مدیریت دانش در پروژه ها

یکی از مقوله های بسیار مهم در سازمان ها به ويژه شرکت های پروژه محور مدیریت دانش در پروژه ها یا همان Knowledge Management می باشد.

متاسفانه در ایران مقوله مدیریت دانش بسیار مورد بی توجهی قرار گرفته و کمتر سازمانی را می یابیم که به این مقوله در مجموعه خود بها داده و آن را جدی گرفته باشد. اکثر شرکت های ایرانی علی رغم سال ها تجربه در زمینه کاری خود و انجام پروژه ها مختلف زمانی که پروژه جدید در سازمان آنها تعریف می شود گویی اولین پروژه تعریف شده در آن سازمان است. هیچ داده و اطلاعات، دانش آموخته ای از تجارب به صورت مدون موجود نمی باشد و تمامی توانایی سازمان به دانش و تجارب نفرات آن تکیه دارد.

این معضل بزرگ که در عمده سازمان های ما به چشم می خورد در حین اجرای یک پروژه دوباره کاری های فراوانی را در حین کار به وجود می آورد که خود هزینه فراوانی را به پروژه تحمیل می نماید و این در حالی است که عمده سازمان ها بدون توجه به ثمرات این مقوله با بهانه نمودن هزینه فعال سازی این حوزه از اجرایی نمودن آن شانه خالی می کنند. علت اینکه سازمان ها مقوله مدیریت دانش را جدی نمی گیرند را می توان در دلایل متعددی جستجو نمود که موضوع این مقاله نمی باشد اما در این مقاله سعی داریم به قابلیت های سیستم مدیریت اطلاعات آفام در این حوزه بپردازیم.

مدیریت دانش در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

با نگاهی به مقوله مدیریت دانش به خوبی می توان دریافت که اساسی ترین اصل اجرایی نمودن این مقوله وجود اطلاعات و داده های مناسب و استفاده صحیح از تجارب که خود بر اساس اطلاعات و داده ها استوار است، می باشد.

همین اصل در مفوله مدیریت دانش کافیست که برخوداری از یک سیستم اطلاعاتی و مدیریت را مهم ترین ابزار برای مدیریت دانش بدانیم. مطابق با رسالتی که برای یک سیستم PMIS تعریف شده است تمام آنچه که از اطلاعات و داده های یک پروژه می خواهیم در بانک اطلاعاتی چنین سیستم هایی خواهیم یافت. فقط کافیست رویکرد طراحی این سیستم ها به گونه ای هدفمند امکان دسته بندی و جمع آوری اطلاعات و سپس بازیابی اطلاعات و داده ها را فراهم آورده باشد.

نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های آفام از همان ابتدای عرضه به بازار این اصل اساسی را به عنوان یک رویکرد مهم در طراحی محصولات خود در نظر گرفته و هم اکنون و با گسترش حوزه های مختلف، مقوله مدیریت دانش را نیز به عنوان یک پکیج مجزا در حوزه های زیر سیستم های خود پیش بینی نموده است.

علی رغم وجود قابلیت مدیریت دانش در نرم افزارهای آفام، متاسفانه همان طور که در بالا نیز اشاره شد، اقبال چندانی در اجرایی نمودن این مقوله در بین اکثر مشتریانمان نیز شاهد نبوده ایم اما همواره با مشوق های مختلف از جمله ارائه قیمت پایین برای این ماژول سعی در ترغیب مشتریان به اجرایی نمودن این مقوله داشته ایم و همواره بر این باوریم که گرچه با تاخیر اما قطعا به زودی رویکرد شرکت ها به این مقاله مثبت خوهد شد و با نهادینه شدن این مقوله در سازمان ها به خصوص شرکت های پروژه نرم افزارهای آفام می توانند به ابزاری مناسب برای تسهیل مدیریت در این حوزه تبدیل شوند.

هم اکنون قابلیت هایی که در حوزه مدیریت دانش در نرم افزارهای آفام پیش بینی گردیده است به شرح زیر می باشد.

