مدیریت موجودیت های مختلف پروژه در سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام

یکی از پیچیدگی های استقرار یک سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه، قابلیت تعریف نقش های مختلف پروژه و مدیریت و کنترل هر یک از آنها در طی فرآیند انجام کار در هر فاز از پروژه می باشد. در سازمان هایی که از یک سیستم مکانیزه برای مدیریت پروژه های آن شرکت استفاده می شود، بهره گیری بهینه از سیستم زمانی معنی می دهد که کلیه عوامل پروژه به ويژه عوامل خارجی سازمان کاربران سیستم جامع بوده و هر یک به فراخور نقش و وظیفه خود در پروژه بخشی از خوراک اطلاعاتی سیستم در خصوص پروژه را فراهم نمایند.

سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های آفام به دلیل برخورداری از موتور قدرتمند طراحی فرآیند که به عنوان یکی از بزرگترین مزیت رقابتی نرم افزارهای آفام به نسبت سایر محصولات موجود در بازار شناخته شده و مجموعه آفام به سبب طراحی چنین موتور فرآیندی به عنوان یک شرکت دانش بنیان نائل گردیده است، این امکان وجود دارد که در سیستم به فراخور ابعاد پروژه و موجودیت های دخیل در فرآیند آن پروژه با در نظر گرفتن نقش هر یک از موجودیت ها، فرآیندی مجزا و مستقل تعریف گردد.

مثال شفاف و بارز در خصوص این قابلیت نرم افزار و اهمیت این قابلیت در جهت تحت پوشش قراردادن همه فرآیندها و اطلاعات رد و بدل شده در یک پروژه، تجربه اخیر آفام در استقرار نرم افزار در پروژه های ایستگاه تقویت فشار میادین گازی هما وراوی و مرکز تفکیک تابناک می باشد که در آن موجودیت های متعددی در اجرای پروژه نقش داشته و با هوشیاری شرکت پیمانکار عمومی و مشاور آن تمامی شرکت های درگیر در پروژه به عنوان کاربر بخشی از سیستم قرار است مجموعه اطلاعات و فرآیندهای پروژه را در طی چهار سال با استفاده از این نرم افزار ثبت و مدیریت نمایند.

طی ساختار تعریف شده در این پروژه کارفرمای اصلی پروژه شرکت نفت مناطق مرکزی ایران و پیمانکار عمومی آن (General Contractor) شرکت های نفت و گاز پرشیا و مهندسین مشاور آرمان می باشد که شرکت مشاور کارفرما شرکت مهندسی طرح و ساخت بینا و شرکت ناظر و مشاور پیمانکار عمومی شرکت مهندسی پرآور می باشد.

از طرفی هر یک از میادین خود دارای پیمانکار EPC مجزا می باشد که هر پیمانکار EPC خود با مشارکت با شرکت های دیگر برای هر یک از میادین گازی عهده دار اجرای پروژه می باشند.

به عنوان مثال شرکت های انهار، سکاف، مهندسی پتروشیمی خلیج فارس پیمانکاران EPC هر یک از این میادین می باشند ضمن اینکه هر یک از شرکت های EPC Contractor برای بخشی از شرکت های نظیر سروش انرژی پویا، ویما، قدس نیرو، … مشارکت نموده اند.

بدین ترتیب فقط در سطح بالای اجرایی پروژه و بدون در نظر گرفتن موجودیت های پایین تر نظیر شرکت های وندور یا پیمانکارن دست دوم، بیش از ده شرکت در سطح بالایی پروژه در حال ورود اطلاعات و اجرای فرایند ها از طریق سیستم جامع اطلاعاتی پروژه های آفام می باشند. ضمن اینکه در ادامه مسیر و با رسیدن پروژه به مرحله خرید و ساخت باید منتظر پیوستن ده ها و شاید صدها شرکت و موجودیت مختلف دیگر در سیستم باشیم.

ثبت و دستگردانی مدارک مهندسی، ارائه نقطه نظرات شرکت های مشاور و کارفرما، تبادل اطلاعات، ارائه گزارش های دوره ای (روزانه، هفتگی، …)، نامه نگاری و مکاتبات بین عوامل مختلف پروژه و در ادامه کلیه فرآیند های خرید و ساخت در هر یک از مراحل اجرای پرژه کاربران متعددی دارد که همه آنها قرار است در طی دوره اجرای چهار ساله پروژه از این سیستم جامع اطلاعاتی برای پیشبرد امور پروژه استفاده نمایند که این حجم از موجودیت ها و تراکنش های مربوط به آن با سرعت گرفتن روند پروژه روز به روز بیشتر و اهمیت سیستم جامع در مدیریت این اطلاعات بیش از هر لحظه بیشتر خواهد شد.

مثال فوق گواه مناسبی بر توانایی سیستم جامع مدیریت اطلاعات آفام در مدیریت داده ها و فرآیندهای پروژه است. یک پروژه تمام عیار با اهمیت بالای ثبت اطلاعات و تعدد فراوان نقش ها و موجودیت ها که عملا حذف سیستم جامع اطلاعاتی از این پروژه غیر قابل تصور خواهد بود. در واقع در یک پروژه بزرگ با وجود عوامل مختلف و حجم بالای تراکنش ها برخوداری از یک بانک اطلاعاتی جامع اولین توصیه به شرکت ها می باشد.