چالش های استقرار ماژول خرید و تدارکات در سازمان ها

فاز خرید و تدارکات در یک پروژه یکی از پر تراکنش ترین مراحل یک پروژه با رویکرد EPC است. به جرات می توان گفت که حجم اطلاعات و دیتاهایی که در این فاز از پروژه تولید می شود به مراتب بیشتر از دو فاز دیگر مهندسی و ساخت می باشد. تعدد بسیار موجودیت های درگیر در پروژه و تعاملات هر یک از این موجودیت ها با یکدیگر در هر یک از گام های انجام فرآیند تامین و خرید، حجم بالایی از اطلاعات و داده ها را تولید می کنند که عملا مدیریت این حجم از داده ها با استفاده از ابزار رایج در روش های سنتی نظیر نرم افزارهای Outlook و اکسل امکان پذیر نمی باشد.

در بیشتر شرکت ها در حین تامین اقلام پروژه کمترین امکان برای رصد کردن وضعیت تامین، هشدار تاخیرها، پیگیری پیشنیازی ها وجود دارد و عمدتا تیم تدارکات و بازرگانی تسلیم شرایطی هستند که به سبب انبوه وظایف و فعالیت های مرتبط با تامین به آن‌ها دیکته می شود. این معضل زمانی چندین برابر می شود که سازمان با یک پروژه بزرگ با تعداد بالای پکیج های خرید و تعدد شرکت های تامین کننده مواجه شود. اما متاسفانه علی رغم وجود این معضل آشکار در تمامی پروژه های کشور اقبال نرم افزارهای مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات در نزد شرکت ها بسیار کم تر از سایر ماژول های مهندسی است.

در عمده پروژه های بزرگ صنعتی نه تنهای مجموعه پروژه با نارسایی های فراوانی در حین اجرا و تامین اقلام مواجه می شوند بلکه پس از آن و بعد از اتمام تامین اقلام پروژه بیشتر اطلاعات و مستنداتی ارزشمندی که در حین اجرای کار تولید شده اند از دست می رود.

نسخه های مختلف پیشنهادها، پرسش و پاسخ ناشی از مکاتبات و شفاف سازی های فنی پیشنهاد دهندگان با تیم مهندسی، شفاف سازی مناقصه، تبادل اطلاعات مدارک و مستندات مهندسی، اطلاعلات قراردادی، اطلاعات مالی شامل صورت وضعیت ها، پرداختی ها، اطلاعات حین ساخت شامل گزارش های ساخت، بازرسی، نتایج بازرسی و سپس اطلاعات حمل و تحویل به انبار همه حجم بالایی از اطلاعاتی هستند که عمده آنها از طریق ایمیل طرفین تبادل گردیده و هیچ دسته بندی اطلاعاتی برای آنها وجود نداشته یا در صورت وجود ساختاری با نرم افزار اکسل و محدودیت های فراوانی که برای مدیریت این حجم از اطلاعات دارد ایجاد گردیده که در دراز مدت منبع جامع و مناسبی برای دسترسی به اطلاعات پروژه نمی باشد.

دلایل دشواری استقرار سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ای خرید و تدارکات در سازمان ها

همان طور که در بالا اشاره شد، با اینکه حجم بالای اطلاعات تولید شده در فاز خرید و تدارکات و همچنین پیچیدگی های این فاز بر هیچ کسی پوشیده نیست اما نکته قابل تامل و تعمق این است که در بیشتر شرکت ها نیازی برای مکانیزه کردن این فرآیند احساس نمی شود یا اگر احساس می شود هیچ عزمی برای انجام این مهم نیست. نکته دردناک تر در این خصوص در مورد شرکت هایی است که با احساس این نیاز و با صرف هزینه و زمان اقدامات لازم برای استقرار سیستم را به عمل آورده اند اما متاسفانه بلافاصله اجرای سیستم را متوقف و رو به همان سیستم سنتی رایج خود آورده اند.

