مدیریت خرید و تامین در پروژه ها

فرآیند مدیریت خرید و تامین در پروژه ها (Procurement Management) چگونه است؟ این قابلیت به چه شکل در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه آفام پیاده سازی شده است؟

یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز P یا همان فاز خرید پروژه است که در استاندارد PMBOK نیز به عنوان یک حوزه مجزا مورد بررسی قرار گرفته است. در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ (فاز E)، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد.

در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.

تعدد فراوان اقلام و تجهیزات در یک پروژه بزرگ، وجود رویه های مختلف در تامین هر یک از اقلام، تنوع تامین کنندگان و منابع گوناگون، لزوم تبادل اطلاعات و تعاملات مختلف اعم از تعاملات فنی بین کارفرما (مشتری) و مجری (تیم تدارکات و بازرگانی)، مطالعه و بررسی مدارک از فاز مهندسی (E)، تبادل اطلاعات فنی و مالی بین تیم بازرگانی با فروشندگان، سازندگان و تامین کنندگان و از همه مهم تر ملاحظات حیاتی جهت تغذیه به موقع انبار برای اجرای صحیح در فاز ساخت و ده ها تراکنش دیگر در فاز خرید و تحویل شامل حمل، بازرسی ترخیص به علاوه تعاملات داخلی و درون سازمانی شامل فرآیندهای تیم بازرگانی، همه مجموعه مسائلی هستند که لزوم برخورداری از یک سیستم مکانیزه برای مدیریت اطلاعات و کنترل فرآیندها در یک پروژه بازرگانی را ضروری می نماید.

مدیریت خرید و تامین در پروژه ها Procurement Management

همان طور که در مقدمه این مقاله اشاره شد، در فاز تدارکات و بازرگانی یک پروژه، وجود فرآیندهای مختلف و تراکنش های متعدد با موجودیت های درون و برون سازمانی مجموع فعل و انفعالاتی هستند که کنترل و مدیریت آنها از پیچیده ترین مقوله های پروژه بوده و لزوم استفاده از ابزار مکانیزه برای مدیریت آنها به ويژه در پروژه های بزرگ و هم زمان اجتناب ناپذیر است.

فاز خرید و تدارکات در یک پروژه زنجیره ای حیاتی در ارتباط فاز طراحی (مهندسی) با فاز ساخت است. تیم مهندسی با طراحی و تولید مدارک و مستندات مختلف نظیر نقشه ها، رویه ها، دیتا شیت ها و ده ها مدرک دیگر نهایتا با ارائه یک درخواست خرید تحت عنوان Material Requisition و ارسال آن به واحد خرید و تدارکات پروسه خرید را آغاز می کنند.

واحد تدارکات طی فرآیندهایی پیچیده که حاصل ده ها فعالیت مختلف برای شناسایی تامین کنندگان، دعوت آنها جهت مشارکت جهت تامین یا ساخت درخواست می باشد اقدام به انتخاب شرکتی برای تامین کالاهای مورد نیاز پروژه نموده و سپس بعد از انتخاب و عقد قرارداد فرآیند ساخت یا تامین کالا آغاز می گردد.

در این فاز که به فاز Before PO معروف است، عوامل واحد تدارکات هر مرحله از فرآیند اجرای کار تا زمان تحویل کالا را باید تحت نظر داشته و همواره با کنترل تک تک فرآیندها از بروز تاخیر یا انحراف در تامین جلوگیری نمایند. اخذ گزارش پیشرفت در دوره تامین مواد خام و پس از آن در مرحله ساخت، انجام بازرسی های مختلف در مراحل مختلف کار تا زمان تهیه پکینگ لیست و حمل و نهایتا تحویل اقلام به انبار سایت همه از وظایف واحد خرید و تدارکات پروژه در فاز تامین یک پروژه می باشد.

حجم بالایی از اطلاعات و داده ها و لزوم در دسترس و قابل پیگیری بودن یکی از نیازهای اصلی پروژه است. عمق این نیاز زمانی بیش از پیش مشخص می گردد که بدانیم در یک پروژه بزرگ صنعتی با ده ها یا شاید صدها پکیج خرید روبرو باشیم که هر یک در فرآیند خرید و تامین (داخلی یا خارجی) هر یک در مرحله ای قرار دارند که امکان رصد نمودن و آگاهی از وضعیت آنها در مدیریت پروژه ای که در انتظار تامین آنها است، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در واقع در این مرحله از اجرای یک پروژه فقدان یک سیستم جامع با داشبورد مدیریتی مناسب و قابلیت اخذ گزارش های متنوع امکان مدیریت صحیح و اجرای به موقع پروژه را به خطر خواهد انداخت.

