گرچه نرم افزار اتوماسیون پروژه ها جزء محصولات اصلی یک سیستم جامع با رویکرد EPC نیست اما مرکزی ترین هسته آن محسوب می شود.
یکی از اطلاعات ارزشمند در یک پرژه مکاتبات آن است. در هر فاز از پروژه بخش اعظمی از تعاملات در قابل مکاتبات متعدد با موضوعات فنی مختلف رد و بدل می گردند که نگهداری اطلاعات مربوط به آن در یک سیستم اتوماسیون اداری رایج بدون برقراری ارتباط با فعالیت ها و مباحث پروژه بسیار ناکار آمد خواهد بود. گرچه همواره سازمان ها از یک سیستم اتوماسیون اداری برای نگهداری از مکاتبات سازمان خود بهره می برند اما تجربه ثابت کرده است که این نرم افزارهای عمومی در یک پروژه کارایی خود را از دست می دهند. حجم بالا تراکنش ها و اعدد موضوعات فنی همواره سبب می شود که نگهداری موضوعی یا دسته بندی های عمومی مکاتبات در پروژه ها پاسخگو نباشد. یک پروژه نیاز دارد تا تاریخچه مکاتبات خود را از زاویه دید پروژه و با مفاهیم فنی مرتبط با فعالیت های آن مدیریت کند و این علت اصلی تولید نرم افزار اتوماسیون پروژه ها یا PATS (Projects Automation System) به وسیله گروه نرم افزار آفام بوده است.
مدیریت مکاتبات در سیستم اتوماسیون پروژه ها
- امکان ثبت انواع مکاتبات ورودی، خروجی و داخلی
- امکان ثبت و تفکیک مکاتبات بر اساس هر پروژه
- امکان تفکیک انواع مکاتبات شامل نامه، ایمیل، صورت جلسه، گزارش و …
- امکان دسته بندی مکاتبات بر اساس دیسیپلین های فنی و مهندسی
- امکان دسته بندی مکاتبات بر اساس لایه های مختلف برنامه زمانبندی و فعالیت های پروژه
- امکان دسته بندی مدارک بر اساس موضوعات و فیلدهای مختلف تعریف شده در هر پروژه
- قابلیت نمایش مکاتبات بر اساس دسته بندی های پروژه ای ، موضوعی و سایر دسته بندی های تعریف شده
- قابلیت شماره گذاری خودکار مکاتبات بر اساس رویه هماهنگی پروژه
- ارائه کارتابل شخصی برای کاربران پروژه ها
- امکان تعریف کارتابل از طرف جهت کنترل کارتابل مدیران توسط منشی
- امکان ارجاع مکاتبات به سایر عوامل پروژه مطابق با سطوح دسترسی تعریف شده
- امکان ارجاع مکاتبات با برچسب های مختلف نظیر «جهت اقدام»، «جهت اطلاع»، «جهت پیگیری»، …
- کنترل ارجاعات و سطوح دسترسی بر اساس چارت سازمانی تعریف شده برای پروژه
- قابلیت تعریف نقش های پروژه اعم از منشی پروژه و مسئول دبیرخانه،مسئول کنترل مدارک، کنترل پروژه ، مدیر پروژه، مدیر مهندسی، سرپرستان بخش ها، کارشناسان پروژه و سایر نقش هایی که طی تعریف فلوی پروژه در سیستم تعریف می شود.
