مدیریت ارتباطات در پروژه ها

اهمیت مدیریت ارتباطات پروژه (Communication Management) در مدیریت پروژه چیست ؟ سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام چگونه مدیریت ارتباطات را در فازهای مختلف اجرای پروژه گنجانده است؟

در اجرای هر پروژه موجودیت های مختلفی درگیر می باشند که هر یک از آن‌ها نقش های مختلفی را در پروژه بازی می کنند. این موجودیت ها به دو دسته کلی موجودیت های داخلی و موجودیت های بیرونی می توان تقسیم کرد. موجودیت های داخلی یک سازمان پروژه محور شامل نفرات و تیم پروژه در واحدهای مختلف فنی و غیر فنی و موجودیت های خارجی شرکت هایی هستند که هر یک با نقش های مختلف در اجرای فازهای مختلف پروژه مشغول به کار می باشند.

علاوه بر عوامل درونی و نفرات مختلف و متعدد شاغل در سازمان که در اجرای پروژه سهیم می باشند، شرکت های مهندسی و طراحی، شرکت ناظر و مشاور و شرکت های پیمانکار در زمینه های مختلف همه جزء عوامل بیرونی هستند که در اجرای یک پروژه دخیل هستند که برقراری هماهنگی بین همه این عوامل از دغدغه های اساسی مدیران پروژه ها می باشد.

یکی از موضوعات مهم و حیاتی در یک پروژه تعریف رویه ای جامع جهت تعریف نحوه برقراری ارتباط صحیح بین همه این عوامل آن پروژه می باشد. عموما به غیر از پیش بینی این موضوع در بندهای قراردادی، بخشی در رویه هماهنگی یا همان Coordination Procedure پروژه پیش بنی می گردد که در آن جهت شفاف سازی بیشتر با جزئیات کامل نحوه این ارتباط ها تشریح می گردد.

اهمیت مقوله ارتباطات به قدری است که در بسیار از پروژه های بزرگ نفراتی با عنوان هماهنگ کننده پروژه وجود دارند که همواره با پایش منظم و مداوم کار و فرآیندها از برقراری صحیح کانال های ارتباطی اطمینان حاصل کرده و ارتباط های مورد نیاز را برای اجرای صحیح کار را برقرار می کنند. مدیریت صحیح ارتباطات در یک پروژه و دلایل اهمیت آن به مباحث مختلفی باز می گردد که مهم ترین آنها را می توان به شرح زیر دانست:

• جلوگیری از دوباره کاری ها در پروژه
• جلوگیری از تداخل کاری و اطمینان از رعایت صحیح حوزه های کاری (Scope Of Work)
• پرهیز از موازی کاری
• امکان رعایت اولویت ها و و ارجحیت بخشیدن به کارهای پر اهمیت و جلوگیری از اتلاف منابع در انجام کارها با اولویت پایین تر
• کاهش احتمال اجرای خطا در پروژه با تعریف کانال های صحیح ارتباطی

با توضیحاتی که در این مقدمه ارائه گردید، اهمیت مدیریت ارتباطات یا همان Communication Management در یک پروژه بیش از پیش نمایان می گردد.

مجموعه آفام نیز با درک این اهمیت و با مرجع قراردادن استاندارد جهانی PMBOK در مدیریت پروژه ها در تولید زیر سیستم های مربوط به سیستم جامع مدیریت اطلاعات پروژه های خود همواره بحث تعریف ارتباط های پروژه را مد نظر قرار داده و در مقوله های مختلف در هر یک از این زیر سیستم ها راهکارهایی برای تعریف و کنترل این ارتباطات پیش بینی نموده است که در ادامه این مقاله به آن خواهیم پرداخت.

مدیریت ارتباطات در پروژه ها Communication Management

همان طور که در مقدمه این مقاله اشاره شد، مدیریت ارتباطات پروژه یا همان Communication Management حوزه ای پر اهمیت در مدیریت پروژه می باشد. تعریف عوامل مختلف پروژه اعم از عوامل داخلی و خارجی، تعریف نقش ها، وظایف و حوز های کاری و برقراری ارتباط صحیح بین همه این پارامتر های یکی از وظایف پر اهمیت تیم مدیریت پروژه می باشد. که همواره و در طول اجرای پروژه و در کلیه فازهای اعم از فاز مهندسی تا فاز خرید و ساخت و نهایتا فازهای پیش راه اندازی و راه اندازی تا مرحله تحویل نهایی به بهره بردار در پروژه مطرح بوده و از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

برای برقراری صحیح روابط و ارتباطات در یک پروژه فعالیت های مختلفی مورد نیاز است که بنا به ماهیت هر مرحله از پروژه می تواند متفاوت باشد. برخی از این فعالیت ها که وظیفه انجام آن با تیم مدیریت پروژه است به شرح زیر می باشد.