نرم افزار PPMS (Procurement Project Management System) به عنوان یکی از نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام یک نرم افزار جامع و توانمند براي مدیریت اطلاعات و كنترل فرآیندها در فاز بازرگانی و تدارکات پروژه‌هاي بزرگ عمرانی و صنعتی مي‌باشد، این سیستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با فاز بازرگانی و خرید تجهیزات مي‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه PPMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت تعاملات و فرآیندهای مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر مقوله‌هاي برون سازمانی شامل تعاملات پیمانکار با کارفرما و به موازات تعاملات با سازندگان، فروشندگان و تامین کنندگان را مدیریت نموده و این فرآیند را از ابتدای سفارش گذاری کالا تا زمان حمل، ترخیص و نهایتا تحویل کالا به انبار مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله امکان برنامه ریزی در حوزه اجرا و کنترل مقوله مالی (Cash Flow) را نیز فراهم می سازد.

مدیریت خرید و تامین سیستم مدیریت اطلاعات آفام

همان طور که در بالا اشاره شد، اهمیت مقوله خرید و تامین کالا به قدری بالاست که مباحث مربوط به این حوزه توسط شرکت آفام به صورت کاملا مجزا و در قالب یک نرم افزار مستقل تحت عنوان نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات یا همان PPMS (Procurement Project Management System) ارائه گردیده است.

این نرم افزار کلیه حوزه های خرید از همان ابتدا و زمانی که اسناد و مدارک مهندسی در پیوست یک درخواست خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد تا زمانی که اقلام در انبار سایت تحویل می گردد را تحت پوشش خود قرار می دهد. فرآیندهای متعددی از نقطه ابتدایی که تا آخرین مرحله وجود دارند که تمامی آنها به صورت یکپارچه در نرم افزار PPMS پشتیبانی شده و کلیه این فرآیندها تحت پوشش نرم افزار قرار دارند.

از آنجا که این حوزه PMBOK کاملا مترادف با یک ماژول مستقل آفام می باشد کلیه قابلیت های نرم افزار در صفحه مربوط به محصولات و در صفحه قابلیت های فنی نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات وب سایت شرکت توضیح داده شده است. لذا در این بخش صرفا به خلاصه ای از فرآیندها و فعالیت هایی که در حوزه مدیریت خرید و تامین تحت پوشش نرم افزار جامع مدیریت اطلاعات آفام قرار می گیرد به شرح زیر اشاره می گردد.

• مدیریت مدارک فنی خرید (مهندسی خرید)
• مدیریت تامین کنندگان (شرکت های فروشنده و سازنده) شامل دسته بندی فنی، ارزیابی
• مدیریت پکیج های خرید
• فرآیند مناقصه
• فرآیند دریافت پیشنهاد های فنی، بازرگانی و مالی
• فرآیند شفاف سازی فنی و مالی (Tender Clarification)
• فرآیند دریافت پیشنهاد های فنی و مالی
• فرآیند انتخاب برنده
• انعقاد قرارداد
• مدیریت امور قراردادها و مناسبات مالی شامل ترم های پرداختی، صورت وضعیت ها، پرداختی ها، ضمانتنامه ها، تعهدات، گارانتی و وارانتی
• فرآیند تامین مواد خام Raw Material
• فرآیند ساخت و اجرا Fabrication
• آغاز بازرسی با Inspection Notification شرکت سازنده (Vendor)
• فرآیندهای مراحل بازرسی های چهارگانه شامل Raw Material Inspection، Fabrication Inspection، Final Test Acceptance (FAT) و Pre-Shipment Inspection و ثبت نتایج هر مرحله
• فرآیندهای پیش از حمل شامل تشکیل Packing List و بازرسی زمان حمل و تولید Release Note
• فرآیند حمل شامل حمل داخلی و خارجی، گمرک، …
• فرآیند تحویل به انبار سایت شامل تحویل بسته خرید، فرآیند بازرسی زمان بازگشایی (OPI)، تهیه گزارش بازگشایی (OSDI) و ورود به انبار (MRS)
• امکان ثبت اسناد و مدارک نهایی کالا Certificate Of Origin
• مدیریت خدمات پس از فروش نظیر وقایع پس از تحویل (زمان نصب، آموزش، تحویل)، زمان آزاد سازی ضمانتنامه ها، اتمام گارانتی و …