مدیریت ذینفعان پروژه ها

مدیریت ذینفعان پروژه ها (Stakeholder Management) چیست؟ سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام چگونه این ویژگی را در نرم افزارهای خود پیاده سازی کرده است؟

در اجرای یک پروژه علاوه بر نفرات تیم پروژه در سمت کارفرما موجودیت های فراوانی در حین کار نقش دارند که مدیریت هر یک از این موجودیت ها یکی از نیازهای مدیریت پروژه و سازمان است. در هر فاز از پروژه شرکت های مختلفی برای انجام بخشی از پروژه درگیر می باشند. در فاز مهندسی (Engineering) به غیر کارفرما و نفرات دیسیپلین های مختلف تیم مهندسی آن، شرکت ناظر یا مشاور طرح موسوم به MC یا Main Consultant ، شرکت پیمانکار طراحی و مهندسی و پیمانکاران دست دوم طراحی شامل نفرات مختلف تیم هایشان از جمله ذینفعان پروژه در فاز مهندسی هستند.

تعدد این ذینفعان در فاز خرید و تدارکات (Procurement) به دلیل تعریف بسته های مختلف خرید به مراتب بیشتر می باشد. علاوه بر گروه مهندسی که در فاز مهندسی خرید با تیم داخلی خرید تدارکات در ارتباط هستند، شرکت های مختلف پیشنهاد دهنده در فاز مناقصه و سپس شرکت های سازنده و فروشنده مختلف در فاز تامین هر یک به نوعی در پروژه نقش دارند. علاوه بر شرکت های تامین کننده در فاز خرید و تدارکات، شرکت یا شرکت های بازرسی، فورواردر، ترخیص کاران از دیگر موجودیت های ذینفع در فاز تدارکات هستند.

همان طور که در مقوله مدیریت خرید و تامین پروژه ها توضیح داده شد، آخرین مرحله از فاز خرید و تدارکات پروژه به انبار ختم می شود. انبارداران انبارهای مختلف و پروژه از جمله ذینفعان دیگر پروژه هستند که با تحویل کالاهای خریداری شده به طور مستقیم در فاز ساخت و اجرا با تیم اجرایی پروژه در تعامل هستند.

علاوه بر شرکت یا شرکت های پیمانکار EPC پروژه که توسط تیم کارفرما برگزیده شده اند و البته تیم نظارت عالیه و کارفرما، تیم اجرای پروژه که وظیفه اجرای فاز Construction را بر عهده دارند متشکل از شرکت های بزرگ و کوچک می باشد که از ذینفعان اصلی پروژه هستند. هر یک از این شرکت ها وظیفه اجرای برخی از کار را در محل سایت پروژه بر عهده دارند که در حین اجرای کار با ذینفعان مختلف داخلی و خارجی در ارتباط اند. دفتر فنی، مدیریت کیفیت، کنترل پروژه، آرشیو فنی و DCC سایت همه از دیگر موجودیت های ذینفع در یک پروژه هستند.

مدیریت ذینفعان پروژه ها Stakeholder Management

مدیریت ذینفعان پروژه دهمین حوزه از حوزه های دهگانه استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه می باشد.

همان طور که مقدمه این مقاله اشاره شد، یک پروژه مجموعه متعددی از ذینفعان می باشد که مدیریت تمامی آنها یکی از موضوعات مهم و حیاتی در پروژه است که پوشش تمامی حوزه های مرتبط با این ذینفعان خود مقوله بسیار گسترده ای است که صرفا در محدوده مدیریت پروژه نمی گنجد و نیاز به همکاری با ارگان های دیگر سازمان در حوزه خارج از پروژه نیز دارد.

به عنوان مثال مقوله منابع انسانی، حقوق و دستمزد گرچه در حوزه پروژ ها قابل تعریف هستند اما واقعیت این است که در بیشتر سازمان ها و حتی سازمان های پروژه محور نیز این مقوله به واحد منابع انسانی سازمان که در یک سطح انتزاعی بالا از پروژه قرار دارد محول می شود. البته تفویض این حوزه به واحد منابع انسانی نافی وظایف مدیریت پروژه در مدیریت این مقوله نیست بلکه کماکان مدیریت پروژه در رصد نمودن وضعیت منابع انسانی و تعامل با واحد مربوطه از جمله وظایف مدیریت پروژه می باشد.

