مدیریت ریسک در پروژه ها

مدیریت ریسک در پروژه ها یکی از مقوله های بسیار مهم و البته پیچیده است. در یک پروژه به ويژه پروژه با ابعاد و مقیاس بزرگ یکی از دغدغه های مدیران پروژه وجود مجموعه شرایطی در فضای پروژه است که وقوع و رخداد آنها محتمل بوده و همواره رخ داد آنها می تواند منشاء ریسک و بروز اتفاقاتی باشد که روند اجرای پروژه را تحت تاثیر خود قرار می دهد.

البته وجود این ریسک ها همواره در جهت منفی نبوده و گاها مجموعه شرایط در صورت وقوع می توانند وضعیت مثبتی را نیز برای پروژه رقم بزنند. اما این ریسک ها فارغ از جنس مثبت یا منفی، اگر در صورت عدم شناسایی و پیش بینی رخ دهند می توانند مدیران پروژه را با شرایطی مواجه نمایند که امکان مدیریت صحیح شرایط و عواقب ناشی از آن را نداشته باشند.

به همین سبب همواره شناسایی ریسک ها در پروژه یکی از وظایف تیم مدیریت پروژه می باشد تا با پیش بینی احتمال وقوع رخ دادی خاص راهکار های مناسب برای مواجهه با آن رخ داد را برنامه ریزی کرده باشند.

اهمیت و تاثیر گذاری ریک ها در پروژه سبب گردیده تا استاندارد PMBOK در حوزه های ده گانه خود مقوله ای مجزا تحت عنوان مدیریت ریسک در پروژه ها یا همان Risk Management را در سر فصل های خود قرار دهد.

گرچه عدم قطعیت یکی از مهم ترین ويژگی های ریسک ها می باشند اما واقعیت این است که بخش اعظمی از ریسک ها با جمع آوری و آنالیز صحیح اطلاعات و داده های پروژه قابل شناسایی و درصد وقوع آنها قابل پیش بینی است. در واقع مدیریت صحیح ریسک در یک پروژه به طور مستقیم و جدی با مقوله مدیریت اطلاعات و ارتباطات پروژه نیز در ارتباط است و به عبارتی دیگر یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه یا PMIS در شکل بلوغ یافته خود باید بتواند مدیران پروژه را در مدیریت ریسک های یک پروژه یاری رساند.

مدیریت ریسک در پروژه ها Risk Management

همان طور که در مقدمه این مقاله اشاره شد، مدیریت ریسک یا همان Risk Management حوزه ای پر اهمیت در مدیریت پروژه می باشد.

عدم قطعیت این مقوله سبب شده که صرفا وجود اطلاعات و داده های یک پروژه برای شناسایی و مدیریت ریسک های آن کافی نباشد چرا که لایه های مختلف و واقعیت های غیر مستقیم موجود در این اطلاعات و داده ها همواره حقایق پنهانی را در خود دارند که استخراج ریسک های موجود از دل آنها نیاز به فرآیندی تحلیلی و پیچیده تر از آنچه در حوزه مدیریت اطلاعات پروژه تعریف می شود، خواهد داشت.

گرچه وجود یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه و دسترسی به الایه های مختلف اطلاعاتی خود می تواند ابزار لازم برای مدیریت ریسک در یک پروژه باشد اما واقعیت این است که پیچیدگی این حوزه به گونه ای است که نرم افزار هایی در این سطح برای تحقق این امر کافی نیستند و به همین دلیل همواره نرم افزارها و سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه ها به صورت کامل و جامع نمی توانند مقوله مدیریت ریسک را پوشش دهند.

نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام به عنوان یک سیستم PMIS در زمان اجرایی شدن در فاز های مختلف پروژه فرآیندهای مختلفی را تحت پوشش خود قرار داده و همواره در طول اجرای پروژه داده های مختلفی را در خود جای می دهد و به دلیل وجود مخزنی جامع از اطلاعات و داده های پروژه مرجع خوبی برای تحلیل و تجزیه ریسک های پروژه است و به صورت بالقوه پتانسیل بالایی در مدیریت ریسک ها در یک پروژه دارد که در ادامه این مقاله به توضیح آن خواهیم پرداخت.

