قابلیت های فنی نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام
یکی از مهم ترین نقطه قوت نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام را باید در تجربه توامان تیم توسعه دهنده در مشارکت در پروژه های مختلف و لمس ابعاد مختلف و فضای واقعی پروژه ها و تلفیق آن با توانایی های موجود در زمینه توسعه سیستم های مکانیزه دانست.
تيم توسعه دهنده نرم‌افزارها سال‌ها از نزديك در پروژ‌های مختلف و با شرايط متفاوت درگير بوده و از نزديك با تمامی ابعاد كار آشنا هستند، لذا در طراحی اين نرم‌افزار ويژ‌گی‌هايی را لحاظ نموده‌اند كه علاوه بر تسهيل كاربری، نرم‌افزار به بهترين شكل ممكن كاربردی نيز باشد. در ادامه به تشريح برخی از ويژگيهاي فنی اين نرم‌افزار خواهيم پرداخت.
1- مدیریت جریان داده ها
در واقع اصلی ترین وظیفه هر سیستم PMIS فعال سازی و مدیریت جریان داده ها در پروژه ها است. نرم افزار آفام با طراحی فرایند های مختلف و در نظر گرفتن نقش های کاربران در این فرآیندها جریان اطلاعاتی مناسبی برای مدیریت پروژه ها در هر فاز فراهم آورده است.
2- دسترسی راه دور
سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام قابلیت استفاده هم زمان کاربران (Concurrent Users) هم در محيط شبكه داخلی و هم خارج از سازمان از طریق بستر وب را فراهم می سازد.
3- به روزآوری هم زمان (OLTP: Online Transaction Processing)
از آنجا كه نرم‌افزار با ويژگی Client/Server پياده‌سازی شده است، لذا تمامی تعاملات در سرور ثبت و نتيجه آن به صورت هم‌زمان در ساير سيستم‌های مرتبط با آن به صورت خودکار به روز رسانی خواهد شد.
4- جامعيت (Integrate System)
مجتمع بودن سيستم و يكپارچگی بانك اطلاعاتی آن از ديگر ويژگيهاي اين سيستم است. موجوديت‌ها در این سيستم به صورت واحد و مجتمع تعبيه شده‌اند.
5- قابليت مديريت چند پروژه
قابليت تعريف چند پروژه مختلف با شرايط متفاوت در نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام وجود دارد. بدين معنا كه با استفاده از اين نرم‌افزار مي‌توان با تعريف هر تعداد پروژه و مشخصات، شرايط و توافقات تعريف شده در پروژه را برای سيستم تعريف و سپس با اختصاص منابع انساني به پروژه ساختار سازمانی آن را تشكيل داد.
6- هم زمانی استفاده نامحدود کاربران
قابليت استفاده هم زمان کاربران از سیستم یکی دیگر از قابلیت های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام است. محدودیتی برای استفاده کاربران از نرم افزار ها وجود ندارد و کاربران با رعایت سطوح تعریف شده همی توانند به فرآیندها و اطلاعات سیستم دسترسی داشته باشند.
7- امنيت
در طراحی ماژول های مختلف سیستم مدیریت اطلاعات آفام، بحث امنيت در دو مقوله امنيت ورود و امنيت دسترسی به اطلاعات در نرم‌افزار مطرح می‌باشد كه هر دو اين موارد در سيستم لحاظ شده اند.
با تعريف كاربران با كلمه عبوري كه توسط آنها قابل تغيير است به آنها مجوز ورود به سيستم داده مي‌شود. حال برای دسترسی كاربر به قسمت‌هاي مختلف برنامه از جمله دسترسی به پروژه‌ها، نحوه دسترسي به اطلاعات، امكان ويرايش در هر قسمت، اعم از قابليت تغییر، ایجاد، حذف یا تائيد، رويت منابع و مواردی نظير آن همه مجوزهايي هستند كه توسط Admin سيستم براي كاربران قابل تعريف می‌باشد.
علاوه بر مقوله فوق الذکر که پایه و اساس آن طراحی داخلی ساختار سیستم می باشد، ملاحظات امنیتی در حوزه شبکه، سرور، بانک اطلاعاتی جزء لایه های امنیتی هستند که در زمان استقرار سیستم در سازمان، امنیت اطلاعات را تضمین می نمایند.
8- انعطاف و قابلیت تنظیم
اصولا در هر پروژه بنا به شرایط آن پروژه رویه های کاری مختلفی تعریف می شود. به عنوان مثال در یک پروژه مهندسی مواردي نظير روند Issue مدارك، نحوه اختصاص Revision. جنس مدارك از ديدگاه وضعيت نهايی تهيه (Final Status) و روند Issue اين وضعيت‌ها، نحوه اختصاص پيشرفت به مدارك، زمان مجاز براي پاسخگويی به مدارك و شرايط پاسخگويی به آن، تقويم پروژه، سياست مكاتبات پروژه، نحوه شماره‌گذاری مدارك و مكاتبات و ترانسميتال‌ها، پرسنل شاغل، نقش و سمت های پرسنل در پروژه، بسيار ديگری از موارد در سيستم قابل تعريف است.
