سبد پروژه ها در نرم افزارهای PMIS

مقوله سبد پروژه (Projects Portfolio) در سازمان هایی که مجری یا کارفرمای چند پروژه هم زمان می باشند یا اساس جزء شرکت های پیمانکاری و پروژه ای هستند از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

تمامی مقوله ها، نکات و چالش هایی موجود در این پروژه ها که ما نیز در مقاله های قبلی به آنها اشاره کردیم و در مورد آنها مطلب نوشتیم، در سازمان های چند پروژه ای به شکل بسیار پر رنگ تر و شدید تر وجود دارد.

در مقوله چند پروژه ای علاوه بر کنترل و مدیریت فضای هر پروژه که مسئولیت و نگرانی آن بر عهده تیم مدیریت پروژه است، مدیریت تمامی پروژه ها در کنار هم دغدغه مهم تری است که مدیریت سازمان را نیز درگیر می نماید. مدیریت منابع اعم از مالی، انسانی، ادوات و تجهیزات و ایجاد هماهنگی بین عوامل پروژه ها با یک دیگر و جلوگیری از تداخل کاری در استفاده از منابع و مهم تر از همه تامین منابع برای پروژه ها به شکل مناسب و با توجه به اولویت ها یکی از پیچیده ترین موضوعات مدیریت ارشد سازمان خواهد بود.

در مقوله چند پروژه ای دیگر صرفا مدیریت یک پروژه مطرح نیست و سازمان باید هم زمان چندین پروژه که به صورت موازی با یکدیگر در حال انجام هستند را مدیریت نماید. معمولا سازمان ها مدیریت انجام امور سبد پروژه ها را به دفتر مدیریت پروژه ها یا PMO (Projects Management Office) واگذار می نمایند.

فارغ از اینکه چه کسی مسئول مدیریت و هماهنگی بین پروژه های در حال اجرای سازمان باشد، حجم و ابعاد پروژه ها ایجاب می کند که سازمان ابزاری را برای تیم دفتر پروژه فراهم نماید که امکان مدیریت و رصد نمودن پروژه ها برای اینن تیم به بهترین شکل و دقت و کیفیت ممکن فراهم آید. سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها یا همان PMIS یکی از مهم ترین ابزار مدیریت پروژه ها به صورت هم زمان می باشند که می توانند با بالا رفتن حجم اطلاعات در پروژه ها تنها مرجع مهم و قابل اعتماد برای استخراج اطلاعات و بررسی وقایع یک پروژه باشند.

مجموعه نرم افزار آفام با آگاهی از اهمیت این مقوله در نرم افزارهای مدیریت اطلاعات پروژه های خود علاوه بر تعبیه گزارش تحت عنوان سبد پروژه قابلیت هایی را فراهم آورده که امکان دسترسی عوامل پروژه به اطلاعات و داده های پروژه ها را به تفکیک فراهم می آورد.

علاوه بر این در اویل سال 1400 محصول جدید تحت عنوان PMiX توسط آفام راهی بازار خواهد شد که به عنوان یک سیستم BI به صورت ويژه به مقوله داشبورد های مدیریت و سبد پروژه ها پرداخت و خروجی های بسیار ارزشمندی را در اختیار مدیران پروژه و سازمان خواهد گذاشت. در چند ماه آیند در خصوص PMiX بسیار خواهیم شنید اما در ادامه این مقاله قصد داریم مقوله سبد پروژه ها را در مباحث مختف پروژه و به ويژه در حوزه مدیریت منابع بیشتر بررسی نمایید.

کنترل سبد پروژه در مقوله مدیریت منابع

شاید مهم ترین علت نیاز به کنترل سبد پروژه ها، مقوله مدیریت منابع باشد. فارغ از نیاز مدیریت به آگاهی از وضعیت پیشرفت یا تاخیر پروژه ها در کنار هم، آگاهی از وضعیت منابع پروژه ها در شمایی ساده اما جامع برای مدیریت همین پیشرفت یا تاخیر از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. قطعا عامل اصلی پیشرفت یا عدم پیشرفت یا بروز تاخیر در هر پروژه منابع آن پروژه هستند.

مکفی بودن بودجه یا لزوم تامین به موقع آن، در اختیار داشتن منابع انسانی مناسب در زمان مناسب و نهایتا وجود ادوات و تامین اقلام و تجهیزات در موعد مناسب برای هر پروژه و جلوگیری از تداخل نیاز و منافع پروژه ها در برهه های مختلف اجرا از جمله بزرگترین دغدغه هایی است که علاوه بر برنامه ریزی، نیاز به رصد نمودن مداوم و برخورداری از آلارم ها یادآوری های دارد که تحت پوشش قراردادن همه آنها بدون داشتن سیستم های مکانیزه غیر ممکن به نظر می رسد.