عدم توفیق استقرار سازمان ها در اجرایی کردن کامل یک سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات یکی از معضلات شرکت های تولید کننده این نرم افزارها و از جمله آفام نیز می باشد. گرچه مجموعه نرم افزاری افام کوشیده تا با رعایت سادگی هر چه تمام تر و با در نظر گرفتن ذائقه کاربران محیط و شرایط مناسب برای استقرار نرم افزار خود فراهم آورد اما واقعیت این است که کمترین نمونه ای از مشتریان این شرکت را می توان مثال زد که از همه قابلیت های نرم افزار استفاده کرده اند یا تمامی مباحث تحت پوشش این سیستم را در سازمان خود اجرایی نموده باشند.

موارد بسیاری را می توان دلیل وجود این چالش ها در استقرار ماژول خرید و تدارکات یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها دانست که در ادامه به برخی از این دلایل اشاره می شود.

دید سنتی

بر خلاف فاز مهندسی که سال ها بر اساس یک روال نهادینه شده در حال اجرا می باشد و تمام نفراتی که در این فاز از پروژه کار می کنند این روند را به عنوان جزء لاینفک فرآیندهای کاری خود به رسیمت شناخته اند، در فاز خرید و تدارکات این گونه نیست. سال هاست که اکثر هماهنگی ها، تبادل اطلاعات و سایر تعاملات بر اساس روابط انسانی به صورت تلفنی یا نهایتا ایمیل در حال انجام است و ایجاد تغییر در شاکله این روند امری بسیار دشوار است.

تعدد موجودیت ها

همان طور که در بالا نیز اشاره شد، یکی از دلایل پیچیدگی استقرار ماژول خرید نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید، تعدد موجودیت های درگیر در اجرای کار است. هماهنگی و اعمال اجبار برای استفاده از سیستم در پروژه یکی از چالش های بزرگ تیم مستقر کننده نرم افزار است. در بسیاری از پروژه ها ایجاد هماهنگی بین این عوامل دشوار و تا حد زیادی غیر ممکن می باشد به نوعی که واحد خرید و تدارکات به عنوان متولی اصلی نرم افزار گاها مجبور است پس از انجام سنتی فرآیند اطلاعات و داده ها را با دوباره کاری در نرم افزار وارد نماید.

پیچیدگی فرآیند

در یک فرآیند مهندسی روال انجام کار بسیار ساده است. مدارک توسط طراح تهیه و برای اظهار نظر تیم ناظر، مشاور یا کارفرما ارسال می شود. این روند اینقدر ادامه پیدا می کند که نسخه نهایی مدارک تولید شود. اما واقعیت این است که در فاز خرید و تدارکات موضوع خیلی پیچیده تر از این حرف هاست. در هر یک از گام های خرید و تامین اقلام پروژه فرآیندی متفاوت بین موجودیت های متفاوت در حال انجام است که عملا درگیری مجموعه پروژه با نرم افزار را چندین برابر می کند. آماده سازی پکیج خرید، تهیه لیست تامین کنندگان، استعلام، دریافت پیشنهاد فنی و بازرگانی، بررسی مالی و اعلام برنده فرآیندهای مجزا در فاز پیش از قرارداد و عقد و نهایی سازی قرارداد، فعالیت های ساخت، بازرسی، حمل و تحویل و البته موضوعات مالی همه فرآیندهای مفصل در فاز پس از خرید می باشد که در هر یک از آنها واحدها و موجودیت های مختلفی در گیر هستند.

پراکندگی

بر خلاف سایر فازهای یک پروژه تعدد گام ها و فرآیندها و همچنین تنوع اسناد و مدارک و اطلاعات پراکندگی عظیمی در فاز خرید و تدارکات یگ پروژه را به وجود می آورد که عملا نظم دهی به آن را کاری دشوار و طاقت فرسا می سازد. در واقع وجود این پدیده خود به صورت ناخود آگاه مجموعه عوامل پروژه را به سوی یک بی نظمی سوق می دهد که فقط وجود یک سیستم سبب اجبار در نگه داشتن مجموعه در چارچوب نظم انضباط خواهد بود که البته این نیروی بازدارنده از بروز بی نظمی ناخودآگاه به عنوان یه عامل مزاحم سبب وجود مقاومتی ذاتی در مسیر اجرای کار به صورت سیستماتیک می باشد.