9- ارتباط با نرم‌افزار اكسل
يكي از محاسن بزرگ نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات آفام اين است كه در هر لحظه مي‌توان اطلاعات آن را به نرم‌افزار اكسل انتقال داد، ضمن اينكه قابليت انتقال اطلاعات از برنامه اكسل به اين برنامه نيز وجود دارد.
10- انتقال اطلاعات
یکی از ويژگی های نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام قابلیت انتقال خودکار (Import) اطلاعات پروژه های قبلی به نرم افزار از طریق قالب ها تعریف شده در اکسل است. هر سازمان پس از استقرار هر ماژول از این سیستم می تواند اطلاعات پیش از استقرار سیستم را از طریق قالب های تعریف شده به سیستم منتقل نماید.
11- گزارشات سفارشی
به سبب تنوع درخواست‌ها، در بخش هر یک از ماژول های سیستم كاربر می‌تواند به راحتی شروط و حتی قالب خروجی گزارشات خود را تعريف نمايد. اينكه درخواست وي چطور فيلتر شود و خروجی آن به چه فرمتی و به چه ستون‌هايی در اكسل منتقل شود. علاوه بر این گروه نرم افزاری آفام مطابق با قراردادی که تنظیم می گردد متعهد می شود تا گزارش های درخواستی کارفرما را به عنوان یک قابلیت ثابت در سیستم تعبیه نماید.
12- هوشمندی و ارائه پيشنهاد و هشدارها
در کلیه نرم افزارهای زیر مجموعه سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام با توجه به رويه تعريف شده برای هر پروژه و تحلیل برنامه زمانبندی و سایر تنظیمات نرم افزار هشدارها و نوتیفیکیشن های مختلفی به کاربر ارائه می شود.
13- رابط كاربري مناسب
تجربه عملی تیم آفام سبب شده تا در هنگام طراحی رابط های کاربری هر نرم افزار تجارب عملی کاربران از کار با نرم افزار و فرآیندهای پروژه در نظر گرفته شده و به همین دلیل یک رابط کاربری مناسب به کاربران نرم افزار ارائه گردد. قابليت نمايش اطلاعات به صورت درختي، گنجاندن امكان فيلتر پيشرفته، تسهیل در جستجو، گروه‌بندي سفارشي، انتخاب فيلدهای مورد نظر، امکان مشاهده تمامی اطلاعات و تاریخچه مربوط به آنها، قابلیت ذخیره حالات نمایش برای هر کاربر به ازای هر پروژه از دیگر ويژگی های قدرتمند در نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام است.
14- پشتيبانی تاريخ
یکی از ويزگی های مهم در سیستم مدیریت اطلاعات آفام، امکان پشتیبانی اين برنامه از دو تقویم شمسي و ميلادی از تاريخ‌ها است.
15- امکان طراحی فرآیندهای پروژه
سیستم مدیریت فرآیندهای سازمان بر اساس مدل های استاندارد فرآیندی یا همان BPM رویکرد جدید و فرآیند محور در طراحی رویه های سازمان ها می باشد. سیستم های فرآیند محور با رویکرد این سیستم جدید، از سهولت بی نظیری برای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی خود در قالب سیستم های مکانیزه برخوردار خواهند بود. سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام نیز بر اساس همین رویکرد، با پشتیبانی از این روش مدل سازی، قابلیت انعطاف فراوانی برای تعریف فرآیندها به ازای هر پروژه را ارمغان آورده است.
16- مدیریت فایل های پروژه
پشتیبانی از پروتکل ftp و sftp یکی دیگر از قابلیت هایی است که در تمامی نرم افزارهای آفام پشتیبانی می شود. سیستم با تشکیل ساختار اطلاعاتی چالاک و جامعی از مدارک و مستندات پروژه در بانک اطلاعاتی ارتباط این اطلاعات را با فایل های فیزیکی با استفاده از این پروتکل برقرار می نماید.
17- پشتیبانی ارتباط با ایمیل
علاوه بر سیستم نوتیفیکیشن یک روش دیگر اطلاع رانی به کاربران استفاده از ایمیل می باشد. نرم افزار در هر مرحله از فرآیندها قابلیت این را دارا می باشد که جهت اطلاع رسانی سریع تر به کاربران از سیستم ایمیل استفاده نماید.
18- مدیر سیستم
کنسول مدیریت سیستم یک ماژول مستقل است که در اختیار مدیر سیستم قرار می گیرد. این ماژول دارای قابلیت های فراوان با انعطاف بالاست که در آن تمامی تنظیمات و تغذیه اولیه اطلاعات توسط مدیر سیستم بدون نیاز به تیم توسعه دهنده میسر می گردد. در توسعه ماژول ادمین سیستم سعی بر این بوده که وابستگی به تیم توسعه دهنده به حداقل رسیده و پشتیبانی از این سیستم فقط در چارچوب نیازهای جدید یا بروز خطاهای احتمالی ناشی از خطاهای کاربری یا سایر خطاها باشد.
خلاصه ای از ويژگی های سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام در شکل زیر نشان داده شده است.
