مدیریت زمانبندی در پروژه ها

مقوله زمان یکی از مهم ترین پارامترهای مدیریت یک پروژه و جزء یکی از حوزه های پیش بینی شده در استاندارد PMBOK می باشد.مدیریت زمانبندی یا Schedule Management یکی از اصول اولیه در تمامی ماژول های سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام می باشد.

در این مقاله سعی داریم تا این حوزه از حوزه های استاندارد PMBOK را در نرم افزارهای سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام مورد بررسی قرار دهیم.

تعریف مدیریت زمانبندی در پروژه ها

در هر فاز از یک پروژه در ابتدای کار و پیش از شروع مرحله اجرایی آن پروژه، پس از استخراج فعالیت های آن، فاز اصلی ترین گام، برنامه ریزی است. در هر مرحله تیم مدیریت و کنترل پروژه با شناسایی فعالیت های پروژه ساختار پروژه یا همان WBS را استخراج نموده و سپس با همکاری با بخش های اجرایی و با تعیین الویت های پیش بینی شده نسبت به تنظیم برنامه زمانبدی اقدام می نماید.

در فاز مهندسی برنامه زمانبندی شامل زمان شروع و پایان تهیه مدارک یا همان Issue آن می باشد. همین طور در فاز خرید برنامه زمانبندی هر پکیج خرید از زمان تهیه اسناد خرید آغاز و سپس با شکست فعالیت ها در مراحل مناقصه، اعلام برنده، تنظیم قرارداد و سپس اجرا، بازرسی و حمل تحویل تنظیم می گردد. در فاز ساخت نیز فعالیت های مراحل اجرا و نصب و ساخت به همین منوال تنظیم و برنامه زمانی انجام آنها مشخص می گردد.

پس از تنظیم برنامه زمانبندی پروژه وظیفه تیم اجرا با مدیریت مدیر پروژه انجام دقیق فعالیت ها بر اساس این برنامه و وظیفه کنترل پروژه پایش انجام صحیح و به وقع کار و هشدار و عکسل العمل در صورت بروز تاخیر از برنامه است. همچنین اگر چنانچه در صوتی که انحراف از برنامه بنا به هر دلیلی و سبب شرایط پیش آمده در پروژه اجتناب ناپذیر باشد؛ وظیفه تیم برنامه ریزی تنظیم مجدد برنامه زمانی مطابق با شرابط جدید می باشد. بنابراین همواره و در هر شرایطی مدیریت زمانبندی در پروژه اصلی اساسی و اصلی اجرا در آن پروژه می باشد.

مدیریت زمانبندی پروژه ها در نرم افزارهای آفام

همان طور که توضیح داده شد، زمانبندی یک پروژه و مدیریت آن یکی از اصول اساسی هر پروژه است. بنابراین و به همین دلیل ساده اصلی ترین وظیفه هر نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه تعبیه قابلیت هایی برای کنترل و مدیریت زمان در پروژه می باشد. لذا نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام نیز در هر یک از ماژول های خود این قابلیت را لحاظ نموده است.

در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی یا همان EDMS، برای مدیریت مناسب پروژه در فاز تهیه مدارک پنج برنامه زمانبندی قابل تعریف می باشد. این برنامه ها شامل موارد زیر می باشد.

