوط به شرکت ها در تمامی این تراکنش ها زمانی که سایر زیر سیستم های این سیستم جامع نظیر کنترل هزینه، مدیریت امور قراردادها و … تولید شوند کماکان باید از یک مرجع واحد استخراج شود.

نامه ها و مکاتبات

با آنکه مکاتبات پروژه از جمله نامه ها و صورت جلسات خود بخشی از مدارک و مستندات یک پروژه محسوب می شوند، اما با توجه به اهمیت نیاز است تا ماهیتی مستقل هم داشته باشند، لذا در سیستم جامع مدیریت اطلاعات آفام مقوله مکاتبات در یک ماژول کامل مجزا تحت عنوان سیستم اتوماسیون پروژه ها نیز قابل مدیریت است.

در سیستم اتوماسیون پروژه های آفام کلیه مکاتبات پروژه قابلیت ارتباط با تمامی موجودیت های اصلی و فرعی سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها را با همان حفظ جامعیت دار می باشد. مکاتبات پروژه همواره با فعالیت های پروژه در ارتباطند و همه جا از یک مرجع واحد با هویت یکسان منتج می شوند. رعایت این یکپارچگی و حفظ جامعیت در مدیریت اطلاعات مروبط به مکاتبات خود عامل اساسی برای شکل گیری سیستم اتوماسیون پروژه ها و همچنین دسترسی کلیه ماژول های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام به نامه ها و سایر مکاتبات مرتبط با آن فاز در پروژه می باشد.