مثال مقوله منابع انسانی در پارگراف فوق صرفا یک نمونه از حوزه های به هم تنیده سازمان با پروژه بوده و مقوله های دیگر همچون قراردادها، مالی نیز شرایط مشابهی در یک پروژه بزرگ می توانند داشته باشند. لذا منتسب نمودن تمامی این موضوعات به حوزه پروژه در تمامی پروژه ها نمی تواند مصداق داشته باشد و بنا به حجم و ابعاد یک پروژه حوزه تحت پوشش مدیریت پروژه برای هر یک از این موارد متغیر می باشد.

فارغ از حوزه پوشش و ضریب نفوذ مدیریت پروژه در مقوله مدیریت ذینفعان آنچه که مسلم است این است که در هر صورت مدیریت پروژه با تک تک این مقوله ها به نوعی در ارتباط می باشد. این درست است که در یک پروژه بزرگ نوع تخصص و گستردگی هر یک از مقوله ها خود نیاز به سازماندهی مجزا دارد اما ماهیت پروژه به گونه است که خود این واحدهای تخصصی و غیر پروژه ای نیز برای انجام آن مقوله خاص نیاز به اطلاعات و دیتاهایی از سمت پروژه دارند.

به عنوان مثال واحد مالی برای تائید صورت وضعیت پیمانکاران نیاز به اطلاعات و داده های پروژه دارد یا برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان پروژه نیاز به اسناد و مدارک و اطلاعات از سوی پروژه می باشد. بدین ترتیب مدیر پروژه کماکان برای تحت پوشش دادن تمامی این مقوله ها نیاز به در دسترس بودن اطلاعات متعددی در حوزه اجرایی پروژه دارد که در یک پروژه بزرگ تحقق این امر بدون در دسترس بودن ابزار مناسب امری دشوار به نظر می رسد.

نقش ارتباط سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه با سایر سیستم های سازمانی برای مدیریت ذینفعان پروژه

همان طور که در بالا اشاره شد، مقوله مدیریت ذینفعان پروژه بنا به ماهیت متنوع آن امری فراتر از حوزه مدیریت پروژه است. گرچه مدیریت پروژه در تمامی این مقوله ها با واحدهای مستقل و غیر پروژه ای سازمان در ارتباط است اما لزوم وجود اطلاعات مناسب برای مدیریت صحیح کار و تعامل مناسب با بخش های مختلف امری اجتناب ناپذیر است.

گر چه به دلیل تنوع و گستردگی که در بالا توضیح داده شد یک سیستم مدیریت اطلاعات به تنهایی نمی تواند وظیفه مدیریت همه ذینفعان پروژه را به دوش بکشد اما اطلاعات و داده هایی که در یک سیستم اطلاعاتی مدیریت تولید می شود، در صورت هدفمند بودن و طراحی یک فرآیند مناسب می توان به خروجی های منتج گردد که نظر مدیریت پروژه در حوزه مدیریت ذینفعان پروژه را تامین نموده و خروجی های مورد نظر برای ارائه به بخش های دیگر را فراهم نماید.

به عنوان مثال زمانی که صورت وضعیتی از سوی یک شرکت سازنده، تامین کننده یا پیمانکار برای مدیر پروژه کارفرما به عنوان تنها مرجع موثق برای تائید صورت وضعیت ارسال می گردد، استخراج وضعیت عملکرد شرکت مذکور از دیتاهای موجود در سیستم های اطلاعاتی می تواند کمک فراوانی به انجام این پروسه و ارسال آن به واحد مالی جهت پرداخت نماید. همچنین در ادامه پروسه پرداخت نیز اندیشیدن مکانیزمی جهت برقرار ارتباط سیستم مالی با نرم افزار مدیریت اطلاعات برای ثبت پرداختی ها به شرکت ها به مدیر پروژه این کمک را خواهد کرد که هر لحظه در جریان آخرین وضعیت پیمانکاران خود قرار گیرد.

این ارتباطات تنگاتنگ سیستم های سازمانی با سیستم های زیر مجموعه اطلاعاتی مدیریت پروژه یکی از نیازهای اساسی در یک سازمان پروژه محور می باشد. ارتباط سیستم های اتوماسیون، حقوق و دستمزد، منابع انسانی، قراردادها با مقوله پروژه از دیگر مثال هایی از این دست است.

