موتور جستجوی محتوی فایل ها، ابزار جدید آفام برای مدیریت دانش در پروژه ها

همان طور که پیش تر و طی یکه مقاله جداگانه توضیح داده شد، یکی از مقوله های بسیار مهم در سازمان ها به ويژه شرکت های پروژه محور مدیریت دانش یا همان Knowledge Management می باشد که متاسفانه بنا به دلایل مختلف نگاه جدی به آن نمی شود.

از طرفی مطابق با آنچه که توضیح داده شد شرکت آفام با درک اهمیت این مقوله ماژولی را تحت عنوان مدیریت دانش در نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی خود پیش بینی نموده است که در این ماژول سعی نموده مقوله های مختلف از مدیریت دانش را در فاز مهندسی پروژه که یکی از اساسی ترین فازهای مبتنی بر دانش در پروژه است، تحت پوشش خود قرار دهد.

همچنین این شرکت در نظر دارد تا این ماژول را در نسخ های آتی سایر نرم افزار های خود اعم از مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات و مدیریت عمومی ساخت نیز لحاظ نماید تا با بهره گیری از یک بانک اطلاعات جامع امکان تحت پوشش قراردادن همه مقوله های مبتنی بر دانش در تمامی فازهای پروژه را برای کاربران خود فراهم آورد.

مقوله هایی که هم اکنون در ماژول مدیریت دانش آفام پشتیبانی می گردد شامل موضوعات زیر می باشد:

• امکان ثبت دانش آموخته های پروژه
• مدیریت منابع و مراجع
• مدارک پایه Feed
• چک لیست ها

علاوه بر مقوله های فوق یکی از نیازهایی که همواره طی استقرار ماژول مدیریت اطلاعات پروژه های آفام در خصوص مقوله مدیریت دانش مطرح می شد قابلیت این ماژول برای جستجو و ثبت دانش های نهفته شده در فایل های پروژه بود که در واقع خود اصلی ترین خروجی و بزرگترین منبع دانش در پروژه می باشند.

گرچه در مقوله های چهارگانه اشاره شده فوق اطلاعات ارزشمندی در پروژه قابل ثبت هستند که سازمان ها می توانند با اتخاذ مکانیزمی برای ثبت آنها در نرم افزار، مجموعه دانش کسب شده در پروژه های خود را در قالبی مدون نگهداری نمایند اما واقعیت این است که بخش اعظمی از این دانش در خروجی همان پروژه ها نهفته می باشد که اگر قابلیتی در سیستم برای کاوش کلمات کلیدی که پیش تر فقط بر اساس ورود اطلاعات کارشناس در سیستم ثبت می شد، وجود می داشت، علاوه بر تسهیل در ثبت اطلاعات بازه بسیار گسترده تری از اطلاعات را در اختیار قرار می داد.

موتور جستجوی فایل های پروژه آفام

مجموعه آفام با آگاهی از میزان اهمیت این مقوله از ماه های گذشته با تعریف پروژه ای برای پر کردن این خلاء تیمی مجزا برای توسعه موتور جستجوگر فایل های پروژه تجهیز نمود که پس از یک دوره سه ماهه تحقیق و جستجو (R&D) و شناخت روش های مختلف و ارائه راهکارهای مختلف در رفع چالش های موجود، نهایتا چارچوبی را طراحی نمود که طی یک دوره سه ماهه دیگر اقدام به توسعه این موتور جستجو گر نمود که تا انتهای سال جاری به عنوان یک افزونه برای محصولات خود روانه بازار خواهد شد.

افزونه جستجوی فایل های پروژه موتوری قدرتمند برای جستجوی محتوی فایل های پروژه در چهار فرمت اصلی Excel, Word, Auto cad و فایل های pdf می باشد که هم اکنون در نسخه اولیه خود با ضریب دقت بالای 70 درصد امکان جستجوی محتوی مورد نظر کاربر در درون فایل های پروژه را خواهد داشت.

شاید یکی از سوالات یا چالش هایی که در خصوص این اقدام آفام برای تولید این محصول مطرح شود، فلسفه تولید این افزونه با وجود موتور های معتبر جستجو نظیر Google Desktop با قابلیت های بسیار بیشتر نظیر باشد. در پاسخ به این سوال می توان دلایل بسیار زیادی را نام برد که تولید این افزونه را توجیه و آن را به مراتب پر کاربرد تر از موتورهای عمومی جستجوی فایل ها می سازد که در ادامه به برخی از این ارزش های افزوده خواهیم پرداخت.

مزیت موتور جستجوی آفام نسبت به موتورهای جستجوی عمومی

گرچه قابلیت و توانایی نرم افزارهای جستجوی دسک تاپ نظیر Google Desktop انکار ناپذیر است اما واقعیت این است که این نرم افزارها نه به عنوان یک نقص بلکه به صورت ذاتی و طبیعی فقدان برخی از قابلیت ها در حوزه پروژه هستند عملا کارایی لازم برای رفع نیاز ایده آل پروژه را ندارند. برخی از این نقصان ها به شرح زیر می باشند.