• تعریف و پایش صحیح فرآیندها در هر مرحله
• تعریف و تدوین رویه هماهنگی پروژه
• تعریف ماتریس ارتباطات و کانال های صحیح ارتباطی
• تعیین نفرات هماهنگ کننده های پروژه یا نفرات با نقش PMO (Project Management Officer)
• تعریف صحیح Scope Of Work در پروژه

مدیریت منابع انسانی در سیستم مدیریت اطلاعات آفام

همان طور که در مقدمه این مقاله نیز اشاره شد، شرکت نرم افزاری آفام به عنوان یک شرکت نرم افزاری تولید کننده ابزار و راهکار های مکانیزه در مدیریت اطلاعات پروژه مقوله مدیریت ارتباطات را به عنوان یک از مباحث اصلی یک پروژه در نظر داشته و در تولید نرم افزارهای خود قابلیت هایی را برای مشتریان و کاربران ایجاد کرده است که امکان مدیریت ارتباطات در سیستم ها را فراهم می آورد.

در ماژول ادمین سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام امکانات و ابزار مختلفی برای تعریف موجودیت ها، تدوین و تعریف فرآیندها و تنظیم رویه هماهنگی وجود دارد که مجموعه همه این ابزار به نوعی در خدمت مدیریت ارتباطات در پروژه می باشند. برخی از این قابلیت ها در ماژول های مختلف این سیستم به شرح زیر می باشد:

1.نرم افزار مدیریت اطلاعات و مدارک مهندسی (EDMS)

• امکان تعریف تیم پروژه و نقش ها
• قابلیت ترسیم و تدوین فرآیند دستگردانی مدارک
• امکان تعریف ماتریس توزیع مدارک
• امکان تعریف شرکت های طراح، مشاور، کارفرما و پیمانکاران دست دوم مهندسی
• امکان تعریف سطوح دسترسی نفرات به اطلاعات، قابلیت ها و داده های مهندسی
• مدیریت مکاتبات و نحوه ارتباط عوامل مختلف پروژه از طریق ماژول مستقل اتوماسیون پروژه ها یا همان PATS

2.نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات (PPMS)

• امکان تعریف تیم تدارکات پروژه و نقش ها شامل سرپرست و کارشناسان تدارکات، کارفرما، کمسیون معاملات
• امکان تعریف شرکت های سازنده، فروشنده، بازرس، فوروارد، ترخیص کار
• قابلیت تعریف فعالیت ها در فرآیند خرید و تدارکات
• امکان تعریف نفر هماهنگ کننده و مسئول پکیج های خرید
• امکان تعریف نفرات انبار در سایت از طریق ماژول مجزای مدیریت انبار و متریال پروژه یا همان ماژول PWMS
• امکان تعریف سطوح دسترسی نفرات و کاربران به به اطلاعات، قابلیت ها و داده های مربوط به پکیج های خرید
• مدیریت مکاتبات و نحوه ارتباط عوامل مختلف پروژه از طریق ماژول مستقل اتوماسیون پروژه ها یا همان PATS

3.نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های ساخت (CPMS)

• امکان تعریف تیم تدارکات پروژه و نقش ها شامل واحدهای فنی، دفتر فنی، کنترل مدارک، کنترل کیفیت و …
• امکان تعریف شرکت های پیمکانکاری اجرا در سایت
• قابلیت تعریف حوزه کاری شرکت ها در هر مرحله و تخصیص فعالیت ها به هر یک از آن‌ها
• قابلیت تعریف فعالیت ها در فرآیند ساخت
• امکان تعریف نفرات انبار در سایت از طریق ماژول مجزای مدیریت انبار و متریال پروژه یا همان ماژول PWMS و تعریف نحوه درخواست و دسترسی نفرات و شرکت ها جهت درخواست متریال
• مدیریت مکاتبات و نحوه ارتباط عوامل مختلف پروژه از طریق ماژول مستقل اتوماسیون پروژه ها یا همان PATS

خلاصه

همان طور که در این مقاله توضیح داده شد، مجموعه نرم افزارهای سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های آفام با در نظر گرفتن اهمیت مقوله مدیریت منابع، در هر فاز از فازهای سه گانه اجرای پروژه یعنی “مهندسی”، “خرید و تدارکات” و “اجرا و ساخت” قابلیت هایی را با هدف مدیریت ارتباطات پروژه گنجانده است که در آن امکان مدیریت این مبحث فراهم آمده است.

مجموعه نرم افزاری آفام با توجه به سیاست بهبود مستمر و به روز رسانی مداوم محصولات خود کماکان توسعه و بهبود و تقویت حوزه مدیریت ارتباطات پروژه را در دستور کار خود قرار داده است و حتما در نسخه های آتی این محصولات بیشتر از قابلیت های این سیستم در مدیریت ارتباطات خواهیم شنید.