نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ها چه مشکلاتی را در سازمان ها حل می کند؟

بزرگترین ويژگی یه نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ها، پشتیبانی از فرآیندهای پروژه و فعال سازی جریان داده ها در آن می باشد. یکی از معضلات بزرگ در پروژه های کشور عدم دسترسی به روز اطلاعات سطوح بالایی سازمان و پروژه به اطلاعات واقعی است که در سطح پایین پروژه در حال انجام است. در عمده پروژه ها اساسا ساز و کاری برای جمع آوری اطلاعات به صورت ساختار یافته وجود ندارد. مدیریت و عوامل کنترلی پروژه همواره برای دسترسی به اطلاعات باید در سطوح پایینی پروژه در رفت و آمد باشند و به شیوه سنتی اقدام به جمع آوری اطلاعات می نمایند. تجربه ثابت کرده است در چنین روشی از جمع آوری اطلاعات همواره درصد بالایی خطا وجود دارد. هنر بزرگ یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه ها ایجاد بستری برای انجام فرآیندهای پروژه است که نهایتا منجر به ایجاد داده هایی می شود که با دقت و صحت بسیار بالاتری از روش سنتی در اختیار تیم مدیریت قرار می گیرند.

امکانات سیستم مدیریت انبار و متریال

در یک پروژه، انتهای فرآیند خرید منجر به شروع فرآیندهای انبار می شود. در واقع اقلام خریداری شده از زمانی که در مرحله بارگیری و حمل آماده ارسال می شوند، با سیستم انبار در ارتباط خواهند بود. سیستم انبار توسط ابزار اطلاع رسانی جامع (نوتیفیکیشن) از ارسال کالا به محل خود آگاه و خود را برای تخلیه و تحویل اقلام آماده می سازد.

در یک پروژه ماهیت سیستم انبار و متریال با سیستم های رایج انبار در شرکت هایی که در فاز بهره برداری هستند متفاوت است. اقلام وارده به انبار در یک پروژه باید در فاز ساخت و اجرا تحویل جبهه های کاری مختلف گردند و مطابق با اولویت های اجرا و برنامه زمانبندی پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

بنابراین بر خلاف سیستم های رایج در یک پروژه به صرف داشتن موجودی انبار امکان تحویل اقلام وجود ندارد. در واقع امکان برقراری ارتباط بین فاز اجرا از روی نقشه های اجرایی نظیر نقشه های ISO در پایپینگ یا سایر نقشه های اجرایی دیگر در دیسیپلین های دیگر یکی از پیچیده ترین و البته مهم ترین قابلیت هایی است که از سیستم انبار و متریال یک پروژه انتظار می رود.

نرم افزار مدیریت انبار و متریال پروژه های آفام که با رویکرد پروژه محور و با همین ایده توسعه یافته است در واقع تمامی جزئیات مربوط به انبار در فاز اجرای پروژه را تحت پوشش خود قرار می دهد. جزئیات بیشتر در خصوص این امکانات در صفحه محصولات وب سایت شرکت در دسترس می باشد.

پیشنهاد می کنیم برای آکسب اطلاعات بیشتر مقاله چرا یک سازمان پروژه محور به یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها نیاز دارد؟ را مطالعه نمایید.

معرفی سیستم مدیریت اطلاعات و کنترل مدارک مهندسی (EDMS)

در فاز مهندسی یک پروژه، تعدد مدارک و وجود تراکنش های مختلف بر روی هر مدرک، فعل و انفعالاتی هستند که کنترل و مدیریت آنها از پیچیده ترین مقوله های پروژه بوده و لزوم استفاده از ابزار مکانیزه برای مدیریت آنها به ويژه در پروژه های بزرگ و هم زمان اجتناب ناپذیر است.

نرم افزار کنترل مدارک مهندسی EDMS (Engineering Data Management System) یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل مدارك در فاز مهندسی پروژه‌ها مي‌باشد، این سیستم تمامي مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با مدارك مي‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه EDMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت گردش مدارك و تعاملات مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر منابع انساني پروژه و به تبع آن به مقوله‌هاي مديريت پرسنل، ساختار سازمان، ساختار پروژه و Resource Plan را مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله و قابليت تعريف برنامه زمانبندي، با ارائه گزارشات متنوع به بخش كنترل پروژه مرتبط مي‌شود. علاوه بر این مباحث، EDMS براي مديريت كامل‌تر یک مجموعه مهندسی، مباحث ديگری همچون آرشيو فنی براي مديريت مكاتبات و صورتجلسات، گزارش كاركرد پرسنل يا تایم شیت براي مديريت منابع انسانی و بررسی كاركرد واقعي نیروی شاغل در يك پروژه را نيز در خود جاي داده است.

چرا سازمان ها به نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات نیاز دارند ؟

در فاز تدارکات و بازرگانی یک پروژه، وجود فرآیندهای مختلف و تراکنش های متعدد با موجودیت های درون و برون سازمانی مجموع فعل و انفعالاتی هستند که کنترل و مدیریت آنها از پیچیده ترین مقوله های پروژه بوده و لزوم استفاده از ابزار مکانیزه برای مدیریت آنها به ويژه در پروژه های بزرگ و هم زمان اجتناب ناپذیر است.

نرم افزار PPMS (Procurement Project Management System) یک سيستم جامع براي مدیریت اطلاعات و كنترل فرآیندها در فاز بازرگانی و تدارکات پروژه‌هاي بزرگ عمرانی و صنعتی مي‌باشد، این سیستم تمامی مقوله‌هايي كه به نوعي در يك پروژه در ارتباط با فاز بازرگانی و خرید تجهیزات مي‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه PPMS از يك طرف با تحقق مسائل رايج در هر پروژه، به وضعيت تعاملات و فرآیندهای مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف ديگر مقوله‌هاي برون سازمانی شامل تعاملات پیمانکار با کارفرما و به موازات تعاملات با سازندگان، فروشندگان و تامین کنندگان را مدیریت نموده و این فرآیند را از ابتدای سفارش گذاری کالا تا زمان حمل، ترخیص و نهایتا تحویل کالا به انبار مديريت مي‌كند و در نهايت با تلفيق اين دو مقوله امکان برنامه ریزی در حوزه اجرا و کنترل مقوله مالی (Cash Flow) را نیز فراهم می سازد.