امکان ثبت دانش آموخته های پروژه

دانش آموخته پروژه یا همان Lesson Learn یکی از مقوله هایی است که در آن سازمان به ثبت تجارب و چالش های خود در حین اجرای پروژه می پردازد.

واقعیت این است که همیشه همه کارها حتی فعالیت های روتین مطابق با برنامه و تصورات اولیه ما پیش نمی رود. در حین اجرای پروژه برای انجام فعالیت های نو و حتی در حین اجرای فعالیت های روتین که بارها و بارها انجام داده ایم به چالش هایی بر میخوریم که ثبت آن در سازمان به مجموعه این کمک را خواهد کرد که در افق پیش روی اجرای پروژه های بعدی امکان بروز این چالش ها و از آن مهم تر نحوه رفع آن را در نپر داشته باشد.

در نرم افزارهای آفام در صورت فعال بودن ماژول مدیریت دانش کاربران این امکان را خواهند داشت تا در حین اجرای کار تجارب، چالش ها و راهکار های اتخاذ شده برای رفع چالش را در بانک اطلاعاتی جامع نرم افزار ثبت نمایند. ثبت این تجارب با امکان مرتبط نبودن آن به کلید واژه هایی امکان دسته بندی و جستجو برای نفرات و پروژه های بعدی را خواهد داشت.

مدیریت منابع و مراجع

یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار آفام امکان ثبت و ذخیره سازی اسناد و مدارک پایه سازمان به عنوان مراجع اصلی می باشد. ثبت استانداردها، مدارک مرجع، مدارک پایه و ده ها داکیومنت دیگر در قالب ساختار درختی با امکان تگ گذاری و ثبت کلید واژه های مختلف با قابلیت جستجو و با رعایت سطوح دسترسی از جمله قابلیت های سیستم در این حوزه می باشد.

مدارک پایه Feed

پس از فاز مهندسی، در فاز های بعدی پروژه مدارک مهندسی به عنوان مدارک مرجع فازهای دیگر با رعایت سطوح دسترسی همواره از طریق سیستم جامع مدیریت اطلاعات آفام در دسترس می باشند. اما علاوه بر این در خود فاز مهندسی نیز مدارک طراحی شده خود ممکن است با مدارک مرجع و پایه دیگری تحت عنوان Feed Documents در ارتباط باشند.

قابلیت تعریف مدارک Feed در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی آفام یا همان EDMS یکی از قابلیت های ماژول مدیریت دانش می باشد. در نرم افزار EDMS علاوه بر قابلیت تعریف مدارک Feed، این قابلیت نیز وجود دارد که ارتباط بین این مدارک با مدارک اصلی پروزه یعنی Document List نیز فراهم آید. بدین ترتیب همواره تیم مهندسی در حین پروسه طراحی علاوه بر دسترسی به مدارک اصلی پروژه امکان دسترسی به مدارک پایه را نیز خواهد داشت.

چک لیست ها

یکی از ابزار مهم در ثبت وقایع و انتقال تجارب به تیم پروژه و از آن مهم تر تضمین اجرای صحیح کار طراحی چک لیست های مختلف برای اجرای کار در هر مرحله می باشد. در طراحی نرم افزار آفام این قابلیت وجود دارد که در هر مرحله از انجام فرآیندها در فاز های مختلف پروژه به ازای هر فعالیت چک لیستی طراحی شده و با تکمیل آن توسط کاربران سابقه و تجربه اجرا در سازمان ثبت گردد.

چشم انداز آفام

علاوه به مقوله ها فوق الذکر شرکت آفام در نظر دارد تا با نگاهی تخصصی تر و جدی به مقوله مدیریت دانش در پروژه ها ابزار مختلف دیگری برای تحت پوشش قراردادن این حوزه را تولید نماید که به زودی شاهد ارائه آن در نسخه های جدید محصولات آفام خواهیم بود.