نکاتی که پیش از خرید یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه باید بدانیم

همان طور که پیش تر و طی مقالات مختلف در وب سایت در خصوص نقش سیستم های PMIS در مدیریت اطلاعات پروژه های بزرگ توضیح داده شد، سیستم های اطلاعاتی مدیریت پروژه ها یکی از ابزار اساسی در اجرای پروژه های بزرگ صنعتی می باشند.

لزوم مدیریت حجم بالای اطلاعات و تراکنش های متعدد در یک پروژه بزرگ صنعتی با حضور ذینفعان مختلف اعم از کارفرما، پیمانکار، طراح، مشاور، شرکت های فروشنده و ده ها ذینفع دیگر که هر یک علاوه بر موضوعات فنی و اجرایی پروژه به منافع و مواضع خود را دنبال می کنند، استفاده از یک ساختار اطلاعاتی مناسب با ويژگی های مختلف را اجتناب ناپذیر می نماید.

موارد زیر حداقل ويژگی های و انتظاراتی است در یک پروژه از یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه انتظار می رود.

• لزوم پشتیبانی از فرآیند های پروژه
• امکان تنظیم و تعریف شرایط پروژه
• قابلیت پوشش نیاز ذینفعان پروژه
• مدیریت اسناد و مدارک و فایل های پروژه
• امکان گزارش گیری های متنوع از اطلاعات
• تحلیل داده ها و مدیریت دانش

ويژگی هایی که در بالا به آنها اشاره شد تمام ويژگی هایی هستند که شرکت های پروژه محور در زمانی که تصمیم به تدارک یک سیستم نرم افزار برای مجموعه خود می گیرند این ويژگی ها را در نظر دارند و همواره در فرآیند بررسی قابلیت های سیستم های نرم افزاری این موارد را از نظر می گذرانند.

اما حسب تجربه و برگزاری ده ها جلسه پرزنت در ارائه محصولات آفام دریافتیم عدم توجه شرکت ها به جزئیاتی می باشد که نادیده گرفتن آنها می تواند موجب انتخابی نادرست و استفاده از سیستم هایی باشد که کارآمدی آنها کم تر از انتظار پروژه می باشد و نتیجه این انتخاب اگر در بدترین حالت منجر به کنار گذاشتن سیستم خریداری شده نشود صرفا جنبه کاربردی ابزاری کمی بهتر از اکسل را در سازمان خواهد داشت و این در حالی است که کارکرد یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های تمام عیار بسیار فراتر از سیستم سنتی رایج شرکت ها با نرم افزار اکسل است.

پیش از اینکه در این مقاله به پارامترهای ضروری که یک مجموعه برای ارزیابی سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها باید از نظر بگذراند، کنیم اشاره به این نکته ضروری به نظر می رسد که انتخاب نادرست یک سیستم PMIS تنها یک دلیل برای ناکارآمدی آن در یک مجموعه پروژه محور است. پیش تر در مقالات مختلف در خصوص علل دیگر عدم موفقیت استقرار یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه بحث و گفتگو شد. عواملی نظیر عدم اعتقاد مدیریت، ضعف مدیران پروژه، مقاومت سازمانی، ساختار نا مناسب پروژه و … هر یک دلایل دیگری در ناکارآمدی یک سیستم PMIS می باشند اما با توجه به موضوع این مقاله در آن قصد داریم خطاهای سازمان در انتخاب یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه را مورد بررسی دقیق تر قرار دهیم.

فرآیند انتخاب سیستم

طبیعتا همه سازمان ها با جستجو از طریق اینترنت یا مطابق با شنیده های خود از سایر شرکت ها و همکاران خود در پروژه ها اقدام به بررسی شرکت ها برای خرید یک نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه می کنند.

اگر ملاک کاندید کردن شرکت های عرضه کننده محصولات نرم افزار مورد دوم باشد طبیعتا چراغ روشن تری جلوی روی شرکت خواهد بود اما در این صورت نیز باید به این موضوع دقت کرد که شرایط هر شرکت با شرکت دیگر یکی نیست. بنابراین فارغ از آنچه که از بازخورد دیگران در خصوص یک نرم افزار دریافت نموده اید، موارد زیر را به دقت مورد کنکاش قرار دهید.

قابلیت انعطاف در تعریف پروژه

برآورده نمودن نیاز شما در پروژه هایی که دارید تنها یک پوئن مثبت برای نرم افزاری است که در حال بررسی آن هستید. به این فکر کنید که پروژه های فعلی تنها پروژه های سازمان شما نیستند. به این فکر کنید که در ادامه چه نیازهایی ممکن است داشته باشید و میزان انعطاف نرم افزار برای برآورده نمودن این نیاز ها در چه حد است.

در یک نرم افزار قابل انعطاف باید ويژگی های زیر بدون نیاز به کمک از تیم پشتیبانی و یا تولید فروشنده پیش بینی شده باشد.