مدیریت ذینفعان پروژه در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

همان طور که در بخش های قبلی این مقاله توضیح داده شد، شاید سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها نتواند همه وظیفه مدیریت در حوزه ذینفعان پروژه را به دوش بکشد، اما طراحی هوشمند و مناسب یه سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه می تواند کمک مناسبی به مدیران پروژه در این حوزه نماید.

در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام یا همان PMIS نیز مدیریت مقوله ذینفعان پروژه به عنوان یکی از نیازهای مدیریت پروژه و یکی از الزامات استاندارد PMBOK مد نظر قرار گرفته است. گرچه در حال حاضر این سیستم ادعایی برای پوشش همه نیازهای مدیریت پروژه در این حوزه ندارد اما بخشی هم اکنون و در این برهه بخشی از این نیازها را تحت پوشش قرار داده و در ادامه پلان توسعه و بهبود مستمر با نگاهی جدی تامین نیازهای بیشتر در این حوزه را در برنامه استراتژیک خود لحاظ نموده است.

در ماژول مهندسی آفام (نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام یا همان EDMS) قابلیت رصد نمودن کارکرد نفرات تیم به تفکیک فعالیت ها و مدارک و امکان مقایسه آن با برنامه در مقوله مدیریت منابع انسانی، قابلیت تعریف CBS، و ثیت و محاسبه صورت وضعیت در حوزه مالی دو قابلیت این نرم افزار در مدیریت ذینفعان اصلی فاز مهندسی پروژه یعنی نفرات تیم مهندسی و پیمانکاران طراحی می باشد.

همچنین در فاز خرید و در ماژول نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام یا همان PPMS نیز امکان مدیریت شرکت های Vendor به عنوان ذینفعان اصلی در فاز خرید مورد نظر قرار گرفته است. امکان مدیریت دریافت ها، صورت وضعیت ها و پرداخت های شرکت طرف قرارداد، قابلیت ارزیابی و پیش ارزیابی فروشندگان و سازندگان از جمله ابزار موجود در این ماژول از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام می باشند.

همچنین در فاز ساخت و در ماژول نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های ساخت و اجرای آفام نیز مقوله مدیریت نفرات و پیمانکاران مجری سایت اطلاعاتی را در اختیار مدیران پروژه قرار می دهد که تعامل با بخش های دیگر سازمان جهت تحت پوشش قراردادن کلیه مقوله های مربوط به مدیریت این ذینفعان پروژه را تسهیل می نماید.

علاوه بر این دو نرم افزار مدیریت انبار پروژه ها یا PWMS و نرم افزار اتوماسیون پروژه ها یا همان PATS نیز بخشی دیگر از زنجیره ارتباطی مرتبط با ذینفعان را تشکیل می دهند. مکاتبات و تعاملات رسمی با ذینفعان در سیستم اتوماسیون، و ارتباط فاز اجرایی و تحویل با اقلام خریداری شده پروژه در فاز خرید به ذینفعان در سایت بر عهده نرم افزار انبار آفام می باشد. خروجی هر دو این نرم افزارها در برهه های مختلف مدیریت این ذینفعان خارجی چه در زمان اجرا و چه در زمان تسویه و تحویل کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

با نگاهی به پازل سیستم جامع مدیریت اطلاعات آفام به دو سیستم دیگر در حوزه قراردادها و کنترل هزینه پروژه ها بر می خوریم که هم اکنون در حال توسعه بوده و به بازار عرضه نشده است. در طراحی این دو محصول نیز مقوله مدیریت ذینفعان پروژه با در نظر گرفتن جامعیت و ارتباطا با سایر سیستم ها لحاظ شده است. مجموعه آفام در برنامه استراتژیک میان مدت خود در نظر دارد تا با طراحی فرآیندها و زیر سیستم های مختلف حوزه مدیریت ذینفعان پروژه را در سطح گسترده تری تحت پوشش خود قرار دهد. لذا در آینده نه چندان دور از قابلیت سیستم آفام در این حوزه بیشتر خواهیم شنید.