نقش سیستم های مدیریت اطلاعات در فاز خرید و تدارکات پروژه ها

به جرات می توان گفت که یکی از پیچیده ترین و حساس‌ترین فازهای یک پروژه فاز خرید و تدارکات در آن پروژه است. با یک نگاهی به فعالیت های تعریف شده در یک پروژه با رویکرد EPC در میابیم که هموار بخش قابل توجهی از وزن کل پروژه هم به لحاظ احجام زمانی و هم به لحظا پارامترهای مالی به فاز خرید و تدارکات آن پروژه اختصاص دارد.

این فاز از پروژه نه تنها به لحاظ اوزان کاری بخش قابل توجهی از یک پروژه بزرگ صنعتی را به خود اختصاص می دهد، بلکه به علت تنوع فرآیندها و تعدد موجودیت های درگیر در آن، به لحاظ مجموع تراکنش هایی که در حین آن رخ می دهد، یکی از پیچیده ترین مراحل اجرای یک پروژه است.

در یک پروژه با پکیج های خرید متعدد که گاها در برخی از پروژه ها به صدها پکیج خرید می رسد، ،دغدغه بزرگ مدیران رصد نمودن تمام این پکیج ها برای تامین به موقع و رسیدن به سایت پروژه است.

از آنجا که فرآیند تامین بسیاری از این پکیج های خرید به خصوص پکیج های مربوطه به اقلام اصلی پروژه (Main Equipment) پروسه ای طولانی و زمان بر است و حتی در خصوص برخی از اقلام ماه ها به طول می انجامد، تمرکز اصلی کار بر روی تامین اقلام می باشد.

آگاهی از هر لحظه از پیشرفت کار در حین ساخت و بارسی و سپس رصد نمودن حمل و تحویل اقلام به سایت نیاز به انجام تعاملات متعدد و پیگیری های مختلف از جانب تیم تدارکات دارد.

کنترل نهایی سازی اسناد و مستندات مهندسی مربوط به ساخت، بررسی دقیق گزارش های شرکت سازنده، اطمینان از تامین مالی و پیگیری جهت تامین اقلام و مواد خام جهت مهیا سازی پیشنیازهای ساخت اقلام با در نظر گرفتن نیازهای سایت جهت تامین به موقع اقلام، همه مجموعه ای از تراکنش های مرتبط با هر یک از اقلام سفارش گذاری شده در فاز خرید و تدارکات پروژه می باشد که تحلیل و بهره مندی از مجموعه اطلاعات تولید شده در این فاز اصل اساسی مدیریت مناسب پروژه در این فاز می باشد.

علی رغم تولید این حجم بالای اطلاعات در فاز خرید و تدارکات پروژه های صنعتی نکته حیرت انگیز در خصوص این فاز از پروژه ها در کشور ما این است که در بیشتر شرکت های پروژه محور یا پروژه هایی که سرمایه گذاران مختلف برای تاسیس پلانت های صنعتی نظیر نفت، گاز، پتروشیمی، معدن و فولاد،… تعریف می کنند فاقد ابزاری مکانیزه برای مدیریت اطلاعات پروژه ها می باشند.

هم اکنون و در شرایطی که استفاده از یک سیستم مدیریت اطلاعات، حداقل در فاز مهندسی به یکی از نیازهای اصلی در حوزه مدیریت پروژه مبدل شده است، متاسفانه استقرار مناسب و موفقیت آمیز بانک اطلاعاتی جامع اطلاعاتی در فاز خرید و تدارکات به یک چالش بزرگ در پروزه ها مبدل شده است.

مقاومت در خصوص پذیرش یک سیستم در هر سازمان امری طبیعی است و همواره به واسطه ماهیت کسب و کاری که متولی آن هستیم، با این اینرسی ذاتی سازمان ها و نفرات آنها در فاز استقرار سیستم ها آشنا هستیم و آن را جزئی از چالش های کار خود می دانیم.اما نکته ای که باید به صراحت به آن اعتراف نمود این است که مقاومت سازمان در برابر استقرار سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید (PPMS) به مراتب بیشتر از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های مهندسی (EDMS) می باشد.

نکته جالب در این خصوص این است که تقریبا هیچ شرکتی را سراغ نداریم که با آسیب های ناشی از عدم سازمان دهی اطلاعات خرید و تدارکات آشنا نباشد. خاطرات متعدد مدیران از دیتاهایی که صرفا در نرم افزار Outlook کارشناسان خرید و تدارکات نگهداری می شده و با ترک سازمان توسط این کارشناسان برای همیشه از بین رفته اند را بارها شنیده ایم. در اکثر پروژه ها بیشترین اقدامی که برای مدیریت اطلاعات پروژه صورت گرفته است، مجموعه فایل های پراکنده اکسل که با سلایق شخصی توسط متولیان واحد تدارکات و در هر پروژه تولید می شوند، مثال هایی از این دست مبین این نکته است که با اینکه همه سازمان هایی که تجربه اجرای پروژه را در فاز خرید و تدارکات را داشته اند و به نوعی آسیب های ناشی از آن را تجربه نموده اند، اما زمانی که صحبت از استقرار یک سیستم جامع اطلاعاتی در این فاز از پروژه به میان می آید، اکثر سازمان ها از استقرار موفق آن در مجموعه پروژه های خود عاجزند.

عدم موفقیت استقرار ماژول خرید و تدارکات پروژه ها یکی از چالش های بزرگ شرکت های تولید کننده این نرم افزارها نیز می باشد. در مقاله چالش های استقرار ماژول خرید و تدارکات در سازمان ها که پیش تر در وب سایت آفام منتشر شده بود که پیشنهاد می گردد در ادامه این مطلب مورد مطالعه قرار گیرد.