• برنامه زمابندی اصلی پروژه که بین کارفرما و پیمانکار منعقد می گردد. به موجب این برنامه زمانبندی نرم افزار آفام موعد تهیه مدارک، تاخیر از برنامه را کنترل و همچنین پیشرفت پلان و منحنی پیشرفت مطابق با برنامه را ترسیم می نماید.
• برنامه زمانبندی تیم مهندسی: نرم افزار افام این قابلیت را دارد که تیم مهندسی برنامه زمانبندی دومی به صورت داخلی برای انجام امور خود و Issue مدارک در سیستم تعریف نماید. با تعریف این برنامه زمانبندی نرم افزار در زمان دستگردانی مدارک در تیم مهندسی اقدام به کنترل زمان و محاسبه تاخیرهای درون واحدی نموده و مدیریت داخلی در تیم مهندسی را تسهیل می نماید.
• زودترین برنامه زمانبندی / دیرترین برنامه زمانبندی: بر اساس این دو برنامه زمانبندی نرم افزار برنامه خوشبینانه و بدبینانه پروژه را دریافت نموده و بر اساس آن و با ترسیم منحنی معروف موزی و انطباق آن با منحنی واقعی پیشرفت امکان رصد نمودن دقیق تر وضعیت پروژه را فراهم می آورد.
• برنامه زمانبندی پیمانکاران دست دوم: یکی دیگر از قابلیت های ماژول مهندسی نرم افزار آفام مدیریت پیمانکاران دست دوم در پروژه می باشد. علاوه بر برنانه زمانبندی اصلی، این امکان در نرم افزار وجود دارد که برنامه زمانبندی هر پیمانکار برای انجام فعالیت های مربوطه در سیستم تعریف شود. بدین ترتیب نرم افزار می تواند پیشرفت یا تاخیر پیمانکاران را به صورت مجزا کنترل نماید.

در فاز خرید و در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید که به PPMS موسوم می باشد، این قابلیت وجود دارد که برنامه زمانبندی فاز خرید به تفکیک هر پکیج خرید تعریف شود. این برنامه زمانبندی شامل کلیه گام های خرید در فاز پیش و پس از قرارداد (Before PO / After PO) می باشد.

گام های Before PO از زمان ارسال مدارک خرید از تیم مهندسی به واحد تدارکات آغاز و سپس با تعریف گام های تهیه پکیج خرید، تعریف لیست پیشنهاددهنگان، برگزاری مناقصه، اعلان برنده و عقد قرارداد ادامه می یابد. همچنین در فاز After PO نیز گام های پس از عقدقرارداد از گام های ساخت آغاز و سپس به تفکیک مراحل بازرسی، تهیه پیکینگ لیست، بارگیری، حمل و تحویل را تحت پوشش قرار می دهند. برنامه زمانبندی تمامی این مراحل به تفکیک و به ازای هر پکیج خرید در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام قابل تعریف می باشد.

در فاز ساخت و در ماژول مدیریت اطلاعات پروژه های ساخت یا همان CPMS نیز کلیه گام های ساخت به تفکیک برنامه های کاری پیش بینی شده برای شرکت های پیمانکار مختلف قابل تعریف می باشد. در این فاز نیز نرم افزار این امکان را دارد که پس از تعریف فعالیت های پروژه در سطوح مختلف زمان شروع و پایان فعالیت ها و ارتباطات آنها شامل پیشنیازی ها و وابستگی ها را دریافت نموده و نحوه انجام کار را بر اساس این برنامه مدیریت نماید.

توضیحات فوق تنها بخشی از قابلیت های محصولات آفام در حوزه مدیریت زمان می باشد که البته اصلی ترین بخش در هر پروژه می باشد، اما در مرحله از اجرای پروژه مقوله مدیریت زمان در مقوله های دیگری نیز کاربرد دارد که در انتهای این مقاله برخی از امکانات نرم افزار آفام در مدیریت این مقوله ها نیز تشریح می گردد.

• مدیریت زمان در پاسخگویی موجودیت های مختلف پروژه (پیمانکار، کارفرما، مشاور، …) به پرسش و پاسخ فنی در پروژه
• مدیریت تاخیرها در ارائه کامنت ها یا تهیه اسناد و مدارک
• مدیریت زمانبندی جهت آزادسازی ضمانتنامه ها، کنترل گارانتی و خدمات پس از فروش
• مدیریت فعالیت های HOLD
• مدیریت های اکشن های تعریف شده در مکاتبات با قابلیت برقراری با سیستم اتوماسیون پروژه ها یا همان PATS
• مدیریت زمانی رویدادهای داخلی پروژه