• واقعیت این است که موتورهای جستجوی رایج با تمامی قابلیت ها درکی از پروژه ندارند چون اساسا به بانک اطلاعاتی از داده های پروژه متصل نیستند که بتوانند ارتباط معنی داری بین اطلاعات پروژه و کلمات کلیدی پروژه ها برقرار نمایند. یک موتور جستجو هر چقدر قدرتمند باشد نهایتا می تواند نتیجه سرج را به کاربر نمایش دهد و بالافاصله بعد از جستجو هیچ تاریخچه یا ارتباط معنی داری بین کلمه جستجو شده با مفاهیم پروژه برجا نخواهد ماند و این در حالی است که در متور جستجوی آفام کاربر با سرچ کلمات کلیدی می‌تواند کلید واژه خود را با توضیحات مناسب در بانک اطلاعاتی ذخیره نماید یا ارتباط آن با سایر فعالیت ها و مدارک پروژه برقرار نماید. علاوه بر این تاریخچه جستجوی کلمات، روند جستجو و آمار آن به عنوان دانش پروژه در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود.
• یکی از موضوعات حساس در پروژه های مبتنی بر دانش سطوح دسترسی و برقرای امینت است. کنترل دسترسی کاربران به پروژه، شناخت نقش کاربران به عنوان موجودیت های فعال پروژه یکی دیگر از نکاتی است که در موتور جستجوی آفام کاملا منطبق بر شرایط پروژه و فرآیندهای تعبیه شده پیش بینی شده است.
• در روش جستجو های خارج از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه و از طریق موتور های جستجو ننتیجه جستجوی کاربر قابل انتقال به کاربران دیگر نیست اما در موتور جستجوی آفام هر یک از کاربران با تخصصی که دارند می توانند تجارب و نتایج به دست آمده از جستجو را برای بهره برداری همه عوامل پروژه در بانک اطلاعاتی سیستم جامع ثبت نمایند.
• موتور جستجوی آفام بنا به دسترسی آن در هر یک از نرم افزار ها به صورت معنی دار فقط مباحث مربوط به آن مقوله را جستجو می کند. به عنوان مثال کاربران نرم افزار کنترل مدارک مهندسی (EDMS) آفام زمانی که از طریق این نرم افزار از افزونه موتور جستجو استفاده می نمایند قابلیت جستجو در فایل های پروژه های مربوط به خود در حوزه های کنترل مدارک مهندسی شامل ترانسمیتال ها، کامنت شیت ها، پرسش و پاسخ فنی را خواهند داشت به همین ترتیب در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات (PPMS) آفام کاربر می تواند فایل های مرتبط با پکیج های خرید، مناقصات، قراردادها، گزارش های ساخت و بازرسی رو با رعایت سطح دسترسی جستجو نماید.
• یکی دیگر از قابلیت های پیش بینی شده در موتور جستجوی آفام به کارگیری خاصیت Document Similarity در این موتور جستجو است. بدین ترتیب که کاربر با سرچ کلمه یک کلیدی خاص و دستیابی به یک فایل مشخص می تواند از موتور جستجو درخواست نماید تا فایل های مشابه با این فایل را نیز به وی معرفی نماید. این قابلیت انعطاف بالایی در جستجوی محتوی فنی داکیومنت های پروژه در اختیار کاربران قرار می دهد.

ماژول کیوسک آفام چگونه کار می کند

همان طور که توضیح داده شد، آفام با طراحی یک موتور جستجوی قدرتمند این قابلیت را برای کاربران خود فراهم آورده است که با جستجو در محتوی فایل های پروژه ها، اطلاعات پروژه های خود را با دقت بیشتری مدیریت نمایند.

در طی سال های تولید و توسعه محصولات آفام، همواره فراهم سازی ابزاری جهت دسترسی مطلوب به اطلاعات و دسته بندی صحیح داده های یکی از دغدغه های تولید محصولات بوده است.تولید ماژول مدیریت دانش آفام خود اقدامی جهت ثبت و نگهداری اطلاعات مفید در پروژه ها بود که در ادامه این مسیر تولید ماژول کیوسک توانایی نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام برای مدیریت اطلاعات پروژه را دو چندان نمود.

موتور جستجوی کیوسک با استقرار بر روی سرور در بازه های زمانی مشخص اقدام به ایندکس نمودن مداوم فایل های پروژه ها که در هر لحظه و در حین انجام فرآیندهای تعریف شده در ماژول های مختلف و توسط کاربران مختلف در حال بارگذاری در سیستم می باشند، می کند.

در کنار تراکنش های مختلف در سیستم که به صورت روزانه در حال ثبت در بانک اطلاعات نرم افزار می باشند، با آپلود کردن فایل های مختلفی همراه است که محتوی هر یک از این فایل ها خود می تواند، منبع ارزشمندی از اطلاعات و داده ها باشند.

با فعال نمودن کیوسک در نرم افزار PMIS این امکان وجود خواهد داشت که کاربران با جستجوی در محتوی این فایل ها ضمن دسترسی به اطلاعاتی که پیش از این دسترسی به آنها ممکن نبود، امکان ثبت تجارب خود در قالب کلمات کلیدی مختلف را داشته باشند.

این کلمات کلیدی که از سرچ کاربران منتج می شود خود می تواند درس آموخته ای از اطلاعات باشد که با کمک ماژول مدیریت دانش آفام به تجارب پروژه در بانک اطلاعاتی افزوده می شود.

با توجه به استقبال مناسب مشتریان از این ماژول جدید و فعال سازی کیوسک در سایت مشتریان فعلی این انتظار می رود که به مرور زمان کیوسک با انبارش مجموعه ای از اطلاعات جدید دریچه ای جدید در حوزه مدیریت دانش در پروژه بگشاید.