- امکان تعریف ساختار پروژه و نقش های پروژه و نحوه اعطای مجوز ارجاعات
- امکان تعریف ماتریس ارتباطات پروژه و معرفی نقش های مجاز برای مکاتبات دریافتی و ارسالی
- امکان تشخیص مجوز کاربر جهت صدور مکاتبات خروجی
- امکان تعریف و تشخیص شرکت های همکار در پروژه اعم از پیمانکاران اصلی و دسته دوم، دستگاه نظارت، مشاور، کارفرما
- قابلیت جستجو و فیلترینگ مکاتبات بر اساس فیلدهای اطلاعاتی مختف تعریف شده در پروژه
- امکان تولید نامه درفت توسط کارشناسان و منشی پروژه
- امکان دستگردانی و ارجاع نسخه درفت نامه ها جهت اخذ تائید
- امکان تولید درفت نامه در محیط Word و در فرمت مصوب پروژه و تکمیل خودکار اطلاعات نامه
- امکان درج امضاء الکترونیکی
- امکان ارتباط با نرم افزار Outlook جهت ثبت ایمیل های ارسالی در نرم افزار
- قابلیت آرشیو مدارک و انتقال آنها از کارتابل به بخش آرشیو و بایگانی راکد مکاتبات
- قابلیت ثبت فایل های مکاتبات و پیوست های آنها در کلیه فرمت ها با بارگزاری در سرور ftp
- امکان دسترسی به سیستم مکاتبات به صورت از راه دور و از طریق ماژول وب
- امکان نشانه گذاری، ثبت درجه اهمیت، محرمانگی
- پشتیبانی از دو فرمت تاریخ (میلادی و شمسی)
- امکان تعیین پروژه پیش فرض
- امکان برقرار ارتباط موضوعی بین نامه های پروژه (عطف، پیرو، …)
- امکان دسترسی ساختار شکست و فعالیت های پروژه ها با هدف برقرای ارتباط مفهومی مکاتبه با فعالیت
- امکان برقرار ارتباط با انواع پروژه های تعریف شده در نرم افزارهای جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام شامل ماژول مدیریت مدارک مهندسی، مدیریت پروژه های خرید، ساخت و سایر نرم افزارهای آتی مجموعه آفام
- امکان ثبت و توضیح نوع ارتباط مکاتبات با موضوعات مختلف پروژه در سطوح مختلف پروژه ها
- امکان برقرار ارتباط داکیومنت های فنی و مهندسی با مکاتبات
- قابلیت جستجوی مکاتبات بر اساس فعالیت های و داکیومنت های فنی پروژه
- امکان ایجاد ارتباط موضوعی با پروژه ها نظیر فعالیت های هولد، ارسال ترانسمیتال های مهندسی، کامنت شیت ها، ریپلای شیت ها، پرسش و پاسخ های فنی، گام های فاز خرید و …
- امکان ردگیری مکاتبات از زمان صدور تا بسته شدن اقدامات
- امکان ردگیری موضوعات مختلف پروژه در فازهای مختلف جهت رسیدن به مکاتبات مرتبط
- امکان استخراج مکاتبات قابل استناد پروژه جهت ارائه دلیل و برهان به عوامل مختلف پروژه و مدیریت ادعا
- امکان ثبت آیتم های صورت جلسه ها به تفکیک
- امکان ثبت اقدامات بر روی نامه ها یا آیتم های صورت جلسه ها و تخصیص آن به عوامل مختلف پروژه جهت اقدام یا اطلاع
- امکان ثبت گزارش اقدام بر روی اکشن های تخصص داده شده و رویت آن توسط نفرات مرتبط با آن اکشن
- امکان بستن و اعلان اتمام اقدام بر روی وظایف محول شد بر روی اقدامات
- امکان دسترسی و مشاهده به مکاتبات به صورت مستقیم و از طریق نرم افزارهای دیگر آفام (نظیر EDMS یا PPMS) بدون نیاز به استفاده از نرم افزار اتوماسیون از طریق صفحه ای مجاز در خود آن نرم افزارها
- امکان تولید خودکار نامه در ماژول های دیگر نرم افزار مدیریت اطلاعات آفام و انتقال به کارتابل مکاتبات (به عنوان مثال اگر در زمان ثبت Hold شدن یک مدرک در ماژول مهندسی نامه اعلان Hold آن در ماژول مذکور وارد شود و نامه ای با این شمار در سیستم وجود نداشته باشد، خود سیستم یک نامه به صورت خودکار در دیتا بیس به آن شماره و با موضوع Hold مدرک ثبت کرده و ارتباط مدارک Hold شده با نامه را نیز برقرار می نماید.)
- امکان ارسال یادداشت (Note) برای کاربران مختلف
- ارائه صفحه تقویم شخصی جهت مشاهده یا تعریف رویدادها و وقایع
- ارائه صفحه شخصی برای هر کاربر
- امکان ارسال مکاتبات از طریق ایمیل
- ارائه پنل نوتیفیکیشن جهت ارائه هشدار و یادآوری رویدادها، ارجاعات، نامه های در دست اقدام و سایر اطلاعات ضرور کارتابل به کاربران
- امکان اخذ گزارش های مختلف از مکاتبات شامل لیست نامه ها، نامه های در دست اقدام، اکشن های ثبت شده بر روی نامه ها، فهرست اندیکاتور نامه ها، ارتباطات مکاتبات، ارتباطات فنی و خروجی های متنوع دیگر مطابق با سطوح دسترسی
- امکان اخذ خروجی اکسل و پی دی اف از گزارش های تولید شده
- قابلیت انتقال (Import) نامه های قدیمی پروژه از طریق نرم افزار اکسل