در سازمان های پروژه محور همواره منابع محدود هستند. سازمانی که با نیروی انسانی مشخص چند پروژه هم زمان برای اجرا دارد ممکن است نفرات خود را به ويژه در فاز مهندسی و خرید در پروژه های مختلف به کار گیرد تا با بهینه ترین هزینه نیروی انسانی نسبت به اجرا اقدام نماید. حال گاها ماهیت و اولویت پروژه ها و برنامه زمانی پیش بینی شده برای آنها به گونه ای هستند که امکان تداخل منابع را ایجاد می نمایند که بروز این تداخل اگر در زمان برنامه ریزی مد نظر قرار نگیرد در هنگام اجرا می تواند سبب بروز تاخیر و توقف پیشرفت و نارضایتی کارفرما شود.

به عنوان مثال فرض کنید که در فاز مهندسی واحد پروسس یا بازار دقیق با سه نیرو در حال طراحی چهار پروژه هم زمان با چهار کارفرمای مختلف هستند و همگی طبق برنامه زمانبدی تائید شده کارفرما در یک بازه مشترک ده روز ملزم به تهیه مدارکی هستند که مجموعا نیاز به 300 نفر ساعت دارن اما این در حالی است که میزان نفر ساعت نرمال در اختیار سازمان تنها 240 ساعت است. اینجاست که آگاهی از بروز چنین اتفاقی در پروژه پیش از فرا رسیدن آن از اهمیت بسیار بالایی برخوردار خواهد شد. مدیریت با آگاهی از بروز چنین اتفاقی در پروژه می توان از روش های مختلف برای جبران استفاده نماید. تغییر اولویت های داخلی، استفاده از نفرات جدید یا پیش بینی اضافه کاری برای نیروها همه راهکارهایی هستند که در صورت آگاهی مدیریت از بروز اتفاق می توانند توسط مدیریت اتخاذ گردند.

همین مثال را در مقوله مدیریت منابع مالی و ادوات و تجیهزات می توان زد. آگاهی از وضعیت دریافت ها و پرداخت ها، بودجه مورد نیاز و آگاهی از جریان مالی پروژه در مقوله مدیریت مالی و آگاهی از وضعیت ادوات و تجهیزات و پروسه خرید و تدارکات همه ابزارهایی هستند که مقوله سبد پروژه مدیریت پروژه و سازمان را یاری خواهند کرد.

کنترل سبد پروژه در سایر مقوله ها مدیریت پروژه

علاوه بر مقوله کنترل منابع، کنترل سبد پروژه ها در سایر مباحث مدیریتی پروژه نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. مقوله هایی نظیر مدیریت دانش، مدیریت ریسک، مدیریت ارتباطات و مدیریت ذینفعان از جمله این مقوله ها هستند.

در هنگام اجرای پروژه ها گاها نیاز است تا اطلاعات، داده ها یا تجارب پروژه دیگری که تجربه اجرای مشابه در آن وجود داشته به کار گرفته شود. متاسفانه در اکثر سازمان ها زمانی که پروژه جدیدی وارد سازمان می شود گویی اولین پروژه آن سازمان است. فقدان اطلاعات و داده های پروژه های قبلی، عدم برخورداری از مکانیزمی برای مدیریت اطلاعات و دانش و تجارب پروژه ها (مدیریت دانش) و عدم انتقال این دانش به نیروهای جدید همه سبب می شود تا سازمان امکان استفاده از اطلاعاتی که خود در برهه هایی تولید کننده آن بوده است را نداشته باشد که در صورت مدیریت صحیح مقوله مدیریت دانش سبد پروژه ها می توانند از اطلاعات و داده های یکدیگر منتفع گردند.

در صورت برخورداری مجموعه از مکانیزمی برای مدیریت ریسک پروژه ها نیز وضع به همین منوال است. آگاهی از مدیریت ریسک پروژه ها در کنار یکدیگر دید بهتری به مدیریت سامازن برای آگاهی از تضاد یا تداخل منافع پروژه ها با یکدیگر خواهد داد.

همین طور در حوزه مدیریت ارتباطات و ذینفعان نیز کنترل این مقوله ها برای تمامی پروژه ها در کنار یکدیگر اطلاعات و داده هایی را به مدیریت سازمان می دهد که میتوان در اجرای صحیح پروژه های سازمان راه گشا باشد.

کنترل سبد پروژه در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام

هم اکنون در ماژول های مدیریت مهندسی، مدیریت خرید و تدارکات و مدیریت ساخت آفام قابلیت های مختلفی جهت استخراجی داده ها و اطلاعات جهت کنترل سبد پروژه ها وجود دارد که البته در بخی از موارد رویکرد آن مدیریتی نبوده و بیشتر خروجی ها برای واحد کنترل مدارک یا پروژه در نظر گرفته شده است، اما همان طور که در ابتدای این مقاله توضیح داده شد در ماژول جدید آفام موسوم به PMiX که به زودی وارد بازر خواهد شد، شاهد ارائه بازار تخصصی و بسیار منعطف تری در این حوزه خواهیم بود.