لزوم استفاده از ماژول مدیریت اطلاعات پروژه ها در فاز ساخت و اجرای پروژه ها

گرچه لزوم استفاده از نرم افزار های مدیریت اطلاعات پروژه ها و تشریح قابلیت های ماژول های مختلف آفام در این حوزه یکی از موضوعات اصلی مقاله های منتشر شده در وب سایت آفام بوده است اما عمده مقاله های منتشر شده در حوزه فازهای مهندسی، خرید و تدارکات بوده و بنا به دلایل مختلف کمتر در خصوص مدیریت اطلاعات پروژه ها در فاز ساخت و اجرای پروژه که در واقع یکی از سه فاز اصلی یک پروژه EPC می باشد پرداخته شده است.

وابستگی فاز اجرا به اطلاعات فازهای مهندسی، خرید و تدارکات

همان طور که بارها و طی مقالات مختلف اشاره شد، وجود تراکنش های مختلف در فاز های مختلف یک پروژه و تولید اطلاعات و داده های متعدد و همچنین وجود موجودیت های مختلف در زمان اجرای هر فاز یکی از دلایل لزوم استفاده از یک سیستم مدیریت اطلاعات در آن پروژه می باشد. واقعیت این است که فاز ساخت و اجرای یک پروژه یکی از پر تراکنش ترین فازهای سه گانه پروژه هاست.

در فاز ساخت و اجرای پروژه که در انتهای زنجیره یک پروژه EPC قرار دارد، نیاز به مدیریت اطلاعات از دو زاویه کلی اهمیت پیدا می کند.

از نقطه نظر اول در این فاز وابستگی شدیدی به اطلاعات تولید شده در فازهای قبلی یعنی فازهای مهندسی، خرید و تدارکات وجود دارد. بدین معنی که از طرفی نقشه ها و مدارک تولید شده در فاز مهندسی مرجع اصلی اجرای عوامل در فاز ساخت می باشند که دسترسی به اطلاعات مرتبط با آنها یکی از اصول اساسی در فاز اجرا می باشد و از طرف دیگر کلیه فرآیندهایی که در فاز خرید و تدارکات انجام می شود در واقع تامین کننده خوراک جبهه های کاری در فاز اجرا می باشند که لزوم آگاهی از اطلاعات مرتبط با تامین کالاهای مورد نیاز سایت یکی از نیازهای حیاتی تیم اجرا در فاز ساخت می باشد.

در این وابستگی اطلاعاتی فازهای مختلف یک پروژه به یکدیگر ملاحظات و جزئیات فراوانی وجود دارد که انتظار می رود تا در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها پیش بینی لازم در خصوص این جزئیات و ملاحظات انجام شده باشد. برخی از ملاحظات و نگرانی های مهم در این خصوص به شرح زیر می باشد:

• در دسترس بودن مستندات و مدارک مهندسی جهت اجرا، با رعایت سطوح دسترسی بر اساس جبهه های کاری و در نظر گرفتن پیمانکاران اجرا در هر یک از جبهه ها
• مدیریت و کنترل نسخ مختلف تولید شده مدارک در فاز مهندسی و شناسایی و در دسترس قرار دادن اسناد و مدارک نهایی شده (Final Approved Documents) در فاز اجرا برای جلوگیری از بروز اشتباه در اجرا
• مدیریت پرسش ها و پاسخ های فنی (Technical Queries) رد و بدل شده بین سایت و دفتر مرکزی برای شفاف سازی مدارک و مستندات تهیه شده توسط تیم مهندسی در زمان اجرا
• تهیه نسخه اجرا شده مدارک (As Built) و ارسال آن برای ثبت در آرشیو فنی پروژه
• آگاهی از وضعیت تامین هر کالا و زمان پیش بینی شده جهت در اختیار قرار گرفتن آن توسط سایت

مدیریت عمومی اطلاعات پروژه ها در فاز ساخت و اجرا

منظور از مدیریت عمومی ساخت یا همان General Construction مدیریت مجموعه فعالیت های برنامه ریزی شده توسط تیم کنترل پروژه است که در آن فعالیت های مختلف پروژه فارغ از جزئیات فنی و تخصصی آن برنامه ریزی شده و با تفکیک آن به جبهه های مختلف کاری، بخشی از اجرای پروژه به یک پیمانکار خاص تخصیص داده می شود.

به عنوان مثال در یک پروژه اجرا پس از استخراج فعالیت ها و تعیین اولویت ها و پیش بینی زمان شروع و پایان به پیمانکاران مختلف اجرا تخصیص داده می شود. کنترل این فعالیت ها در سطحی که برنامه ریزی شده یکی از مقوله های عمومی ساخت است. دریافت و ثبت گزارش از پیمانکاران، ثبت میزان پیشرفت، جمع آوری مدارک و مستندات و تصاویر اجرا و بارگزاری آنها در سامانه مدیریت، تفکیک مدارک و مستندات تولید شده در فاز مهندسی و در اختیار قراردادن آنها برای استفاده پیمانکار مربوطه، کنترل درخواست های کالا، کنترل پیشرفت و مدیریت مقوله مهندسی کارگاهی یا Field Engineering همه مواردی هستند که یک سیستم اطلاعاتی در این حوزه مدیریت می شود.

نرم افزار مدیریت فعالیت عمومی اطلاعات پروژه های ساخت آفام یا CGMS که اخیرا توسط تیم تولید آفام توسعه یافته و روانه بازار شده است، در واقع بخشی از نرم افزاری مدیریت عمومی ساخت آفام یا CPMS است که در ادامه توسعه سیستم های این شرکت در دست تهیه می باشد. مدیریت فرآیندهای Piping، Electrical، Civil و Mechanical زیر سیستم هایی هستند که هر یک از آنها در سال آتی به مرور به ماژول عمومی ساخت اضافه خواهند شد.