مدیریت ریسک در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

همان طور که در مقدمه این مقاله نیز اشاره شد، ریسک های پروژه به دلیل عدم قطعیت و غیر قابل پیش بینی بودن نیاز به تحلیل اطلاعات دقیق تری از اطلاعات و داده ها دارند که از چارچوب یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه خارج می باشد، بنابراین از گزارش های منتج از اطلاعات و داده های موجود در بانک اطلاعاتی تنها بخشی از ریسک های پروژه را می توان استنتاج نمود اما این در حالی است که مطابق با تعریف ریسک های پروژه ای که از لایه های اطلاعاتی مختلف پروژه می توان استخراج نمود به دست های مختلفی دسته بندی می شوند که بدون تحلی تنها بخشی از آنها قابل شناسایی است.

ریسک های پروژه به سه دسته ریسک های شناخته شده با تاثیر مشخص، ریسک های شناخته شده با تاثیر نا مشخص (Known unknowns) و ریسک های شناخته نشده و با تاثیر نامشخص (Unknown unknowns) تقسیم می شوند که در حالت عادی با کارکردی که از یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه سراغ داریم تنها ریسک های دسته اول از این سیستم ها قابل استخراج است که نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام نیز در زیر سیستم های خود این ریسک ها را تحت پوشش خود قرار می دهد.

مدیریت مدارک Hold، گزارش پروژه بر اساس برنامه زمانبندی یا گزارش هایی که تاخیر های طراح در Issue مدارک و کنترل تاخیر مشاور و کارفرما در ارائه نقطه نظارت بر روی مدارک و مستندات پروژه در ماژل مدیریت مدارک مهندسی آفام ، از قابلیت های این ماژول هستند که وضعیت نسبتا روشنی از ریسک های آتی پروژه در فاز مهندسی را ارائه می نمایند. به همین ترتیب در ماژول مدیریت اطلاعات پروژه های خرید آفام نیز گزارش های مختلفی از وضعیت تامین پکیج های خرید و موارد Hold و موانع اجرا در اختیار قرار می گیرد که در این مقوله نیز می توان ریسک های فاز خرید و تدارکات پروژه را پیش بینی نمود. همین طور در ماژول مدیریت ساخت و اجرای پروژه نیز کنترل برنامه زمانبندی و امکان مشاهده وضعیت تاخیر ها این قابلیت را برای مدیریت پروژه فراهم می سازد که بتواند ریسک هایی که در حین اجرا با آن روبرو می باشد را پیش بینی نماید.

علاوه بر مواردی که در بالا به آنها اشاره شد، طراحی چک لیست ها مختلف در هر یک از فرآیندهای فاز سه گانه، امکان ثبت وضعیت پیشرفت و وقایع رخ داده در پروژه همه جزء ابزار پیش بینی شده در توسعه نرم افزارهای آفام هستند که می توانند به عنوان ابزاری مناسب برای شناسایی بخشی از ریسک های پروژه به کار گرفته شوند.

اما بنا به توضیحاتی که در بخش قبلی این مقاله به آنها اشاره شد واقعیت این است که یک نرم افزار مدیریت اطلاعات برای شناسایی ریسک های دسته دوم و سوم (ریسک های شناخته شده با تاثیر گذاری نامشخص و ریسک های نامشخص) پروژه کارآمد نمی باشد.

گروه نرم افزار آفام با احساس این خلاء تولید موتوری مجزا با حفظ یکپارچگی و قابلیت اتصال به ماژول های مختلف خود را برای مدیریت ریسک پروژه ها در دستور توسعه قرارداده است که در آن به زودی ابزاری فراتر از یک سیستم PMIS را تولید نموده و روانه بازار خواهد نمود که در آینده و در مقالات آتی در خصوص این سیستم بیشتر صحبت خواهیم کرد.