• تعاریف اولیه: امکان انجام تعاریف اولیه در تمام مراحل پروژه. (به عنوان مثال تحویل متدهای مختلف رويژن گذاری، شماره گذاری اسناد و مدارک، فیلدهای اطلاعاتی اضافه، تعریف سناریوهای مختلف پیشرفت، …) یکی از نیازهای اساسی یک پروژه است. قابلیت تعریف پارامترها و داده های مورد نیاز پروژه یکی دیگر از الزاماتی است که باید بدون دخالت تیم تولید نرم افزار و راسا توسط تیم پروژه قابل انجام باشد.
• تنظیمات پروژه: وجود کنسولی برای تنظیم و تعریف پارامتر های مختلف پروژه نظیر زمانهای شروع و پایان پروژه، برنامه زمان بندی، مهلت ها و زمان های مجاز و ده ها تعریف و تنظیم دیگر از جمله قابلیت هایی است که وجود آن در کنسول ادمین نرم افزار می تواند تیم پروژه را از شرکت ارائه دهنده نرم افزار بی نیاز نموده و چابکی و سرعت کار برای کاربران چند برابر نماید.
• انتقال داده ها: قابلیت انتقال خودکار (ایمپورت) اطلاعات از قالب های اکسل و به روز رسانی مکرر آنها یکی دیگر از مواردی است که باید راسا توسط تیم پروژه انجام شود. در واقع سیستم باید این قابلیت را داشته باشد که تمام اطلاعات پروژه های شما اعم از لیست مستندات و داکیومنت ها، برنامه زمانبندی، مدارک اولیه، لیست فعالیت ها، و… را از طریق تمپلیت هایی که عمدتا با فرمت اکسل می باشند، در سیستم ایمپورت شوند.

پشتیبانی فرآیندهای پروژه

واقعیت این است که هر پروژه بنا به ابعاد و ماهیت خود ممکن است فرآیندی متفاوت از دیگری داشته باشد. در زمان بررسی یک سیستم نرم افزاری به این دقت کنید که برای تعریف فرآیند امور پروژه خود چقدر به شرکت تولید کننده نرم افزار وابسته هستید و یا اساسا امکان این تعاریف وجود دارد یا خیر.

یکی از معظلات بزرگ در پروژه تعریف نقش ها و روابط پروژه است که بنا به ماهیت پروژه نسبت به پروژه دیگر متفاوت است. اگر نرم افزاری که تهیه می کنید این قابلیت را نداشته باشد که راسا بتوانید فرآیندهای پروژه خود را تعریف کنید، همواره در طول پروژه با چالش هایی برخورد می کنید که در بهترین حالت اگر قابل هم رفع باشد، نیاز است که توسط تیم تولید کننده نرم افزار در سیستم اعمال شود. بنابراین در هنگام انتخاب سیستم در خصوص موارد زیر از شرکت نرم افزاری اطمینان حاصل کنید:

• قابلیت تعریف نقش های پروژه
• امکان ترسیم فرآیند به صورت بصری
• امکان تعریف روابط
• امکان تعریف شروط و اکشن های مختلف روی مسیر فرآیندها

مدیریت فایل های پروژه

یکی از مهمترین سرمایه های یک پروژه ،فایل ها و مستندات آن پروژه است. قابلیت مختلف و چالاکی یک نرم افزار در مدیریت فایل ها یکی از پارامترهای مهم تصمیم گیری جهت خرید آن نرم افزار می باشد. از یاد نبرید که دسترسی به فایل ها صرفا کافی نیست، شما باید بتوانید به مجموعه ای از فایل ها مطابق با دسته بندی مورد نظرتان دسترسی داشته باشید. به طور خلاصه مجموعه ويژگی هایی که در این حوزه باید مورد بررسی قرار گیرد به شرح زیر می باشد:

• امکان آپلود سریع فایل ها
• امکان دانلود راحت با قابلیت دسترسی چابک بر اساس فیلدهای اطلاعاتی مختل
• امکان جستجو محتوی فایل ها
• قابلیت دریافت فایل های پروژه به صورت دست جمعی و فاینال بوک

خروجی ها و گزارش ها

یکی از آیتم های مهم تصمیم گیری برای انتخاب یک سیستم مناسب، کیفیت سیستم در ارائه گزارش های مورد نظر پروژه می باشد. توانایی سیستم در تولید خروجی های هدفمند مختلف از داده ها پروژه یکی از پارامترهای ارزیابی مطلوب بودن آن است. اخذ خروجی در قالب فایل اکسل یکی از نکاتی است که باید در بررسی توانایی های نرم افزار از نظر گذراند.

مدیریت دانش

مدیریت اطلاعات و درس آموخته های پروژه و ثبت وقایع به صورت هدفمند سبب فعال شدن مقوله مدیریت دانش در پروژه می شود. مدیریت منابع، مراجع و استانداردها، تعبیه چک لیست ها، امکان ثبت تجارب مطابق با رویکرد پروژه یکی از توانایی است که در صورت مجهز بودن نرم افزار به این قابلیت امکان مدیریت هوشمند پروژه را توسط مدیران آن فراهم خواهد نمود.

هوش تجاری در مدیریت اطلاعات پروژه

اخذ خروجی های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی یکی دیگر از نیازهای مدیران پروژه است که با وجود داده های تزریق شده به نرم افزار انتظار می رود تا قابلیت ارائه آن توسط سیستم وجود داشته باشد.

به طور خلاصه و با توجه به توضیحاتی که در بالا به آن اشاره شد، فرآیند انتخاب نرم افزار مقوله مهمی در پروژه است که تخصیص زمان و نیروی مناسب برای آن ارزشمند می باشد. توصیه نهایی در این مقال تنظیم یه سند RFP و چک لیستی از موضوعات مطروحه در این پست می باشد.