دشواری ثبت اطلاعات

واقعیت این است که ارسال ایمیل با زدن یک دکمه برای تبادل اطلاعات بسیار راحت تر از روشی است که یک نفر بخواهد اطلاعات را به صورت منظم و با چارچوبی دست و پاگیر در نرم افزار وارد نماید. در شیوه سنتی مجموعه عوامل پروژه صرفا با پیوست کردن اطلاعات و داده ها به یک ایمیل و نهایتا ثبت مختصری از اطلاعاتی که به زعم کارشناس مربوطه اهمیت دارد (دقت شود اطلاعاتی که ساختار آن طراحی و مهندسی نشده است) فرآیندی را به انجام می رساند اما در شیوه سیستماتیک طبیعی است که نیاز است مراحل تعریف شده برای آن فرآیند به صورت منظم و کامل طی شوند تا اطلاعات مهندسی شده در سیستم ثبت گردند.

راهکاری پیشنهادی برای استقرار نرم افزار در پروژه

دلایلی که در بخش قبل در خصوص علل عدم موفقیت کامل استقرار سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه های بر شمرده شد، گرچه قابل لمس درک برای بروز این چالش در یک پرژه می باشند، اما به دلیل تبعاتی که به همراه دارند به هیچ وجه قابل قبول و توجیه پذیر نیستند در اکثر سازمان هایی که برای استقرار نرم افزار با مشکل مواجه شده ایم همواره راه کارهایی را پیشنهاد داده ایم که در این مقاله نیز همین راهکار ها را برای استقرار موفقیت آمیز نرم افزار پیشنهاد خواهیم داد.

اعلام آمادگی آفام برای تغییرات

مجموعه آفام اولین مسئولیت را متوجه خود می داند، لذا همواره به همه مشتریان خود تاکید نموده که همواره از چالش ها نگذرند و صورت مسئله را پاک نکنند. راه حل بروز هر دشورای در اجرای سیستم کنار گذاشتن آن و انجام کار به صورت سنتی نیست و حتما مشکل خود را با این شرکت در میان بگذارید تا با هم فکری به راه حل مناسب تری برسیم. شاید نیاز باشد بخشی از سیستم جهت سهولت کار البته بدون لطمه خوردن به تولید اطلاعات مورد نیاز، نیاز به تغییراتی داشته باشد. این شرکت با کمال میل هر راهکاری که سبب بهبود فرآیندها می باشد را خواهد پذیرفت.

فرهنگ سازی

مجموعه مشتری باشد باید نواقص سیستم سنتی رو به خوبی درک کرده باشد و بداند چرا چنین دشواری را پذیرفته و به چه علت قرار است از سیستم جدید استفاده نماید.

حمایت مدیریت

واقعیت این است که استقرار هیچ سیستمی با حمایت مدیریت امکان پذیر نیست. در برخی از شرکت ها مدیران علی رغم ژست سیستماتیک و تاکید بر این نکته که استقرار سیستم بسیار برایشان اهمیت دارند، عملا هیچ علاقه ای به استفاده از سیستم ندارند و همه مسئولیت آن را بر عهده یک نفر می گذارند. در چنین مجموعه هایی در خوشبینانه ترین حالت سیستم فقط تا زمان حضور فرد متولی اجرایی می شود و بعد از آن به دست فراموشی سپرده خواهد شد.

تخصیص هماهنگ کننده پروژه

بسیار طبیعی است که وظایف تخصصی هر کاربر بسیار اهمیت بیشتری از ثبت اطلاعات مربوط به آن دارد. یک کاربر هرچقدر هم توجیه باشد که جرا از یک سیستم مکانیزه برای انجام کار خود استفاده می کند، اما ترافیک کاری موجود و همچنین اولیت انجام امور تخصصی که بر عهده دارد مانع از این می شود که در عمل اطلاعات مورد نیاز سازمان را در نرم افزار ثبت نماید. وجود یک هماهنگ کننده با مسئولیت برقرار همین ارتباطات و پیگیری ثبت اطلاعات و البته ثبت بخشی از داده ها کمک بزرگی در اجرایی شدن کار است. البته به شرطی که مدیریت سازمان جذب چنین نیرویی را یک هزینه تلقی نکند که متاسفانه حتی در پروژه هایی چنده صد میلیون دلاری شاهد دریغ مدیریت برای جذب نیرویی هستیم که هزینه جذب یک ساله وی از چند ده میلیون تجاوز نمی کند.