نرم افزار مدیریت عمومی اطلاعات پروژه های ساخت و اجرا یا همان CGMS که به عنوان یک زیر سیستم مستقل از مجموعه نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام تولید شده است، قابلیت ها مختلفی گنجانده شده است که جزئیات آن در صفحه محصولات وب سایت شرکت قابل مطالعه است. اما در یک نگاه کلی ويژگی های بارز این نرم افزار به شرح زیر می باشد.

• ارتباط هوشمند با سیستم مدیریت اطلاعات مستندات و مدارک مهندسی آفام (EDMS) با قابلیت های زیر:
  • امکان ارسال مدارک نهایی شده به سایت توسط نرم افزار مهندسی
  • کنترل در دسترس بودن صرفا نسخه نهایی مدارک
  • امکان تعریف مستندات مورد نیاز هر جبهه کاری و کنترل دسترسی پیمانگاران به اسناد و مدارک بر اساس همین سیاست
  • امکان ثبت پرسش و پاس فنی و تبادل اطلاعات بین سایت و دفتر مهندسی
  • امکان تهیه مدارک As Built توسط سایت و ارسال آن به دفتر مرکزی
• ارتباط هوشمند با سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام (PPMS) با قابلیت های زیر:
  • امکان دسترسی به مستندات و مدارک سازنده
  • امکان دسترسی به مستندات کاربری
  • امکان آگاهی از وضعیت تامین کالا
• ارتباط هوشمند با سیستم مدیریت انبار و متریال پروژه های آفام (PWMS) با قابلیت های زیر:
  • قابلیت آگاهی سایت از وضعیت تامین کالاها شامل کالاهای در حال ساخت، بازرسی و حمل و تحویل
  • آگاهی از اطلاعات پکینگ لیست های در حال حمل
  • آگاهی از وضعیت بازرسی در زمان بازگشایی بسته ها (OPI)
  • امکان مدیریت اطلاعات و تعاملات رایج با انبار در سایت شامل آگاهی از موجودی کالا، درخواست کالا از انبار، بازگشت کالا و …
• ارتباط هوشمند با سیستم مدیریت اتوماسیون پروژه های آفام (PATS) با قابلیت های زیر:
  • امکان ثبت مکاتبات در فاز اجرا شامل نامه ها، صورت جلسه ها
  • امکان برقرار ارتباط معنی دار مکاتبات و فعالیت ها

تمامی آنچه که در ارتباط نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ها در فاز ساخت با سایر نرم افزارهای آفام توضیح داده شد، با در نظر گرفتن موجودیت های مختلف و لحاظ نمودن نقش این موجودیت ها در فرآیند انجام کار طراحی شده است. هر یک از این موجودیت ها با ورود به سیستم به سطحی از اطلاعات و فرآیندها دسترسی دارند که مجوز دسترسی به آنها برایشان تعریف شده باشد. موجودیت های اصلی در نرم افزار مدیریت ساخت آفام به شرح زیر می باشد.

• پیمانکاران اجرا
• کاربران واحد مدیریت کیفیت QC
• دفتر فنی پروژه
• کاربران شرکت مشاور و ناظر
• سایر کاربران کارفرما

مهندسی کارگاهی در سیستم مدیریت عمومی اطلاعات پروژه ها در فاز ساخت و اجرا

یکی از بخش های بسیار مهم در فاز ساخت مقوله مهندسی کارگاهی می باشد. یکی از تعاملات مهم در فاز ساخت، تعاملات تیم مهندسی با دفتر فنی سایت است. مدارک مهندسی پس از نهایی شدن و تائید کارفرما برای اجرا به سایت ارسال می شوند. مدارک مهندسی در سایت در آرشیو فنی سایت نگهداری می شود و مطابق با نیاز جبهه های کاری تعریف شده در سایت مورد استفاده پیمانکاران قراز می گیرد.

پیمانکاران اجرا در طی دوره اجرا با استفاده نقشه ها و مدارکی که از دفتر مهندسی برای سایت ارسال شده است اقدام به ساخت و اجرا می کنند که در این حین در صورت وجود هر گونه ابهام یا سوال، تعاملات طرفین با استفاده از فرم های پرسش و پاسخ فنی موسوم به TQ (Technical Query) موارد ابهام را در سایت مرتفع می نمایند.

سولات مطرح شده توسط سایت لزوما از جنس ابهام نیست بلکه در پاره ای موارد شرایط سایت به گونه ای است که سبب می شود تا در اجرا تغییری نسبت به طراحی ایجاد شود که در صورت وجود چنین اتفاقی سایت با اجازه و تعامل دفتر مهندسی اقدام به تغییر در اجرا می کند که نهایتا وظیفه دارد تا نقشه های اصلاح شده منتج به ساخت را که به مدارک As Built می باشند را برای اطلاع دفتر مهندسی و صدور نسخه جدید تری از آن برای تیم مهندسی ارسال نماید.

تمامی این تعاملات مجموعه ای از تراکنش ها و اطلاعات هستند که مدیریت تمامی آنها در یک پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و تمامی آن‌ها در بخش مهندسی کارگاهی ماژول عمومی ساخت آفام مدیریت می شود.

جزئیات بیشتر در خصوص بخش مهندسی کارگاهی ماژول CPMS توضیحات مفصلی در مقاله مهندسی کارگاهی در پروژه های ساخت و اجرا ارائه شده است که مطالعه آن پیشنهاد می گردد.