مدیریت فرآیندهای مهندسی

یکی از نقاط قوت در نرم افزارهای آفام پشتیبانی فرآیندهای پروژه ها (مدیریت فرآیندهای مهندسی) می باشد. گرچه در بسیاری از موارد اصول اجرای پروژه ها عمدتا یکسان می باشد اما در هر پروژه با توجه به ماهیت، مقیاس و مناسبات موجود در آن فرآیند اجرای کار می تواند متفاوت باشد.

به عنوان مثال در یک پروژه مهندسی تعاملات عوامل خارجی همواره از اصول مشابهی پیروی می نماید. پیمانگار طراحی مدارک تهیه شده را در قابل ترانسمیتال برای کارفرما یا شرکت مهندس مشاور ارسال نموده و نقطه نظرات را در قالب کامنت شیت دریافت می دارد و اگر پاسخی بر روی کامنت ها مطرح باشد پاسخ خود را در قالب Reply Sheet باز می گرداند. اما این فرآیند تنها بخشی از فرآیندهای مهندسی است. واقعیت این است که بخش مهمی از فرآیندها در فاز مهندسی مربوط به دستگردانی مدارک در هر دو سمت پیمانکار طراحی یا کافرما و ناظر می باشد.

در حوزه فرآیندهای داخلی در تیم های پیمانکار طراحی، شرکت مهندس مشاور و کارفرما در هر پروژه و بنا به ماهیت، مقیاس و نوع روابط آن ممکن است روش مختلفی از دستگردانی مدارک وجود داشته باشد که با پروژه دیگر متفاوت باشد.

به عنوان مثال در ساختار سازمانی یک شرکت طراحی و مهندسی ممکن است نقشی به عنوان مدیر مهندسی وجود داشته باشد که وظیفه مدیریت تیم مهندسی را بر عهده دارد اما اما در یک شرکت دیگر با ساختار متفاوت مدیران پروژه عهده دار مدیریت پروژه ها باشند یا به عنوان یک مثال دیگر در برخی از شرکت ها سرپرست بخش های مهندسی به صورت مستقیم با تیم مربوط به بخش خود در ارتباط باشند و در یک سازمان با مقیاس بزرگ تر وظیفه هماهنگی با نقشی به نام هماهنگ کننده پروژه باشد.

از طرفی در بسیاری از پروژه ها با مقیاس بزرگتر ممکن است پروژه با کنسرسیومی متشکل از چند شرکت اجرا شود یا شرکت طراح برای تولید بخشی از مدارک خود نیاز به استفاده از موجودیت هایی خارج از سازمان خود داشته باشد. بدین ترتیب و با توجه به توضیحاتی که ارائه گردید طبیعی است که از یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه در حوزه مهندسی این توقع وجود داشته باشد که بتواند فرآیندهای مدیریت پروژه در هر یک از حالات ممکن را به صورت کامل مدیریت نماید.

در واقع پیچیدگی سیستم های مهندسی نیز در همینجاست. درست در جایی که مشخص نیست در هر سازمان و در هر پروژه فرآیند دستگردانی مدارک قرار است به چه صورت باشد. در بیشتر نرم افزارهای موجود در بازار محدودیت های فراوانی برای فرآیند دستگردانی مدارک وجود دارد و گاها شرکت ها برای تعریف فرآیندهای خود ناچارند تا برای تغییر یا تعریف فرآیند کاری خود به شرکت توسعه دهنده نرم افزار مراجعه نمایند.

مدیریت فرآیندهای مهندسی در نرم افزار آفام

در ماژول ادمین در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام موتوری برای طراحی فرآیندها در فاز مهندسی طراحی شده است که قابلیت انعطاف فراوانی برای تعریف فلوهای داخلی بخش های مهندسی به ويژه دست گردانی مدارک به ازای هر پروژه را ارمغان آورده است.

این موتور فرآیندی تمامی نقش های شرکت در جایگاه های مختلف اعم از کارفرما، مشاور، تاظر و طراح و پیمانکار را به صورت بصری و با ساده ترین روش ممکن پشتیبانی می کند. بدین ترتیب شرکت صاحب نرم افزار به ازای هر پروژه این قابلیت را خواهد داشت با تعریف موجودیت های مورد نظر خود در یک پروژه فرآیند آن پروژه را به صورت بصری ترسیم نماید. ارتباط بین مجودیت ها، نحوه دستگردانی مدارک، قابلیت تعیین اولویت ها، امکان شناسایی ماتریس توزیع یا همان Distribution Matrix از جمله قابلیت های این موتور فرآیندی است.

علاوه بر این یکی دیگر از توانایی قابل توجه در این موتور فرآیندی امکان تعریف وقایع مختلف در حین طراحی فرآیند می باشد.به عنوان مثال با توجه به اینکه در فاز مهندسی وابستگی پروژه به منابع انسانی از هر مقطعی از پروژه مهم تر و حیاتی تر است امکان ثبت تایم شیت در نرم افزار مدیریت مدارک مهندسی آفام (EDMS) یکی از قابلیت هایی است که به صورت یک بخش مستقل و ويژه در نرم افزار پیش بینی شده است.

یکی از قابلیت های بارز و جذاب در نرم افزار آفام اخذ نفر ساعت مصرفی بر روی مدارک در مسیر فرآیند و فلوی تدوین شده برای دستگردانی مدارک می باشد. بدین معنی که علاوه بر تعبیه زیر ماژولی تحت عنوان تایم شیت، در نرم افزار EDMS در زمان طراحی فرآیند این قابلیت وجود دارد که طراح فلوی دستگردانی مدارک، ادامه مسیرهایی از فرآیند را منوط به ورود نفر ساعت مصرف شده بر روی آن مدرک توسط کارشناسی که مدرک را تهیه کرده است نماید. بدین ترتیب ضمن تضمین ورود اطلاعات توسط کاربران، نفر ساعت اظهار شده توسط کارشناس با حداکثر دقت اخذ می گردد و نهاتا مدیریت پروژه در هر لحظه می تواند از وضعیت نفرساعت صرف شده جهت تهیه مدارک آگاه شده و با مقایسه آن با نفر ساعت پلان شده در برنامه انحراف های برنامه را بررسی و اصلاح نماید.

علاوه بر مقوله تایم شیت امکان ثبت واقیع مختلف دیگری با اهداف مختلف (مثلا مدیریت دانش پروژه) در مسیر فرآیند تعریف شده وجود دارد که برخی از آن به شرح زیر می باشد:

• امکان تعریف چک لیست در زمان Issue مدارک
• امکان تعریف Revision Cause در زمان Issue مدارک
• قابلیت تعریف مرحله نهایی Issue یا صدور Comment Sheet در مسیر فلو
• امکان تعریف مراحلی که بارگذاری مدارک توسط کاربر اجباری باشد

با توجه به توضیحات فوق موتور طراحی فرآیند در نرم افزار آفام یکی از مهم ترین مزیت های رقابتی این نرم افزار در مقایسه با سایر نرم افزارهای موجود در بازار است. با وجود این قابلیت در ماژول ادمین آفام دیگر نگرانی یا محدویتی در خصوص تعریف فرآیندها، نقش ها، روابط بین نقش ها ، تعریف سطوح مختلف دسترسی و در یک جمله مدیریت فرآیندهای مهندسی وجود نخواهد داشت.